Immobiliensektor: Agenturen, Hausverwaltungen, Verwalter, Bauträger

Der Immobiliensektor ist ein Sektor mit sehr unterschiedlichen Akteuren reaktiv und reguliert

Heutzutage wird die Digitalisierung auf alle Bereiche angewendet, auch auf den Immobiliensektor.

Für diesen Sektor wird dies den gesamten Austausch, der auf Papierdokumenten beruht, erleichtern. Es ist z. B. nicht mehr notwendig, bestimmte Dokumente persönlich zu unterschreiben, da sie aus der Ferne unterzeichnet werden können. Die Gesetze ALUR(Acquisition de Logements et Urbanisme Rénové) und ELAN(Evolution du Logement et Développement Numérique) wurden mit Lösungsvorschlägen verkündet, um eine effektive Entmaterialisierung des Immobiliensektors zu erreichen.

Neben der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen hilft Zeendoc den Akteuren dieses Sektors, die viele Daten umsetzen, bei der digitalen Archivierung, der automatischen Ablage, der schnellen Suche, der internen und externen Verbreitung mit einem Klick... Eine mehr als willkommene Zeitersparnis für Fachleute, die ständig unter Druck stehen und mobil sind.

Zeendoc kann Sie bei mehreren Ansätzen begleiten:

  • Verwaltung Ihrer Struktur
  • Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen
  • Teilen und Austauschen von Informationen
  • Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Verwaltung Ihrer Struktur

Mit Zeendoc wird die Entmaterialisierung Ihrer Dokumente den von den Archiven in Ihren Räumlichkeiten beanspruchten Platz, die für die Ablage aufgewendete Zeit sowie die Kosten für die Sicherung erheblich reduzieren.

  • Archivierung von Dokumenten in einem einzigen, gesicherten Raum, die mit einer Mietverwaltung, einem Verkauf von Immobilien oder Miteigentum zu tun haben (Post, Vertrag, Mietvertrag, Verkaufsurkunde, Bestandsaufnahme, Belege).
  • Automatische Ablage, die Eingabe und Fehler vermeidet
  • Zentralisierung und Verknüpfung aller Dokumente eines Miteigentums, eines Miteigentümers, einer Transaktion und Austausch von Informationen mit den betroffenen Abteilungen
  • Schnelle und intuitive Suche dank einer Suchmaschine mit mehreren Kriterien (nach Wort, Kunde, Miteigentum, Adresse, Mitarbeiter, Datum der Unterzeichnung). Sofortiger Zugriff auf die Daten Ihrer Dokumente (genaue Informationen über ein Gebäude, Historie eines Eigentümers oder eines Mietvertrags, letzte Vorlage eines Dokuments).
  • Einrichtung von Warnmeldungen zur Überwachung von Fristen, Automatisierung von Mahnungen (Versand von Einladungen, Erneuerung eines Mandats oder Mietvertrags, fällige Versicherungen)

Bearbeitung von ein- und ausgehenden Briefen

Die DMS Zeendoc ermöglicht es Ihnen, die gesamte Verarbeitungskette Ihrer Briefe einfach zu verwalten.

  • Automatische Archivierung und Ablage von Dokumenten aus eingehenden Briefen
  • Zentralisierung, Verknüpfung und Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumente einer Akte (eines Miteigentums, eines Miteigentümers, einer Transaktion ...)
  • Export nach Excel Ihrer Verträge, Rechnungen, für die Erstellung Ihres Jahresbudgets, Ihres Berichts an die Miteigentümer und Vermieter
  • Sparen Sie Zeit und Geld mit unserem automatisierten Mailing-Service.
  • Für den Versand von Dokumenten wählen Sie die Versandart (E-Mail und/oder Post) je nach Empfänger und Dokumententyp, alles ist programmiert, nichts ist manuell
  • Die DMS Zeendoc ermöglicht autorisierten Nutzern auch die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, unabhängig von ihrer Größe und ihrem Format (praktisch für GV-Protokolle!).

Teilen und Austauschen von Informationen

Die DMS Zeendoc stellt Ihnen eine einzigartige Dokumentationsdatenbank zur Verfügung, um Informationen mit Ihren Mitarbeitern, Miteigentümern, Dienstleistern ... zu teilen und auszutauschen.

  • Unbegrenzte Anzahl von Nutzern mit einer Rechteverwaltung, die es ermöglicht, Online-Zugang zu einem sicheren und vertraulichen Bereich zu gewähren (z. B. für Zeitarbeitskräfte ...).
  • Eine mobile Anwendung, die die sofortige Einreichung, den Zugriff oder die Verbreitung von Dokumenten an jedem Ort und zu jeder Zeit während einer GV, eines Besuchs, einer Unterzeichnung ...

Das Zeendoc-Angebot und das ELAN-Gesetz

Der gesicherte Bereich

Das Gesetz Elan hat per Dekret (Nr. 2019-502 vom 23. Mai 2019) die Mindestliste der entmaterialisierten Dokumente festgelegt, die über einen gesicherten Online-Bereich zugänglich sind. Diese Liste gilt ab dem 1. Juli 2020: Wartungsheft, technische Diagnosen, Auszüge aus der Miteigentumsordnung, Versicherungsverträge, Verwalterverträge, Wartungsverträge, Protokolle der Hauptversammlung... und pro Miteigentümer: individuelles Konto, Haushaltsvoranschläge und laufende Kosten... Kostenaufstellung...

Die elektronische Signatur

Heute ermöglichen es die Gesetze zur Entmaterialisierung, sich nicht mehr im Umgang mit Papier zu verlieren und bestimmte Dokumentenprozesse durch die elektronische Unterschrift, die Kontrolle fehlender Dokumente usw. zu beschleunigen und im Streitfall die Unterzeichner, den Zeitpunkt der Einreichung nicht veränderbarer Dokumente und einen ganzen Weg der Beweisführung nachzuweisen.

Nutzen Sie endlich Ihre Unternehmensinformationen voll aus!

Profitieren Sie von den Leistungen von Zeendoc, der Lösung DMS für kleine und mittelständische Unternehmen.

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