Tout savoir sur la signature électronique

signature électronique

La signature électronique permet de connaître l'identité du créateur et du signataire d'un document numérique et d'en vérifier l'intégrité. Le Code civil 1367 et le règlement de l'UE donnent la même valeur juridique aux documents d'entreprise signés numériquement ou de façon manuscrite, sous certaines conditions. Le seul texte de référence juridique en la matière est le règlement eIDAS qui s’applique dans tous les pays de l’Union et donc en France depuis 2016.

Depuis sa création, de nombreux prestataires proposant des signatures électroniques sont apparus sur le marché. Pour bien choisir son partenaire, une entreprise doit déterminer ses besoins. Est-elle à la recherche d’une simple solution de signature électronique ? Ou bien vise-t-elle à l’obtention d’une gestion électronique des documents avec l’objectif de mettre en place un projet de dématérialisation global.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique ou signature numérique est l'équivalent de la signature manuscrite pour les documents digitaux, à condition de répondre à certaines exigences. Elle est très utilisée par les entreprises et les administrations pour gagner du temps dans leurs échanges de documents et réduire les impressions papier et gagner du temps. Cependant, pour pouvoir bénéficier d'une valeur légale reconnue, signer à la main sur l'écran tactile de sa tablette ne suffit pas.

- Comment remplacer l’opération manuelle de signature ?

- Comment s’assurer de la valeur légale d’un document signé électroniquement ?

- Comment refondre et mettre en place un processus 100% digital ?

  • Une signature électronique c’est :
    • L’usage d’un certificat électronique ; 
    • Un système de vérification de l’identité du signataire ;
    • La possibilité de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature.

 

À quoi sert la signature électronique ?

La signature électronique a vocation à remplacer complètement la signature manuscrite. Pour atteindre un niveau de confiance équivalent, elle permet l'identification formelle de la personne ou de l'entreprise signataire. La signature numérique est donc engageante : impossible de nier avoir signé un contrat. Mais le document PDF signé permet également de garantir l'intégrité de ses données et informations. Autrement dit, il est possible de vérifier que personne n'a modifié le fichier (Word, PDF) depuis que la signature a été apposée.

Opter pour la signature numérique, c'est aussi :

  • Limiter l'utilisation de papier : une opportunité de s'inscrire dans un processus écologique ;
  • Gagner un temps précieux : avec une signature à distance et non en présence ;
  • Diminuer les coûts de gestion des documents : en ayant un suivi des signataires et un historique des signatures des documents de l’entreprise ;
  • Diminuer les risques de falsification d'une signature : grâce aux outils d'authentification ;
  • Faciliter l'accès aux informations : il est possible de vérifier un fichier PDF signé depuis un simple téléphone portable.

 

Quel type de document peut-on signer numériquement ?

Dans l'Union européenne, tous les documents d'entreprise (devis, contrats fournisseurs, etc.) peuvent être signés électroniquement. Cependant, la plupart d'entre eux sont non réglementés. Il faut donc choisir son niveau de certificat électronique en fonction du type de document et du risque juridique et financier lié au document. La signature numérique avancée est la solution plébiscitée par les entreprises. Une minorité de documents réglementés (ex. : acte notarié) nécessite de se renseigner sur les différentes exigences légales.

 

Contrats de travail

Les documents RH comportent des données très importantes. Il est donc difficile de faire confiance à un signataire qui ne se trouve pas face à soi. Mais la signature manuelle des contrats est une solution contraignante. Il faut soit :

  1. Imprimer le contrat, apposer une signature manuscrite, l'envoyer par courrier et attendre son retour ;
  2. Convenir d'un rendez-vous physique et faire inutilement perdre le temps de chaque signataire.

Opter pour une solution en ligne permet non seulement de gagner du temps et d'éviter l'utilisation de papier, mais aussi de classer automatiquement le contrat dans une base de données sécurisée, immédiatement après sa signature dans un dossiers RH.

 

Documents commerciaux

Les transactions commerciales peuvent également bénéficier des avantages de la signature électronique. La gestion de documents comme les devis, ou les contrats fournisseurs, contrats d’adhésion, contrats de vente.. est ainsi largement simplifiée. Les entreprises peuvent vérifier en un coup d'œil les informations de leur fournisseur et l'identité de la personne signataire, puis accepter ou non la transaction. C'est une avancée majeure dans la fluidification des échanges professionnels.

 

Autres documents

Que ce soit pour les entreprises ou pour les particuliers, signer ses documents administratifs en ligne est un gain de confort important. Les papiers administratifs sont nombreux et leur impression en format papier a un coût. En France, de plus en plus de formalités administratives peuvent être signées à distance : Etats des lieux, contrat de bail, compromis de vente, certains contrats financiers (assurance vie, crédit…).

 

Quelle est la valeur légale de la signature électronique ?

La signature électronique a une valeur égale à la signature manuscrite, tant que le certificat électronique utilisé respecte certaines exigences. Voici ce qu'il faut savoir sur les conditions pour la reconnaissance juridique de la signature numérique et les moyens de certification liés.

 

Les lois, normes et règlements

La législation concernant les signatures numériques est assez récente dans l'Hexagone et dans l'Union européenne. Voici ce que disent le Code civil et le règlement de l'UE.

