Gestion Électronique des Documents : Définition

La GED ou Gestion Électronique de Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est une plate-forme d'entreprise, souvent accessible sous forme d'application pour smartphones et tablettes car celui-ci est situé dans le cloud. À l'origine de la GED, la numérisation de documents papier, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés (compta fournisseur, compta client, gestion administrative, RH, contrôle financier, service marketing, juridique….). La Gestion Électronique des Documents utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d'un document numérique :

  • Création ou acquisition du document (ex.  : numérisation si papier ou pièce jointe ou mail si électronique) ;
  • Stockage, indexation et organisation du document électronique afin de retrouver l’information qui y est contenue ;
  • Gestion de la sécurité des données du document électronique ;
  • Recherche, consultation des informations contenues dans le document électronique et échange de ces informations et documents ;
  • Archivage électronique du document durant son délai de conservation.

Définition des sigles et acronymes associés à la GED

Beaucoup de sigles utilisés dans le monde de l'entreprise sont en fait liés à la GED. L'EDM (Electronic Document Management) et le DMS (Document Management System) sont les équivalents anglophones de GED. L'ECM signifie Entreprise Content Management et prend en compte tous les contenus numériques d'une entreprise.

Une variante moins utilisée de GED est la GEIDE : Gestion Électronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise. Elle met l'accent sur la dématérialisation du contenu des documents via les échanges électroniques. Enfin, le SAE (Système d'Archivage Électronique) et l'EDI (Échange de Données Informatisé) sont des solutions liées et/ou intégrées à la GED.