Une GED pour l'industrie 4.0

GED INDUSTRIE

L’industrie actrice de l’économie 

L’industrie joue un rôle important dans l’économie française autant au niveau des exportations que dans l’effort d’innovation de l’économie. 235 000 entreprises françaises travaillent pour l’industrie. L’industrie représente 12,4 % du PIB en France, 96,5 % des produits sont exportés et elle est composée de 2,7 millions de salariés.

Les divers secteurs qui composent l’industrie en France se distinguent par leurs différentes capacités d’innovation. Comme pour beaucoup de domaines, les enjeux économiques et technologiques, la création de nouveaux produits sont au centre des stratégies industrielles.

Les coûts de production, la concurrence toujours accrue augmentent les pressions. Les acteurs doivent se doter d’outils efficients afin de rivaliser et apporter une valeur ajoutée en plus à leur produit, sans oublier la relocalisation, qui entraîne la création de valeur sur le sol français

Un défi permanent pour un secteur qui est en constante évolution. De l’optimisation des performances à la réduction des coûts, ces éléments participent grandement à la réussite de l’entreprise.

De multiples opportunités grâce au numérique

Notre société est passée par un certain nombre de Révolutions industrielles ; de la machine à vapeur en 1784 à l’automate programmable en 1969 avec encore aujourd’hui divers nouveaux outils de construction, d’analyse, de création.

Avec l’arrivée de ces nouvelles technologies, de nombreuses possibilités s’offrent aux entreprises avec l’évolution du numérique et des processus. Une révolution est en train de voir le jour, « L’industrie 4.0 ». Cette révolution correspond à une façon moderne de faire cohabiter les ressources humaines, les ressources technologiques et le flux d’informations. 

Industrie 4.0

Source FIM . Guide pratique de l'usine du futur

La Smart production

De nos jours, les entités privées comme publiques doivent faire face à l’explosion du volume de données et contenus numériques. Selon IDC : « Le volume de données mondial sera multiplié par 45 entre 2020 et 2035 ». Néanmoins, ces volumes d’informations pour les PME ne sont pas ou pas toujours structurés. Peu importe leur provenance ou leur nature, que ce soit des documents issus de la bureautique (textes, tableaux), des applications métiers (ERP, CAO…), des documents techniques ou autres procédures comme les différentes règles ou normes de qualité… Ou procédures à ressaisir dans les applications métiers dans le cadre de l’industrie 4.0.

Une mauvaise gestion de ces informations dans une entreprise est une perte de temps et surtout un risque dans le monde de l’industrie.

Les nouvelles technologies sont donc une réelle opportunité pour les TPE et PME. Elles offrent la possibilité dans notre économie moderne où les informations sont de vraies mines d’or, de pouvoir les gérer de façon numérique et quel que soit leur nature. De plus ces mêmes informations, qui peuvent apporter de la valeur ajoutée aux entreprises, peuvent aussi servir comme référentiels ou justificatifs des différentes règles ou normalisations qui régissent leurs domaines industriels. 

N’oublions pas non plus que ces mêmes données peuvent toucher au capital intellectuel de l’entreprise.

Il est donc nécessaire de structurer les données des entreprises, qui sont à la base de la création de valeur.

Une continuité numérique de l’information

Un document n’est important que par l’information qu’il contient et l’information, c’est la clé de la réussite.

Parce que les entreprises font face à la fois à une concurrence de plus en plus ardue et à des exigences clients toujours plus complexes, elles sont dans la nécessité de renforcer leurs performances en permanence et donc doivent mettre en place un processus d’amélioration continu. Quoi de mieux qu’un processus numérique pour cela, qu’une mémoire d’entreprise intelligence, qu’une base numérique unique intégrée aux process de l’entreprise ?

Ces changements doivent aussi permettre aussi de valoriser le cœur de l’entreprise, l’humain. Toute une partie RH doit faire partie de la gestion et continuité numérique de l’information.

Cette gestion de l’information doit être pérenne. Pour qu’une continuité numérique soit efficace, Il faut obligatoirement qu’elle soit effectuée au cours de toute la durée du cycle de vie de l’information. Les informations doivent être complètes, disponibles n’importe où et à tout moment ainsi qu’utilisables, même si l’information appartient au passé. Elle doit donc pouvoir être localisée, classée, retrouvée en un clic, quel que soit la logique humaine qui l’a créée, qui l’a classée ou qui la recherche.

