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mardi 10 août 2021

La signature numérique, tout ce qu’il faut savoir

Également appelée e-signature, signature sur ordinateur ou encore signature numérique, la signature électronique fait désormais partie du quotidien de la gestion RH.

Dans une démarche de modernisation de la gestion des documents d’entreprise, de plus en plus de services mettent en place ce type de validation. Plus rapide et tout aussi fiable que sa version manuscrite, la signature électronique fait gagner un temps précieux en productivité aux entreprises ainsi qu’aux services RH. Cependant, la mise en place de ce type de signature ne s’improvise pas. Au-delà d’être générée par un logiciel reconnu, ce type de signature électronique (et plus généralement toute transmission électronique officielle) doit avant tout répondre au Règlement eIADS. Mais que dit cette réglementation ? Existe-t-il des différences entre signature électronique et signature numérique ? Quels sont les avantages de chacune des méthodes de validation de document ? Zeendoc a réuni ici les principales informations à connaître sur la signature électronique, désormais présente dans notre quotidien.

la-signature-électronique

La différence entre signature électronique et signature numérique

Nombreux sont celles et ceux qui pensent qu’il n’y a pas de différence entre une signature numérique et une signature électronique. Pourtant, ces deux types de signatures ont une portée législative différente. Pour simplifier, on désigne par « signature numérique » toute signature qui peut être envoyée de manière dématérialisée. Par exemple, lorsqu’une signature manuscrite peut être scannée, ajoutée à un document Word et transmise par mail, il s’agit d’une signature numérique. Certains affirment même que la signature présente sur votre mail peut être considérée comme un type de signature numérique à part entière.

Concernant la signature électronique, cette dernière a une portée légale plus importante qu’une signature numérique classique. Comme expliqué précédemment, la e-signature répond à des normes de sécurité européennes très strictes. Elle n’est réputée conforme qu’à partir du moment où elle confirme l’identité du signataire et l’intégrité du document signé (c’est-à-dire qu’il n’existe aucune possibilité de falsification).

Mais attention ! La signature manuscrite, la numérisation de cette dernière de manière à créer une signature numérique et la signature électronique indépendante ont toutes une valeur légale, même si la signature électronique reste celle ayant le plus de poids face aux autres. Ce n’est qu’en cas de litige concernant cette e-signature que les tribunaux compétents apprécient ou non le caractère plein et entier du consentement acquis par la signature du document.

La signature électronique VS la signature manuscrite

La signature manuscrite est sans aucun doute la plus reconnaissable, puisqu’au-delà de son rôle de confirmation de lecture du document signé, elle révèle également des traits caractéristiques. En entreprise, il n’est pas rare que la quantité de documents à faire signer soit telle qu’elle devienne chronophage. En outre, le principal intéressé (client, dirigeant d’entreprise...) doit être présent pour apposer sa signature, et donc oblige à un délai supplémentaire.

Parmi les solutions de Gestion Électronique de Documents (ou GED), le logiciel de signature électronique offre la possibilité de s’assurer d’un consentement total lors de la signature de nombreux documents. Garantissant la fiabilité de l’échange dématérialisé, ce type de logiciel permet d’obtenir rapidement une signature électronique fiable et sécurisée. En cas de litige éventuel, cette signature électronique a exactement la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, contrairement à une signature numérique classique qui justifiera moins le consentement aux yeux de la loi.

Afin de s’assurer du consentement plein et entier du signataire, le logiciel ne garantit une signature électronique officielle qu’une fois certaines étapes validées. Ces étapes justifient de l’identité du signataire par plusieurs contrôles (réception d’une confirmation par mail ou par téléphone, lecture d’un test CAPTCHA, réponse à une question de réflexion comme une addition ou une soustraction…). Le document signé pourra notamment être imprimé ou généré au format .PDF afin d’être consulté au besoin.

Que dit le règlement eIADS concernant la validité (ou non) d’une signature électronique ?

Lorsque l’on parle d’une signature électronique, on évoque régulièrement le règlement n° 910/2014/UE de l’eIADS. Portant sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, cette réglementation a été adoptée le 23 juillet 2014. Depuis cette date, l’ensemble des échanges numériques donnant lieu à un recueil de consentement (qu’il soit dans un but financier ou non) doit être réalisé par un logiciel ou une prestation de services reconnu par l’ANSSI.

L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information se charge d’établir la liste des services ou des tiers dits « de confiance », c’est-à-dire habilités à recueillir le consentement et à en produire une signature électronique légale et authentique, comme Zeendoc. Afin de garantir la légalité d’un document signé électroniquement, il est primordial que ce dernier soit établi sous garantie de l’ANSSI. Le prestataire a l’obligation de vous fournir son attestation de conformité sur simple demande de votre part.

Enfin, le règlement eIADS rappelle les différents services de confiance qui répondent aux normes de sécurité européennes. Ainsi, un logiciel de signature électronique reconnu officiellement permet entre autres :

  • De délivrer des certificats de conformité de signature électronique
  • De valider la portée juridique de ce type de signature
  • De conserver les documents signés numériquement
  • De fournir une preuve horodatée d’un envoi...

Ce règlement permet également d’uniformiser les transactions électroniques sur le marché européen, afin d’améliorer la qualité des échanges entre pays de l’Union européenne.

la-signature-électronique

Grâce à toutes ces informations, la signature électronique n’aura bientôt plus de secret pour vous. Afin d’améliorer la gestion RH de votre entreprise, Zeendoc se tient à votre disposition pour vous proposer de nombreuses solutions de gestion électronique de documents. Logiciel GED complet ou seulement certains services spécifiques (archivage électronique, dématérialisation des dossiers clients et RH, prise en charge de bulletins de salaire électroniques…), n’hésitez pas à vous rapprocher de nos conseillers pour trouver la méthode qui correspondra le mieux à vos besoins.

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