Les processus de Gestion Électronique des Documents (GED)

Le terme de GED désigne tous les processus numériques liés à la gestion des flux de documents électroniques. Les entreprises ont les mêmes besoins et obligations pour un fichier numérique que pour un document papier. Mettre en place une gestion électronique des documents permet de dématérialiser les processus métier liés aux documents numériques. Une GED prend en charge les fichiers et leur contenu depuis la numérisation du document papier ou la création du fichier électronique et ce pendant tout le délai légal de conservation.

La GED comprend donc les fonctionnalités permettant :

  • La numérisation ou la création d'un document ;
  • Son indexation au système et son classement ;
  • Sa recherche et la consultation de son contenu, soit les informations clé  ;
  • Sa diffusion (échange de données informatisé, mail…) ;
  • L'utilisation d'un système d'archivage électronique conforme à la loi ;
  • La gestion de toutes les versions d’un document ;
  • Les circuits de validation des informations qui y sont contenues.

Les logiciels de GED

La gestion électronique des documents est possible grâce à l'utilisation d'un logiciel de GED. C'est lui qui va permettre la mise en place des fonctionnalités et des systèmes nécessaires au sein d'un même outil. Le logiciel GED simplifie l'accès aux documents (devis, BL, factures, bulletins de salaires, notes de frais, contrats, feuilles de présences, documents marketing…) de l’entreprise par ses collaborateurs grâce à une interface fluide et à des applications sur smartphone de manière sécurisée. Il permet également d'analyser les flux de documents et d'automatiser certaines tâches répétitives, comme la validation des factures fournisseurs.