Par exemple, dans le cas d’une produit complexe, Une GED permet une vision exhaustive de la composition du produit, de l’ensemble de l’information nécessaire à son exploitation…Une GED contribue donc au lean management.

Comment une GED peut favoriser la continuité numérique dans l’industrie 4.0 ? 

Pour commencer et mener à bien leur transformation, les PME doivent y aller à leur rythme, faire en fonction de leurs moyens et procéder par étape afin d’éviter les erreurs. Une GED donne aussi la possibilité techniquement de s’équiper similairement aux entreprises de taille intermédiaire et aux Grandes entreprises.

-> Comment choisir une GED ? Nos réponses sont ici <- 

Simplement et rapidement, Qu’est-ce qu’une GED ? 

Les « logiciels GED » ou « Logiciels de gestion électronique des documents » permettent de centraliser l’administration des documents et d’en gérer la circulation, le partage et la validation de façon optimale.

Il existe deux modes de distribution : le logiciel en ligne de type SaaS (Cloud), et le logiciel à installer localement (On-premise).

Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel GED :

  •         Le stockage des documents
  •         L’empreinte électronique et l’horodatage
  •         L'indexation pour un classement optimal
  •         La traçabilité des documents
  •         Les circuits de validation
  •         La gestion des documents sensibles et des actes légaux
  •         L’archivage à valeur probante
  •         Le contrôle et l’alerte de la diffusion vers l’interne et l’externe
  •         La gestion des droits d'accès selon les utilisateurs et des documents
  •         Le travail collaboratif entre les différents services

Voici les principaux atouts d’une GED :

  •         Gain de temps
  •         Gain d’espace
  •         Meilleur contrôle
  •         Confort de travail
  •         Impact environnemental
  •         Sécuriser ses informations

Une solution dédiée afin de pouvoir se consacrer à l’essentiel

Une gestion électronique de documents rend votre bureau mobile

Une GED traite les informations de votre société et vous permet de les retrouver de façon rapide et précise, sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Une simple connexion internet vous permet d’accéder en tout lieu et tout moment à la totalité de vos documents d’entreprise. Cela permet à votre entreprise de centraliser ses informations et d’y avoir accès depuis l’intégralité des sites quel que soit le lieu. Il faut noter que cette mise à disposition se fait de façon totalement sécurisée.

Une gestion électronique de documents peut traiter l’ensemble de vos informations 

Vos informations, c’est-à-dire les données contenues dans l’ensemble des documents archivés ou actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier, email, pièce jointe, etc…) sont valorisées par la GED.

Ces informations peuvent être :
  •         Comptables
  •         Juridiques
  •         RH
  •         Commerciales
  •         Concurrentielles
  •         Techniques
  •         Santé (HADS)
  •         Etc…
C’est aussi l’automatisation de vos tâches répétitives :
En vous accompagnant dans la dématérialisation de vos échanges conformément aux législations :
  •         RGPD,
  •         Chorus Pro,
  •         Règles de facturation du 1er octobre 2019
  •         Loi Macron,
  •         Loi EL Khomri relative au Bulletin de paie électronique,
  •         Signatures électroniques
  •         Respecter les règlementations en vigueur et faciliter les audits grâce à la disponibilité de l’archivage et une recherche ultra-rapide

Une GED qui s'intègre à votre environnement

Rigidité organisationnelle, impact financier d’une telle transformation, manque de compétences informatiques en interne, risques en matière de sécurité… Les freins évoqués par les PMEs pour repousser voire éviter cette transformation sont divers.

Une GED doit s’adapter à tous les usages de façon intelligente en fonction des méthodes de travail existantes. Zeendoc est une « pâte à modeler », capable de satisfaire les exigences de nombreux services, pouvant être interfacé à de nombreux logiciels via des passerelles comptables ou encore des ERP spécifiques à ce secteur afin de s’adapter à votre plate-forme métier.

Gagnez en productivité

Un document au sein d’une GED, c’est une information qui vit. Vous pouvez le commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement.

  •         Centralisation des demandes clients et fournisseurs
  •         Traitement des réclamations dans des délais records
  •         Automatisation de processus commerciaux, financiers, administratifs et RH
  •         Tous vos documents accessibles dans une base unique

Vous sécurisez vos documents en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc...).

Vous gardez le contrôle de vos process administratifs et donc financiers

  •         Diminution des coûts d’envoi
  •         Réduction des coûts de traitement manuel
  •         Diminution des coûts de stockage
  •         Suppression des risques d’erreurs
  •         Réduction de l’empreinte carbone, démarche Citoyenne et respectueuse de l’environnement