Pour mettre en place une GED, il faut cerner les besoins en gestion documentaire et les objectifs de son entreprise. On teste ensuite les solutions de GED retenues sur un service en particulier, puis on procède à des ajustements avant la mise en place de l'outil de GED final.

Définir son projet de GED selon les besoins de son entreprise

Avant de mettre en place une GED ou ECM en anglais (Entreprise Content Management), il est important de déterminer les besoins de l'entreprise concernant :

  1. La quantité et la nature des documents électroniques concernés : factures clients, contrats ;
  2. Le stockage des documents : importations de fichiers, numérisation de documents papier ;
  3. Le classement et l'indexation des fichiers : recherche documentaire, workflows automatiques ;
  4. La gestion des documents : droits d'accès, de modification, suivi, échanges entre utilisateurs, archivage.

Si on souhaite passer par les services d'une entreprise éditrice d'un logiciel de gestion documentaire, il est possible de demander un audit. Cela permet de se familiariser avec les fonctionnalités existantes et d'imaginer un système de GED cohérent. La gestion des flux de documents souhaitée et l'environnement numérique de l'organisation font partie des données prises en compte.

Mettre en place une GED adaptée

En fonction des données recueillies pendant la genèse du projet de dématérialisation et des avantages attendus par la Gestion Électronique des Documents, on peut démarrer une période de test sur un service. Cela va permettre de mesure l'impact de ce changement dans le traitement des informations et dans les processus métier.
On peut ensuite procéder à des ajustements sur le contenu exact du logiciel de GED et choisir une solution de dématérialisation cohérente. Il peut s'agir d'une approche métier (un logiciel GED par service) ou bien d'un système transversal (un seul outil de GED pour toute l'entreprise).