De la signature
au suivi de paiement
La solution d’automatisation de vos processus documentaires liés à la gestion de vos clients
Signatures des contrats, capture d’éléments complémentaires au dossier client, traitement des factures, classement des données, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements, litiges...
Ces tâches sont chronophages pour votre entreprise. Zeendoc vous permet de réduire drastiquement le temps consacré à ces opérations.
UN ASSISTANT AU QUOTIDIEN POUR VOS VENTES
Capture et classement automatique de vos documents
Vos services commerciaux et financiers vont gagner du temps. Une fois déposés dans Zeendoc, les documents vont être automatiquement classés par notre outil, grâce à sa technologie de reconnaissance, sans autre intervention de la part de l’utilisateur. L’application va lire et retenir l’ensemble du contenu des documents (vous permettant ainsi de rechercher n’importe quel mot ou phrase de vos documents), le document se classe automatiquement en fonction des différents critères que vous aurez déterminés.
Base documentaire unique et partagée
Le même niveau d'information, notamment avec la complétude des dossiers pour vérifier la présence de tous les documents d’un dossier. Zeendoc se charge de rapprocher et de créer un lien entre les éléments qui constituent un même dossier (bon de commande, BL, …). Vos commerciaux, ADV...ont tous accès à la même information.
Sauvegarde et sécurité
Au dépôt dans Zeendoc, chaque document est horodaté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Le document est dupliqué au format PDF/A et conservé dans sa version originale. Les utilisateurs accèdent à une copie du document. Quelles que soient les actions qu’ils réalisent, l’original stocké au sein de Zeendoc n’est pas impacté.
ACCÉLÉRATION DU BUSINESS
à DISTANCE
La signature électronique des contrats commerciaux
Depuis Zeendoc, sélectionnez le document et choisissez le mode d’envoi soit simultané à l’ensemble des destinataires soit en mode séquentiel. Vous déterminez la durée de validité du document et l’envoyez. Chaque signataire reçoit le contrat par email avec un lien sécurisé.
Après consultation de l’intégralité du document et validation, un code d’authentification est envoyé par SMS sur le mobile du signataire afin de garantir son identité et signer électroniquement le document. Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signé ou refusé) par destinataire vous permet d’être informé en temps réel de l’avancement du dossier.
Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.
La signature digitale manuscrite sur tablette ou smartphone
"Signez facilement de manière digitale", où que vous soyez et à tout moment, des documents non réglementés comme les bons de livraison, ordres de réparation. Plus de pertes de documents ou de temps, l’information est immédiatement transmise à votre entreprise et permet de facturer rapidement.
Circuit de validation documentaire
Vous pouvez mettre en place un processus de circulation qui facilite la validation par les personnes concernées. Vous pouvez aussi commenter vos documents et mettre en place des alertes ou des relances pour réduire les délais de traitement et accélérer la facturation.
Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès ou d’actions de vos collaborateurs.
L’accès à distance pour vos salariés et prestataires
Accès en mode SAAS à partir d’un simple navigateur pas de hardware ni de logiciel à installer ou à maintenir.
Les salariés en télétravail ou en déplacement peuvent accéder en toute sécurité aux données d’entreprises 7/7.
Vous pouvez gérer les accès de vos prestataires à votre armoire et préciser les documents accessibles pour chacun.
Il est également possible d’envoyer par mail des documents par lien sécurisé.
Notre application Zeendoc vous permet de consulter, partager des données ou de vérifier, par exemple, le traitement d’une facture sur votre mobile ou tablette en tout lieu et à toute heure.
PRODUCTIVITÉ DE VOS SERVICES FINANCIERS
La facture client
Zeendoc permet la diffusion instantanée de toutes vos factures en associant automatiquement si nécessaire les documents liés. Plus de saisie ni de risque d’erreur, l’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail ou physique selon le mode d’envoi associé à chaque client.
La facture électronique client est un document créé à partir d’un outil numérique, envoyé et reçu sous format électronique.
La législation oblige l’entreprise qui reçoit une facture électronique à l’accepter (Loi macron du 6 août 2015). Si vous choisissez de conserver la facture client au format papier, l’outil gère la transmission par voie postale via un centre éditique.
