Syndic

Gestion des courriers entrants

La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement des courriers entrants.

  • Archivage et classement automatique des documents ;
  • Plus de saisie, plus d’erreur…
  • Centraliser et associer l’ensemble des documents d’une copropriété ou d’un copropriétaire et partager les informations avec les services concernés ;
  • Recherche multicritères pour retrouver rapidement et facilement tous vos documents ; 
  • Export vers Excel de vos contrats, factures, pour, par exemple, l’élaboration de vos budgets annuels ou de votre rapport aux copropriétaires.

Une recherche plus efficace

Avec son système de classement automatique et sa recherche par index, La solution ged permet un accès instantané aux données contenues dans vos documents :

  • Une information précise sur un immeuble ;
  • L’historique complet d’un propriétaire ;
  • Le dernier modèle d’un document.

Partage et échange

Notre application mobile permet le dépôt, l’accès ou la diffusion instantanés de documents en tout lieu et à tout moment :

  • Vous stockez ;
  • Retrouvez ;
  • Partagez l’information en quelques secondes.

La Gestion électronique de documents Zeendoc permet à un syndic de donner un accès en ligne aux copropriétaires à un espace sécurisé et confidentiel (droits d’accès par profil à chaque copropriété et copropriétaire).

Notre solution améliore le partage de l’information entre les gestionnaires, les fournisseurs et les propriétaires. Profitez d’une solution adaptée à votre métier avec un nombre illimité d’utilisateurs et la capacité d'accès en quelques secondes.

GED syndic
Ged Syndic

Gestion des courriers sortants

Gagnez du temps et faites des économies avec notre service d’envoi automatisé de courriers.

Pour l’envoi de documents, vous choisissez le type d’envoi (courrier électronique et/ou postal) en fonction des destinataires et des types de documents, tout est programmé, rien n’est manuel.

La GED Zeendoc permet aussi aux utilisateurs autorisés le partage de documents, quel que soit leur taille et leur format en toute sécurité.

Surveiller les échéances et automatiser les relances

Notre solution ged Zeendoc permet de mettre en place des alertes pour l’envoi dans les délais des convocations et des PV, d’être instantanément mis au courant d’un mandat à renouveler ou d’une assurance à échoir

Comptabilité Syndic

La solution GED Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration comptable de vos propres factures.

Notre solution vous apporte :

  • Une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, de vos clients, propriétaires.
  • Une amélioration du circuit de traitement et de paiement
  • Une gestion des factures avec lecture automatique des informations pertinentes et proposition d’imputation comptable selon vos critères
  • Une intégration des écritures dans votre logiciel comptable

Réglementation

La loi ALUR

Vous fournissez à chaque copropriétaire un accès personnel à ses propres documents et un accès partagé aux informations collectives. L’envoi en masse d’e-mail permet de réduire le temps passé à la diffusion de comptes rendus et courriers divers.

La loi ELAN

La loi Elan a fixé par voie de Décret (Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019)  la liste minimale des documents dématérialisés accessibles depuis un espace sécurisé en ligne. Cette liste sera applicable à compter au 1er juillet 2020 : carnet d’entretien, diagnostics techniques, contrats d’assurance, contrats de syndic, contrats d’entretien, PV des AG… et par copropriétaire : compte individuel, budgets prévisionnel et charges courantes… relevé des charges…

loi alur