Die Entmaterialisierung von Dokumenten in Unternehmen ist zu einer echten Herausforderung für Effizienz und Produktivität geworden.
Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind mit der Problematik der Ablage und Archivierung konfrontiert, sie müssen die Dokumente finden können, wenn sie sie brauchen.
Jeder Mitarbeiter verbringt einen erheblichen Teil seiner Zeit damit, Dokumente zu finden, die falsch abgelegt oder nach eigenen Kriterien archiviert wurden. Dokumente zu archivieren ist gut. Aber sie jederzeit wiederfinden zu können, ist noch besser.
Mit der Software DMS Zeendoc verlieren Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach einem Dokument, es steht Ihnen zur Verfügung. Sobald sie gescannt und automatisch in einer einzigen Dokumentendatenbank abgelegt wurden, sind alle in den Dokumenten enthaltenen Informationen mit einem Klick zugänglich. Sie werden die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Archivierung von Dokumenten verbringen, reduzieren und in der Lage sein, Dokumente und ihren Inhalt einfach und schnell zu finden.
Elektronische Archivierung war noch nie so einfach!
Die Lösungen für die Einreichung Ihrer Dokumente sind vielfältig,
schnell und für alle Arten von Medien geeignet.
Digitale Dateien
Die Software DMS Zeendoc akzeptiert alle Arten von digitalen Dokumenten. Es stehen verschiedene Methoden der digitalen Archivierung zur Verfügung, um Ihnen das Ablegen von Dokumenten in Ihrem elektronischen Tresor zu erleichtern :
- die direkte Einzahlung,
- den Versand per E-Mail,
- per virtuellem Drucker auf Ihrem Computer.
Papierdokumente
Die Lösung DMS Zeendoc ermöglicht die Einreichung sämtlicher Papierdokumente durch Scannen, unabhängig von ihrem Format (CB-Ticket, A4, A3, A0, ...). Zeendoc ist mit allen Scannern und Kopierern kompatibel und kümmert sich um die Entfernung leerer Seiten und die Begradigung der Dokumente. Scannen Sie in Stapeln und profitieren Sie von mehreren Lösungen für die Aufteilung: durch Separator, Stempel, Barcode, Dokumentenerkennung (RAD) oder auch durch Anbringen einer farbigen Markierung (patentiert).
Zeendoc klassifiziert für Sie
Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Tag damit, Ihre Dokumente sorgfältig zu ordnen?
Oder wie lange brauchen Sie, um sie in einem Aktenschrank, auf Ihrem Server oder in Ihrem E-Mail-Postfach zu finden?
Zeendoc analysiert und klassifiziert Dokumente für seine Kunden. Unabhängig von der Quelle des Dokuments - E-Mails, elektronische Dateien, Papierdokumente - werden Ihre Dokumente in einer einzigen Informationsbasis zusammengefasst.
Sobald die Dokumente in Zeendoc abgelegt sind, werden sie von unserem Tool dank seiner Erkennungstechnologie automatisch klassifiziert, ohne dass der Benutzer weiter eingreifen muss. Die Anwendung liest und merkt sich zunächst den gesamten Inhalt der Dokumente (so dass Sie nach jedem Wort oder Satz in Ihren Dokumenten suchen können), analysiert dann Ihr Dokument, seine Struktur, seinen Inhalt und klassifiziert es schließlich für Sie gemäß Ihrem Indexierungsplan.
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DER NUTZER GLAUBEN, DASS SIE ZEIT SPAREN
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DER NUTZER GLAUBEN, GELD ZU VERDIENEN
Finden Sie Ihre Dokumente mit wenigen Klicks wieder!
Zeendoc passt sich Ihrer Arbeitsmethode an
Dank Zeendocs einzigartigem Ablagemodus gehört langes Suchen in Ordnern und Unterordnern der Vergangenheit an, wenn Sie sich nicht mehr an den Speicherort eines Dokuments erinnern können.
Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einer Software ausstatten DMS (elektronisches Dokumentenmanagement), können Sie die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten und Briefen sicherstellen. Als echter vertrauenswürdiger Dritter gewährleistet die Archivierungslösung von Zeendoc die Integrität Ihrer papierlosen Dokumente für eine erfolgreiche digitale Transformation.
Suchen Sie nach Ihren eigenen Kriterien
Sie verfeinern, Sie kombinieren eine Suche über den Inhalt und ein Ordnungskriterium ... alles ist möglich mit Zeendoc: Reduzieren Sie die Zeit für die Verwaltung von Dokumenten um 70 bis 80%.
Zugang zu Informationen
Zeendoc bietet Zugang zu den richtigen Inhalten, den richtigen Nutzern und zur richtigen Zeit.
Sobald die Suche bestätigt wurde, werden die elektronischen Dokumente, die den angegebenen Kriterien entsprechen, entweder in Tabellenform oder als Miniaturansichten angezeigt. Es stehen zahlreiche Metadaten zur Verfügung, um die Rückverfolgbarkeit des Dokuments während der gesamten Aufbewahrungsdauer zu gewährleisten. DieArchivierung Ihrer elektronischen Rechnungen, Verträge, Angebote oder Archive erfolgt absolut sicher. Anschließend können Sie Ihre Dokumente nutzen: ansehen, herunterladen, drucken oder mit Ihren Mitarbeitern teilen.
FAQ : ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG
Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!
Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.