Comment Zeendoc est devenu un outil incontournable pour tous les services de l’hôtel : interface avec les cabinets comptable, RH et fichier clients à la réception

L'établissement

Hôtel 4****, ancienne demeure du Duc Pozzo di Borgo, l’hôtel est situé au coeur de l’ancien quartier du Dôme à Ajaccio. Il compte 42 chambres et 12 personnes y sont employées dont 5 utilisent quotidiennement Zeendoc.

Témoignage recueillis auprès de Sandrine Mennouvrier, directrice adjointe.

Le besoin

En 2011, suite à un changement de cabinet comptable nous avons souhaité fluidifier les échanges d’informations, le nouvel expert nous a suggéré la solution Zeendoc.

La mise en place

L’avantage de la solution accessible en ligne est qu’elle ne nécessite pas d’installation, le paramétrage et la formation se sont déroulés en moins d’une journée.

J’ai pu reproduire l’organisation de mes classeurs pour trouver rapidement mes marques et l’indexation automatique m’a permis de numériser et classer rapidement mes archives.

Le résultat

La facilité d’accès, le gain de temps réalisé durant les phases de classement et dans les recherches, m’ont séduit immédiatement. Je demande désormais à tous mes fournisseurs de me faire parvenir leurs factures au format numérique et je les dépose directement.

La comptabilité et les RH sont entièrement dématérialisées, je ne conserve plus aucune archive ! Je gagne du temps à la saisie, à la recherche et le cabinet comptable puise directement dans Zeendoc les informations que je lui rends accessibles.

Nous avons pu façonner Zeendoc sur mesure, c’est devenu un outil spécifique, adapté à notre réalité et à notre façon de travailler

Développer l'utilisation de Zeendoc

J’ai rapidement souhaité étendre l’utilisation à la réception avec la création d’un fichier pour accélérer les recherches relatives au suivi client : c’est parfait ! Nous avons réduit le volume d’impression de 80% environ.

Nous sommes désormais 5 à utiliser Zeendoc. Les veilleurs de nuit, qui réalisent une bonne partie des enregistrements, et les réceptionnistes préfèrent largement cette méthode à la manipulation de tout le papier qui nous encombrait les bureaux et les étagères...

palazzu

Les employés saisonniers s’adaptent facilement, la prise en main est immédiate. Accéder aux informations des différents services, à un historique client, retrouver rapidement les dossiers devient tellement plus simple.

Zeendoc contribue à donner une excellente image de l’établissement, quelle que soit la requête du client nous avons la réponse immédiatement. Une demande de duplicata de facture par exemple : en 3 clics nous envoyons un email avec un lien de téléchargement... c’est rapide, efficace et très professionnel.

Nous avons confié la gestion de la RH à un cabinet spécialisé, en quelques minutes j’ai pu lui envoyer des années d’historique par mail grâce à la fonction de partage

Zeendoc au futur...

Nous allons améliorer l’organisation du classeur relatif à la réception pour obtenir un résultat « Zéro papier ». J’aimerais aussi archiver une bonne partie des emails pour profiter du système de classement par index, tellement plus confortable que ces arborescences interminables.