Mairie de saint felix de lodez

 « L’utilisation de Zeendoc a permis la mise en place du télétravail et l’accès à distance à une base documentaire unique ».

MAIRIE DE SAINT-FELIX-DE-LODEZ

Situation : 

Le village de Saint-Felix-de-Lodez de 1200 habitants se situe dans le département de l’Hérault et sa mairie se compose de 3 administratifs, 5 techniques, 3 agents des écoles et 2 contractuels. La commune a pour mission, au travers de son action publique et de son administration générale, de satisfaire les besoins quotidiens de sa population tout en conciliant les impératifs liés à la bonne gestion des deniers publics.

Nombre d’employés : 13 

Nombres d'habitants : 1200 

Témoignage : Monsieur Kevin CLAIN, Secrétaire Général

Monsieur CLAIN est le collaborateur du maire et des conseillers municipaux, il se charge de la mise en œuvre des politiques décidées par l’équipe municipale. Il organise les services de la commune, s’occupe des budgets et gère les ressources humaines de la collectivité.

 

LES BESOINS 

La commune, et les administrations publiques de manière générale, sont confrontées à un volume très important de courriers et d’informations sur support papier ou numérique. Dans un contexte grandissant de dématérialisation et avec le souci de préparer le passage à la numérisation, la mairie cherchait un outil intuitif et performant capable d’archiver et de référencer toutes ces informations. Nous voulions éviter la perte des documents qui circulent tout en facilitant la gestion et la recherche de ces derniers. Il était impératif que cet outil facilite le partage des données entre les agents administratifs et les élus afin de limiter au maximum le recours à l’impression, facilite la prise de décision et le gain de temps grâce à la recherche rapide dans les archives.

 

Centralisation des documents entrants, classeur Courrier, Factures, Actes administratifs… tout est accessible à distance et en toute mobilité

 

LA MISE EN PLACE

  • La solution GED Zeendoc a permis de centraliser tous les documents entrants à la mairie dans un classeur « Courrier » auquel l’agent en charge du courrier, le responsable technique et les élus ont accès. La solution Zeendoc nous permet d’attribuer des droits d’accès sécurisés accessibles en toute mobilité avec une connexion internet à nos agents et élus sans limitation de nombre. Tous les documents, papier ou numérique, peuvent être déposés à tout moment dans ce classeur par une numérisation classique, un simple transfert de mail ou par l’utilisation de l’application mobile. 
    • Le transfert, le partage, ou l’archivage de ces documents est possible par la voie numérique et évite les impressions. Grâce à l’export Excel nous pouvons éditer facilement et rapidement le registre du courrier. 
  • Une fois familiarisés avec le logiciel et convaincus par son côté facilitateur de vie, nous avons développé d’autres utilisations avec des classeurs différents.
    • La création d’un classeur « Factures » permet de déposer toutes les factures reçues via Chorus Pro et de faire un suivi des factures à traiter accessible à tous les agents et élus en temps réel. 
  • Un archivage des différentes décisions et actes administratifs de la collectivité a été mis en place dans un classeur « ACTES ». Nous y intégrons les décisions, PV des conseils municipaux, arrêtés, documents budgétaires de la commune afin de faire un archivage sécurisé de ces documents et en un clic nous faisons l’export Excel pour créer nos registres administratifs.
  • Le suivi automatique des contrats de nos prestataires dans un autre classeur et les alertes dans les boites mail permettent de ne plus oublier les différentes échéances pour le renouvellement ou la résiliation. 

 

Une fois la solution utilisée, le gain parait évident et on ne peut plus s’en passer, surtout aujourd’hui avec la mise en place du télétravail

 

LES RÉSULTATS

Nous avons fait preuve d’un peu de rigueur pour tout intégrer dans le logiciel et pour numériser l’ensemble des documents entrants en mairie mais le gain de productivité par la suite a été important. 

  • Des transferts de documents volumineux rapides et sécurisés
  • Le télétravail a pu être mis en place grâce au traitement des factures et d’autres dossiers qui peuvent maintenant se faire de partout. Dans le contexte actuel lié à l’épidémie du COVID-19, le logiciel GED Zeendoc joue un rôle essentiel dans le Plan de Continuité de l’Activité en permettant aux personnes de télétravailler dans de meilleures conditions. 
  • Plus de la moitié des agents administratifs disposent d’un accès à Zeendoc et nous allons l’étendre aux nouveaux élus puisque le nombre d’utilisateurs n’est pas limité.
  • Le logiciel est intuitif et la formation permet aux agents d’y adhérer facilement. 

 

LES BÉNÉFICES 

  • L’utilisation du papier est en forte diminution. Notre consommation de papier est presque divisée par deux sur l’année.
  • Gain d’espace car beaucoup de documents papiers sont détruits une fois numérisés et archivés de façon sécurisée tout en étant accessible tout moment. 
  • Gain de temps dans la recherche des documents. 
  • Centralisation des documents dans un même endroit qui évite les déplacements entre les services et permet aux équipes techniques situées ailleurs dans le village d’y avoir accès.

 

Un outil accessible, ergonomique et adaptable pour une collectivité

 

LE FUTUR 

Nous souhaitons mettre en place le circuit de validation des notes de frais quand nos agents partent en formation ainsi que la mise à disposition des bulletins de salaire électroniques.