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Reglementierte Berufe

Ihre Berufe sind Gegenstand besonderer Regelungen (die sich insbesondere auf die Bedingungen für den Zugang zum Beruf und dessen Ausübung sowie auf berufsethische Verpflichtungen beziehen), die von Ihren berufsständischen Instanzen wie Kammern oder Orden kontrolliert werden. Aus Ihrer täglichen Arbeit ergibt sich eine große Anzahl von Dokumenten, deren Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Kontrolle für Sie und Ihre Mitarbeiter von größter Bedeutung sind. Zeendoc ermöglicht die Entmaterialisierung und sichere Archivierung Ihrer zahlreichen Dokumente und vereinfacht den Alltag Ihrer Struktur, zu derRechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Gerichtsschreiber und Notare gehören.

Zeendoc kann Sie bei mehreren Ansätzen begleiten DMS :

  • Entmaterialisierung und Archivierung der Verwaltungsdokumente Ihrer Struktur,
  • Die papierlose Bearbeitung Ihrer Rechnungen: Lieferanten und Kunden,
  • Die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen.

Entmaterialisierung und Archivierung der Verwaltungsdokumente Ihrer Struktur

Sie können alle Ihre Dokumente (Papier oder digital, einschließlich E-Mails) in einer einzigen sicheren Dokumentendatenbank mit Daten, die in Rechenzentren in Frankreich gehostet und gesichert werden, speichern. Die Ablage von Papierdokumenten aller Formate in Zeendoc ist machbar dank des Scannens von jedem Scanner und Kopierer; per E-Mail oder virtuellem Drucker von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus.

  • Ihre Dokumente sind jederzeit mit einem einfachen Webbrowser abrufbar, die Dokumente werden verschlüsselt und mit einem Zeitstempel mit Beweiswert versehen.
  • Archivierung aller Dokumente (PV, Gutachten, Steuererklärungen, Statuten, KBIS-Auszüge, Schlussfolgerungen, Gerichtsurteile, Notizen, juristische Zeitschriften, Rechtsprechung...) mit automatischer Erkennung und Ablage in der richtigen Akte.
  • Schnelle und intuitive Suche nach Dokumenten dank einer Suchmaschine mit mehreren Kriterien, die einen Mix aus Ordnungsindex und Volltextsuche bietet (Suche nach Wörtern, Namen von Kunden oder Mitarbeitern, Datum usw.). Eine Bibliothek nur einen Klick entfernt
  • Zugriff auf Ihre Dokumente an jedem Ort und in aller Mobilität (Computer, Tablet, Smartphone) in aller Sicherheit: Verfügbarkeit (Daten in Frankreich gespeichert, ISO 27001), Vertraulichkeit (SSL-Verschlüsselung , HTTPS://), Integritätskontrolle, Rückverfolgbarkeit (Zeitstempel): Zeendoc gewährleistet den Fortbestand Ihrer Informationen.
  • Kontrolle der Vollständigkeit einer Akte , um zu überprüfen, ob alle Dokumente im Zusammenhang mit einem Fall, einer Erbschaft ... vorhanden sind.
  • Unbegrenzte Anzahl von Benutzern mit Rechteverwaltung mit Nachvollziehbarkeit der Aktionen an den Dokumenten und der Möglichkeit gleichzeitiger Verbindungen
  • Austausch mit einem sicheren Link von Dokumenten (verfasste Schriftsätze, gegnerische Anträge, Belege, Steuerunterlagen, Umsatzsteuererklärungen ...) mit Ihren Mitarbeitern und externen Akteuren

→ Die Vorteile der elektronischen Signatur integriert in die DMS

Die elektronische Signatur, die in die DMS Zeendoc über einen vertrauenswürdigen Dritten ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente per E-Mail zu versenden und sie von einem Computer, Smartphone oder Tablet aus elektronisch unterschreiben zu lassen. Sie besitzt denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.

Die Verwaltung Ihrer Rechnungen

Die zahlreichen Rechnungen, die Ihre Struktur empfängt und ausstellt, verursachen eine sehr zeitraubende Aktivität. Zeendoc erleichtert ihre Verwaltung, erhöht Ihre Produktivität und spart Ihnen Zeit. 
Auf Lieferantenrechnungen
  • Einreichung Ihrer Papier- oder digitalen Rechnungen in Zeendoc
  • Automatisches Einsammeln von Rechnungen bei Ihren wiederkehrenden Lieferanten (Strom, Versicherung...)
  • Zeitersparnis durch Vermeidung der Eingabe von relevanten Informationen (Lieferant, Datum, Beträge, Referenz), die automatisch gelesen werden
  • VorgeschlageneBuchungszuordnung entsprechend Ihren Gewohnheiten
  • Einrichtung von Validierungskreisen für die Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen
  • Exportieren von Buchungen in Ihre Buchhaltungssoftware, wodurch Doppelerfassung vermieden wird
  • Bei Bedarf für einen externen Buchhalter zugänglich
  • Verwaltung, Archivierung, Sicherung und Versand von Quittungen
 
Auf Kundenrechnungen
  • Automatischer Rechnungsversand an Ihre Kunden in digitaler oder postalischer Form
  • Möglichkeit, einen Hintergrund hinzuzufügen, Allgemeine Geschäftsbedingungen ...
  • Einblick in den Eingang und die Öffnung von Rechnungen, um Mahnungen zu erleichtern
  • Ein Warnsystem für Fristen kann eingerichtet werden
  • Zuverlässiger Prüfpfad oder beweiskräftige Archivierung (mit RGS**-Signatur), optional.

Die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen

Die große Menge an Spesenabrechnungen, die mit Ihrem Geschäft verbunden ist, lässt sich mit Zeendoc sehr schnell verwalten, indem das Fehlerrisiko reduziert wird und die Abrechnungen direkt den Validatoren zugewiesen werden können.

  • Belege werden mit einem Smartphone fotografiert und vermeiden Verluste auf Reisen,
  • Sie werden automatisch mit der Datenerkennung (Datum, Anbieter, Betrag) an Zeendoc gesendet,
  • Vereinfachung der Validierung und Kontrolle von Spesenabrechnungen: Validierungskreisläufe,
  • Direkte Zuweisung der Kosten und Weiterleitung an die Buchhalter.
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Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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