Pourquoi réaliser un projet de GED ?

Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l'archivage des documents dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des collaborateurs de l'entreprise.

Les raisons pour mettre en place une GED

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation (entreprise, collectivité) a intérêt à mettre en place une GED. Utiliser un système électronique pour gérer ses documents et ses données peut être motivé par la réalisation d'économies. Les coûts liés à la gestion du papier (impression, archivage, consultation) sont parfois importants. Une autre raison pour utiliser des solutions de GED est de gagner du temps en automatisant certains processus, comme le partage d'une facture client au service comptable.
La dématérialisation des documents et des processus métier favorise également le travail collectif, la communication interne et la mobilité professionnelle. L'archivage numérique facilite le respect de la durée légale de conservation selon le type de fichier ainsi que la recherche documentaire.

Les avantages attendus par la mise en place d'une GED

Lorsque les entreprises font le choix de mettre en place une solution GED ou ECM (Entreprise Content Management), elles attendent plusieurs bénéfices. En voici une liste non exhaustive des avantages de la GED :

  • Amélioration de la traçabilité d'un document ;
  • Amélioration du contrôle de l'accès aux informations ;
  • Accélération des processus métier (délais de traitement réduits) ;
  • Facilitation de l'accès aux données par les utilisateurs ;
  • Diminution des coûts liés au papier (impression, archivage, courrier) ;
  • Possibilité de travail simultané par plusieurs services sur un même document ;
  • Fluidification des échanges d'information.

Utiliser un logiciel de GED sert aussi à donner une valeur juridique aux fichiers égale à celles des documents. Cela permet également une diminution de l'empreinte écologique de l'entreprise.