Si votre entreprise est fournisseur d’un établissement public. Zeendoc simplifie votre processus de facturation grâce au connecteur Chorus Pro. Gérez l’automatisation de l’envoi depuis une seule interface.
En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures vers le portail chorus pro. Le statut de votre facture sera automatiquement mis à jour dans Zeendoc dès lors qu’une modification de son état courant dans Chorus Pro sera effectuée sans avoir à vous connecter à Chorus Pro.
Conformité légale : les options Zeendoc
La facture électronique, une obligation légale ou une opportunité de gagner en efficacité et simplicité ? Un peu des deux…
Zeendoc vous propose 2 solutions complètes et règlementaires pour la dématérialisation des factures clients et le respect des délais de conservation..
Comment choisir ?
Ai-je suffisamment de documents justificatifs de la vente pour établir une piste d’audit fiable ou dois-je passer par la signature électronique ?
La Piste d’audit fiable
Vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation. Quand vous déposez la facture dans Zeendoc, elle sera dématérialisée, classée et liée à l’ensemble des documents qui la justifient. En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison. Vous créez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une « piste d’audit fiable » qui donnera une valeur légale à votre envoi électronique de facture.
En allouant une empreinte numérique unique à votre facture, en horodatant chacune des actions de dépôt puis d’envoi du document par voie électronique, Zeendoc garantit son intégrité et son authenticité tout en générant une version pdf/A pérenne.
La Signature électronique des facture clients
Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS**, avant d’être envoyées à vos clients et archivées pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique à valeur probante. Vous transmettez vos factures dématérialisées via un accès sécurisé à vos clients en toute conformité, facilement et rapidement. Avec l’utilisation d’une signature électronique, vous n’êtes pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d’audit.
Lors du dépôt et de l’envoi d’une facture électronique, le format Factur-x est pris en compte par Zeendoc. Ce format mixte est une facture lisible sous format PDF, pour un traitement classique par un utilisateur et un fichier structuré XML contenant toutes les données essentielles permettant aux systèmes d’information de procéder à un rapprochement comptable automatisé. Ce système va faciliter vos transactions à l’international en s’affranchissant des barrières de la langue.
L'ENVOI DÉMATÉRIALISÉ
Historique et suivi client
La transmission sécurisée permet une traçabilité optimale des envois et des consultations mais aussi de pouvoir créer des alertes pour suivre en temps réel le traitement des factures à envoyer, non reçues ou non consultées. En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre client. Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreur ou d’oubli.
Recouvrement et amélioration de la trésorerie
La dématérialisation entraine aussi un traitement plus rapide de vos clients, un suivi du paiement et permet une diminution du délai moyen de paiement des factures améliorant ainsi votre trésorerie.
Elle permet également un gain de productivité significatif. Les services comptables consacrent à peu près un tiers de leur temps à la saisie manuelle des factures.
L’automatisation du processus de recouvrement permet d’anticiper avec l’envoi automatique de pré-relances quelques jours avant l’échéance de la facture, d’adapter une stratégie de relance selon la typologie de clients, de centraliser les informations clients (factures, messages, historique...),
La résolution des litiges s’accélère et, en parallèle, l’expérience client s’améliore.
Passerelle vers votre logiciel : Importation des écritures comptables dans vos journaux de vente.
Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable et les écritures sont exportés vers votre logiciel comptable, au format adapté.
AIDE À LA DÉCISION
Zeendoc archive tous les documents de votre organisation. Une fois archivées, les informations contenues dans ces documents sont collectées afin de vous aider à prendre de meilleures décisions et créer de la valeur.
L’export-Excel
Le système de lecture intelligente des documents permet d’extraire facilement des données-clés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des commandes, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord.
LA PRODUCTION DE GRAPHIQUES
Choisissez les champs de comparaison et de valeurs, ainsi que le type de graphique que vous souhaitez. Pour un reporting financier (ex. facturation par clients…) Les résultats s’affichent sous forme de graphique.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
Bénéficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME