Facilitez la collaboration et la communication au sein de votre entreprise grรขce ร la fonction de partage de documents dans Zeendoc. Vรฉritable GED collaborative, partagez vos documents en un seul clic.
Que vous souhaitiez partager un document avec un collรจgue, un client ou un partenaire externe, Zeendoc vous facilite la tรขche. Sรฉlectionnez simplement le document que vous souhaitez partager, dรฉfinissez les droits d'accรจs et envoyez le lien.
C'est aussi simple que รงa !
Plusieurs options de partage de documents
Zeendoc vous offre plusieurs options de partage pour rรฉpondre ร vos besoins spรฉcifiques :
- Partage interne: Partagez des documents avec des collaborateurs au sein de votre entreprise, en dรฉfinissant des droits d'accรจs prรฉcis (lecture seule, modification, commentaire, etc.).
- Partage externe: Partagez des documents avec des clients, des partenaires ou d'autres personnes externes ร votre entreprise.
- Partage via lien: Crรฉez un lien unique pour partager le document avec n'importe qui, mรชme les personnes qui n'ont pas de compte Zeendoc.
- Intรฉgration avec d'autres logiciels : Partagez des documents directement dans vos outils de communication et de collaboration prรฉfรฉrรฉs, tels que Microsoft Office ou vos logiciels mรฉtiers.
Bien sur, Zeendoc s'assure un suivi et une protection totale de vos documents :ย
- Sรฉcuritรฉ et confidentialitรฉ garanties : Zeendoc s'engage ร protรฉger vos donnรฉes sensibles. Tous les documents partagรฉs sont stockรฉs sur des serveurs sรฉcurisรฉs et cryptรฉs. Vous contrรดlez en permanence qui a accรจs ร vos documents et pouvez modifier les droits d'accรจs ร tout moment.
- Suivi et traรงabilitรฉ : Gardez une trace complรจte de l'activitรฉ de partage de vos documents. Zeendoc vous permet de savoir qui a consultรฉ, tรฉlรฉchargรฉ ou commentรฉ vos documents, vous offrant ainsi une visibilitรฉ totale sur la collaboration autour de vos fichiers.
LES AVANTAGES du partage de documents avec zeendocย
Dites adieu aux archives poussiรฉreuses et aux recherches interminables ! La gestion รฉlectronique des documents (GED) rรฉvolutionne la faรงon dont les entreprises gรจrent leur information, en offrant une solution complรจte pour optimiser le traitement, la recherche et la sรฉcuritรฉ des documents.
Amรฉlioration de la collaboration
Facilitez le travail d'รฉquipe en partageant facilement des documents avec vos collaborateurs.
Communication efficace
Partagez des informations critiques avec les parties prenantes concernรฉes, en interne comme en externe.
Gain de temps et de productivitรฉ
รliminez les recherches fastidieuses d'e-mails et les versions multiples de documents.
Sรฉcuritรฉ renforcรฉe
Protรฉgez vos donnรฉes sensibles grรขce ร des fonctionnalitรฉs de sรฉcuritรฉ robustes.
Suivi et traรงabilitรฉ
Suivez l'activitรฉ de partage de vos documents et assurez une collaboration transparente.
Automatisation pour une gestion plus fluide
Le publipostage automatisรฉ proposรฉ par Zeendoc est l'alliรฉ parfait pour toute organisation cherchant ร optimiser la crรฉation de documents en grande quantitรฉ. Grรขce ร une combinaison dโautomatisation, de personnalisation et de gestion centralisรฉe, cette fonctionnalitรฉ amรฉliore la productivitรฉ, limite les erreurs et permet de gagner un temps considรฉrable dans le partage de documents en entreprise. Que vous reprรฉsentiez une mairie, une entreprise, un syndic ou une association, Zeendoc vous propose des outils performants pour automatiser vos tรขches documentaires et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre activitรฉ.
Ne vous laissez plus freiner par des tรขches rรฉpรฉtitives. Optez pour le publipostage automatisรฉ de Zeendoc et donnez un nouveau souffle ร votre gestion documentaire dรจs aujourdโhui !
1. Gain de temps considรฉrable
Au lieu de crรฉer des documents un par un, le publipostage automatisรฉ permet de gรฉnรฉrer une quantitรฉ importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalitรฉ รฉvite les tรขches rรฉpรฉtitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tรขches plus stratรฉgiques. Cette automatisation rรฉduit aussi le risque d'erreurs et assure une rapiditรฉ d'exรฉcution impressionnante.
4. Rรฉduction des erreurs manuelles
En centralisant la gestion des donnรฉes dans un fichier Excel, Zeendoc limite considรฉrablement les risques d'erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insรฉrรฉes automatiquement dans les documents, sans nรฉcessiter de saisie manuelle. Ce processus รฉlimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohรฉrence des donnรฉes sur l'ensemble des documents gรฉnรฉrรฉs.
