L’immobilier est un secteur aux acteurs très variés réactif et réglementé.

De nos jours le numérique est appliqué à tous les secteurs, y compris à l'immobilier.

Pour ce secteur, cela facilitera tous les échanges basés sur des documents papier. Il n'est plus nécessaire par exemple de signer certains documents en personne car ils peuvent être signés à distance. Les lois ALUR (Acquisition de Logements et Urbanisme Rénové) et ELAN (Evolution du Logement et Développement Numérique) ont été promulguées avec des solutions proposées pour parvenir à une dématérialisation efficace de l'immobilier.

En plus du respect des exigences réglementaires, Zeendoc aide les acteurs de ce secteur qui brassent beaucoup de données dans l’archivage numérique, le classement automatique, la recherche rapide, la diffusion en interne et en externe en un clic... Un gain de temps plus qu’appréciable pour des professionnels en permanence sous pression et en mobilité.

Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches :

  • Gestion de votre structure
  • Traitement des courriers entrants et sortants
  • Partage et échange de l’information
  • L’offre Zeendoc et la loi ELAN

Gestion de votre structure

Avec Zeendoc, la dématérialisation de vos documents va permettre de réduire considérablement l’espace occupé par les archives dans vos locaux, le temps passé au classement ainsi que le coût de la sécurisation.

  • Archivage en un espace unique et sécurisé des documents relatifs à une gestion locative, vente de biens, copropriété (courrier, contrat, bail, acte de vente, état des lieux, pièce justificative)
  • Classement automatique qui évite la saisie et les erreurs
  • Centralisation et association de l’ensemble des documents d’une copropriété, d’un copropriétaire, d’une transaction et partage des informations avec les services concernés
  • Recherche rapide et intuitive grâce à un moteur de recherche multicritère (par mot, client, copropriété, adresse, collaborateur, date de signature). Accès instantané aux données de vos documents (information précise sur un immeuble, historique d’un propriétaire ou d’un bail, dernier modèle d’un document)
  • Mise en place d’alerte pour surveiller les échéances, automatiser les relances (envoi des convocations, renouvellement d’un mandat ou bail, assurance échue)   

Traitement des courriers entrants et sortants

La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement de vos courriers.

  • Archivage et classement automatique des documents des courriers entrants
  • Centralisation, liaison et contrôle de la complétude des documents d’un dossier (d’une copropriété, un copropriétaire, une transaction …)
  • Export vers Excel de vos contrats, factures, pour l’élaboration de vos budgets annuels, votre rapport aux copropriétaires et loueurs
  • Gain de temps et d’argent avec notre service d’envoi automatisé de courriers
  • Pour l’envoi de documents, vous choisissez le type d’envoi (courrier électronique et/ou postal) en fonction des destinataires et des types de documents, tout est programmé, rien n’est manuel
  • La GED Zeendoc permet aussi aux utilisateurs autorisés le partage de documents, quel que soit leur taille et leur format en toute sécurité (pratique pour les PV d’AG !)

Partage et échange de l’information

La GED Zeendoc met à votre disposition une base documentaire unique pour partager et échanger de l’information avec vos collaborateurs, copropriétaires, prestataires …

  • Nombre illimité d’utilisateurs avec une gestion des droits qui permet de donner un accès en ligne à un espace sécurisé et confidentiel (à des intérimaires par exemple…)
  • Application mobile qui permet le dépôt, l’accès ou la diffusion instantanés de documents en tout lieu et à tout moment lors d’une AG, visite, signature …

L’offre Zeendoc et la loi ELAN :

L’espace sécurisé :

La loi Elan a fixé par voie de Décret (n° 2019-502 du 23 mai 2019) la liste minimale des documents dématérialisés accessibles depuis un espace sécurisé en ligne. Cette liste est applicable depuis le 1er juillet 2020 : carnet d’entretien, diagnostics techniques, extraits du règlement de copropriété, contrats d’assurance, contrats de syndic, contrats d’entretien, PV des AG… et par copropriétaire : compte individuel, budgets prévisionnels et charges courantes… relevé des charges…

La signature électronique :

Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique, le contrôle des pièces manquantes…et de prouver en cas de litige les signataires, l’heure de dépose des documents non modifiables et tout un chemin de preuve.