La solution de Gestion Électronique de documents Zeendoc, éditée par SAGES Informatique, valorise les informations qui se trouvent sur vos documents et facilite leur exploitation.
Grâce à une solution de contrôle de complétude, la gestion des dossiers n’aura jamais été aussi simple. Avec Zeendoc, une référence unique vous permet d’automatiser la lecture et le classement des documents dans le bon dossier et surtout d’identifier si des pièces sont manquantes. Un gain de temps considérable.
Quelles sont les difficultés rencontrées par les entreprises ?
Habituellement, les entreprises doivent gérer et classer une multitude de documents administratifs dans des dossiers divers et variés (dossiers d’embauche, dossier de crédit, dossier de création fournisseur…). Or, si une telle méthodologie s’avère nécessaire et indispensable au maintien de l’activité, elle est également très chronophage et sans valeur ajoutée. L’Association Information et Management (AIM) estime ainsi que les collaborateurs d’une même entreprise passent en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, sans parvenir à la trouver (Cf : antinno.fr). Ce temps perdu représente un coût notable pour les entreprises, de l’ordre de 1 000 à 1 200 euros par an pour une personne payée au Smic (ce qui équivaut à un jour perdu tous les mois).
À ce stade, l’objectif de l’automatisation des flux documentaires consiste à rendre l’information la plus accessible possible, ce qui aura une incidence positive et permanente sur la productivité de l’entreprise et un gain de temps considérable. On observe ainsi une évolution significative du ROI (Retour sur investissement) dans les deux à trois mois qui suivent la mise en place d’un outil de gestion collaborative.
Un exemple d’application dans les services RH en matière d’automatisation des tâches
Les DRH (Directions des Ressources Humaines) ont la charge de la gestion des dossiers des salariés, chacun d’entre eux contenant de nombreux documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, mutuelle santé, entretiens professionnels, CV, etc.…). La mise en place d’un processus de dématérialisation du service RH se propose donc de répondre à un certain nombre de besoins, en lien avec une meilleure gestion du parcours de chaque salarié dans l’entreprise :
- Un archivage sécurisé de l’ensemble de vos documents dans un espace unique.
- Le classement de tous les documents RH, avec un accès immédiat et instantané aux données.
- L’automatisation des processus RH.
Pour aller plus loin encore, Zeendoc propose désormais des fonctionnalités telles que l’automatisation du contrôle de la check-list des dossiers salariés à l’embauche par exemple. L’objectif de cette offre étant de réduire au maximum le traitement manuel des documents, afin de générer un gain de temps considérable.
Complétude des dossiers : ce que propose Zeendoc
La solution Zeendoc permet de rendre automatique les liaisons entre les différentes pièces, par l’entremise d’un seul et unique document maître. Prenons l’exemple du recrutement d’un salarié : c’est lors du dépôt de la promesse d’embauche que le dossier et la liste des pièces nécessaires est créé. Le responsable disposant des droits d’accès pourra alors visualiser en temps réel et en quelques secondes seulement le statut de complétude du dossier. La solution met alors en exergue les documents présents (en vert) et les documents absents (en rouge) de manière automatique.
Au moment de la validation, seuls les dossiers incomplets sont remontés avec la liste des pièces manquantes indiquée sur le document référent. D’une manière plus générale, on dira que l’idée de check-list automatisée peut servir à la complétude d’une importante typologie de dossiers – de la création d’un dossier d’embauche à celle d’un dossier salarié, en passant par la génération d’un dossier d’assurances, encore de vente de véhicule.