2. Personnalisation facile et rapide
Un des principaux atouts du publipostage automatisรฉ est sa capacitรฉ ร personnaliser chaque document ร partir dโun simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisรฉs du document avec les informations propres ร chaque destinataire, qu'il s'agisse de noms, adresses, numรฉros de facture ou autres. Cette flexibilitรฉ permet de crรฉer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisรฉ pour les documents.
3. Organisation optimisรฉe
La gestion des documents gรฉnรฉrรฉs ne sโarrรชte pas ร leur crรฉation. Zeendoc prend en charge l'organisation et l'indexation des documents en fonction de critรจres prรฉdรฉfinis. Chaque fichier peut รชtre automatiquement nommรฉ et classรฉ dans les bons dossiers, selon les besoins de l'utilisateur. Ainsi, toute lโinformation est centralisรฉe et facilement accessible, ce qui optimise considรฉrablement le temps de recherche et de traitement des documents.
5. Sรฉcuritรฉ renforcรฉe
Zeendoc accorde une importance particuliรจre ร la sรฉcuritรฉ des donnรฉes. Le processus de publipostage est entiรจrement sรฉcurisรฉ, garantissant que les informations sensibles des destinataires, comme leurs adresses ou informations financiรจres, sont protรฉgรฉes ร chaque รฉtape. Cette sรฉcurisation est un atout majeur pour les entreprises et organisations manipulant des donnรฉes personnelles ou confidentielles.
UNE GED COLLABORATIVE AU SERVICE DES รCHANGES
Transformez votre gestion documentaire en un vรฉritable moteur de collaboration et d'efficacitรฉ !
La GED collaborative va bien au-delร du simple partage de documents. C'est un outil puissant qui vous permet de centraliser, d'organiser, de protรฉger et d'exploiter vos informations numรฉriques pour booster la productivitรฉ de votre entreprise.
รdition de documents en ligne: Collaboration simultanรฉe sur des documents avec d'autres utilisateurs, sans avoir ร tรฉlรฉcharger les fichiers.
Intรฉgration avec Office 365: Utilisation d'outils familiers comme Word, Excel et PowerPoint pour รฉditer des documents stockรฉs dans la GED..
Conformitรฉ rรฉglementaire: Respect des exigences lรฉgales et sectorielles en matiรจre de gestion des documents.
Accessibilitรฉ depuis n'importe quel appareil: Consultation et modification de documents depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Partage sรฉcurisรฉ: Contrรดle des accรจs aux documents et dรฉfinition de permissions pour chaque utilisateur.
Automatisation des workflows: Crรฉation de processus automatisรฉs pour des tรขches rรฉcurrentes, comme l'approbation de documents.
Fonctionnalitรฉs de recherche avancรฉes: Recherche rapide de documents par nom, mot-clรฉ, mรฉtadonnรฉes, etc
Zeendoc connectรฉ ร Chorus Pro
Chorus Pro est un systรจme de facturation รฉlectronique aux services de lโรtat, des collectivitรฉs et des entreprises depuis 2017.
Lโobligation de facturation รฉlectronique concerne lโensemble des entitรฉs publiques et notamment toutes les collectivitรฉs. Toutes les factures รฉmises par leurs fournisseurs sont ainsi dรฉmatรฉrialisรฉes depuis 2020. Avec un accรจs automatisรฉ au portail chorus pro, les collectivitรฉs locales et les autres entitรฉs publiques peuvent travailler efficacement sur les diffรฉrentes obligations en lien avec les marchรฉs publics.
Envoyez directement vos factures รฉlectroniques depuis Zeendoc vers Chorus Pro
Avec la solution Zeendoc, gรฉrez laย dรฉmatรฉrialisation des facturesย et l'automatisation de lโenvoi depuis une seule interface. En quelques clics, vousย diffusez instantanรฉment toutes vos factures vers le portail chorus pro.
ย
- Lecture et classement automatique des documents au format PDF
- Gestion des droits dโaccรจs et dโenvoi des factures
- Possibilitรฉ dโenvoyer les documents liรฉs en piรจces jointes
- Traรงabilitรฉ de preuve de dรฉpรดt
- Meilleurs dรฉlais de traitement et de paiement des factures fournisseurs
- Factures transmises รฉlectroniquement ร lโEtat
- Archivage : factures conservรฉes de maniรจre durable et intรจgre
- Rรฉduction de lโempreinte carbone
SUIVEZ LE TRAITEMENT DE VOTRE FACTURE DIRECTEMENT DEPUIS ZEENDOC
Suivez le traitement de votre facture/avoir directement depuis la solution Zeendoc, et cela sans avoir ร vous connecter ร votre espace Chorus Pro.
Le statut de votre facture sera automatiquement mis ร jour dans Zeendocย dรจs lors quโune modification de son รฉtat courant dans Chorus Pro sera effectuรฉe.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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