 

Le règlement eIDAS

Depuis le 23 juillet 2014, la signature électronique dispose d'un cadre juridique clair au sein de l'Union européenne : le règlement eIDAS (Electronic IDentification and Trust Services). Il donne des directives claires sur les services de confiance pour les transactions numériques dans l'UE et l'identification électronique en général. C'est cette avancée remarquable qui a précisé la valeur légale de la signature électronique.
Le règlement eIDAS distingue 3 niveaux de signature électronique :

  1. Signature simple : fiabilité faible, valeur juridique contestable ;
  2. Signature avancée : bonne fiabilité pour les documents non réglementés ;
  3. Signature qualifiée : fiabilité forte, utilisée pour les documents réglementés.

 

L'article 1367 du Code civil

En France, c'est l'article 1367 du Code Civil qui traite de la valeur légale des signatures numériques. Il précise que, la signature électronique « consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache ». L'article 1367 et le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 sont en réalité la transposition du règlement eIDAS dans la loi française.
NB : le droit français reconnaît l'utilisation d'une signature électronique non qualifiée (simple, avancée) pour tous les documents n'exigeant pas une signature qualifiée. Il s'agit de la grande majorité des cas, puisque le certificat électronique qualifié est très rarement exigé.

 

Le Référentiel Général de Sécurité (RGS)

Le Référentiel Général de Sécurité est complémentaire au règlement de l'Union européenne eIDAS. On peut y trouver les informations relatives aux règles à respecter lors de la création de signatures électroniques, selon le niveau de sécurité requis (signature simple, avancée ou qualifiée). C'est sur la base de ces normes qu'il est possible de demander un certificat pour prouver la valeur légale d'une signature.

 

Le certificat de signature électronique

Il existe 3 certificats RGS :

  1. Certificat RGS 1 étoile : sécurité basique ;
  2. Certificat RGS 2 étoiles : sécurité standard ;
  3. Certificat RGS 3 étoiles : sécurité avancée.

Ces différents certificats de signature électronique sont proposés sous la forme de logiciels ou d'outils par des prestataires de services de confiance qualifiés (PSC). C'est la société LSTI qui qualifie les prestataires de confiance français et établit la liste des certificats. Pour les échanges au sein de l'Union européenne, on peut consulter la "Trust-List" pour connaître les autorités de certification reconnues.

 

Quel est le rôle de la signature électronique dans le processus de dématérialisation ?

La transformation digitale du monde entrepreneurial a pris beaucoup d'ampleur dans les années 2010. Et pour cause, dématérialiser ses processus métier présente de nombreux avantages :

Des bénéfices bien réels pour les utilisateurs :

  • Simplification de procédures internes pour l’entreprise et les clients ;
  • Valeur légale équivalente à celle d'une signature manuscrite ;
  • Optimisation des délais de signature ;
  • Fiabilité du suivi en ligne ;
  • Gain de temps dans l'échange de données ;
  • Consultation de document en ligne 24 h/24 - 7J/7J;
  • Coûts de gestion réduits ;
  • Etc.

Mais les utilisations de fichiers Word ou PDF qui ne respectent pas les exigences du Code civil ou du règlement eIDAS en termes d'intégrité et d'identité du créateur constituent des solutions incomplètes. Cela signifie que les outils de GED d'une entreprise serviraient uniquement à fluidifier son travail au quotidien, sans pouvoir s'affranchir de l'archivage physique et de la gestion du papier.
Les signatures électroniques, aux côtés des cachets serveur (RGS) et autres solutions de certification de l'intégrité d'un document, constituent le lien qui unit les composantes d'un projet de dématérialisation global. En donnant la même valeur légale à un contrat ou à une facture, elle permet l'utilisation d'archives numériques performantes et la réduction du volume d'impressions inutiles. La signature électronique fait donc partie des outils et des services liés à la dématérialisation, mais elle en est aussi une condition.

 

Quel logiciel pour une signature électronique sécurisée ?

Il existe une multitude de logiciels et de services en ligne proposant des certificats de signatures numériques pour les fichiers PDF, Word, JPEG, etc. Choisir la solution de signature électronique avancée intégrée dans Zeendoc vous garantit le respect des exigences du règlement eIDAS et du référentiel RGS. Notre partenaire CertEurope, société du groupe Oodrive, fait partie des Prestataires de Services de Confiance Qualifiés. De plus, vous pouvez intégrer directement la signature numérique à votre gestion électronique des documents, en utilisant le logiciel de GED Zeendoc.
 

Pour faire signer électroniquement un contrat, il vous suffit de le sélectionner dans Zeendoc et de choisir les signataires. Une fois que vous avez renseigné sa durée de validité, vous pouvez envoyer un lien sécurisé par e-mail aux signataires afin qu'ils accèdent au contrat à partir de n'importe quel appareil connecté. Au moment d'apposer leur signature électronique, un code leur est envoyé par SMS afin de s'assurer de leur identité.
Zeendoc vous permet également d'effectuer un suivi en temps réel du statut de la signature avancée. De plus, le processus d'archivage de vos fichiers signés électroniquement est automatisé. Découvrez dès maintenant la signature électronique intégrée dans Zeendoc et hissez votre projet de dématérialisation au niveau supérieur !