Zeendoc facilite la gestion des documents d'une agence

Avec Zeendoc, la dématérialisation de vos documents va permettre de réduire considérablement l’espace occupé par les archives dans vos locaux, le temps passé au classement ainsi que le coût de la sécurisation.

Gestion locative, vente de biens, la solution GED Zeendoc vous permet de mieux contrôler, rechercher et partager l’ensemble de vos informations. Tout en vous apportant un niveau inégalé de sécurité et de confidentialité.

Numérisez et sécurisez vos documents

La dématérialisation des documents en entreprise est un véritable enjeu d'efficacité et de productivité.

En tant que professionnels de l’immobilier, vous êtes amené à conserver de nombreux documents papier au quotidien :

  • Courriers,
  • Contrats,
  • Etats des lieux,
  • Pièces justificatives…

Cette contrainte est source de réelles problématiques d’archivage, de partage de l’information et de sécurité.

La dématérialisation de vos documents va vous permettre de réduire l’espace pris par vos archives dans vos locaux, le temps passé à leur classement et le coût de leur sécurisation.

Avec un espace unique et sécurisé nous garantissons la pérennité et la sécurité de votre base documentaire.

Gagnez en efficacité en étant plus mobile

Notre application mobile permet le dépôt, l’accès ou la diffusion instantanées de documents en tout lieu et à tout moment : vous stockez, retrouvez ou partagez l’information en quelques secondes.

Accédez facilement à l’information

Répondre rapidement à un client ou un prospect sur la situation de son dossier est un gage de qualité et un avantage concurrentiel important dans une activité de service telle que la vôtre.

Avec son système de classement automatique et sa recherche par index, la gestion électronique des documents permet un accès instantané aux données contenues dans vos documents : Une information précise sur un propriétaire, visualiser l’historique complet d’un bail, le dernier modèle d’un document.

Une communication plus efficace et plus fluide

Vous échangez quotidiennement des informations avec des partenaires impliqués dans vos actions locatives et d’achat/vente. Notre GED permet aux utilisateurs autorisés le partage de documents, quel que soit leur taille et leur format.

Surveiller les échéances et automatiser les relances

Ne pas rater un renouvellement de bail ou de mandat, une assurance échue (gestion locative) sont des problématiques commerciales et juridiques importantes et qui demandent de l’organisation et du temps pour être bien suivis.

Notre solution permet de mettre en place des alertes et d’être instantanément mis au courant d’un mandat à renouveler ou d’une assurance à échoir. Il est même possible de recevoir un e-mail automatique lorsqu’un nouveau document est en alerte.

Loi ELAN et la signature électronique

Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique, le contrôle des pièces manquantes…et de prouver en cas de litige l’identité des signataires, l’heure de dépose des documents non modifiables et toute la piste d’audit fiable.