La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Formulaires

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Application Mobile

Découvrez Zeendoc sur smartphone et tablette.

Numérisation de vos documents d'entreprise

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

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Green & Zen comme Zeendoc

LA Dématérialisation FAIT PARTIE DE LA

TRANSITION ÉCOLOGIQUE

La dématérialisation représente un enjeu majeur dans la transition vers une économie plus respectueuse de l'environnement. En adoptant une approche zéro papier, les entreprises peuvent réduire leur impact environnemental tout en profitant de nombreux avantages.

Les avantages de la dématérialisation des documents

 

Zéro Papier

La dématérialisation permet d'éviter les impressions inutiles et de réduire la pollution liée à la production de papier (consommation d'eau, utilisation de chlore pour le blanchiment, etc.). En effet, 75 % des déchets d'une entreprise proviennent des déchets papier*, et plus de 900 000 tonnes* de déchets de papiers sont générées chaque année par les entreprises françaises.

Accessibilité des Données

Les données sont stockées sur 50 serveurs mutualisés et accessibles 24h/24 et 7j/7, ce qui facilite le télétravail et les activités à distance, tout en réduisant l'impact des transports. Le résultat : un numérique déjà responsable tout en permettant une meilleure productivité

Meilleure Collaboration

Le partage et les échanges de documents numériques facilitent la collaboration entre les employés et augmentent la productivité. Chaque salarié perd en moyenne 8 heures par semaine à trier des documents papier. Passer au 100% numérique, c'est aussi le sujet de la future réglementation sur la facture électronique 2024 qui facilitera la transparence des échanges et paiements entre entreprise.

Gain d'espace

La dématérialisation permet de gagner de l'espace en libérant des mètres carrés auparavant dédiés à la conservation des archives papier, réduisant ainsi l'artificialisation des sols liés à la construction de bâtiments et à la consommation d'électricité pour la climatisation tout en permettant retrouver rapidement ses documents et en protégeant le patrimoine de son entreprise.

Qu'est-ce qu'une GED Bas Carbone ?

Une GED bas carbone est une solution de gestion électronique de documents qui limite ses émissions de CO2 grâce à plusieurs actions :

  1. Réduction de l'infobésité : Mise en place de fonctionnalités pour limiter la surcharge d'informations.
  2. Cloud Ecologique : Mutualisation des serveurs, utilisation de datacenters certifiés ISO 50001 pour optimiser la consommation d’énergie et d'un cloud français pour réduire les distances parcourues par les données.
  3. Captation des émissions de CO2 : Établissement d'un bilan carbone, financement de forêts françaises en partenariat avec Ecotree pour créer des puits de carbone sur le long terme, et certification de la démarche par Bureau Veritas.

Une GED responsable est également consciente de son impact carbone et le partage en toute transparence avec ses utilisateurs grâce à des outils tels que Zeencalculette. Enfin, elle partage les bénéfices de cette démarche avec ses clients en leur proposant d'obtenir un badge GED bas carbone, concernant la preuve de la captation d’une partie des émissions liés à l’utilisation de la GED par ses utilisateurs.

*Sources : Ademe / Recygo

Le programme ZeenPlanet en détail

Le programme ZeenPlanet est une initiative lancée par Sages Informatique, la société qui développe la solution de Gestion Électronique des Documents (GED) Zeendoc. Cette approche offre aux petites et moyennes entreprises (TPE/PME) utilisant le logiciel Zeendoc la possibilité de diminuer automatiquement l'empreinte carbone liée à leur gestion documentaire.

1

Bilan Carbone

2

Forêt Ecotree

3

Certification Carbone

4

Planet Tech'Care

5

ISO 50001

1. LE BILAN CARBONE DE LA SOLUTION ZEENDOC

Sages Informatique a choisi de manière volontaire (sans aucune obligation légale actuelle pour les entreprises de notre taille) de poursuivre une croissance responsable, en conciliant le domaine numérique et l'écologie, et en minimisant nos émissions de carbone. Dans cette optique, nous souhaitons offrir à nos clients notre solution de gestion électronique de documents (GED) à faible empreinte carbone, Zeendoc.

Afin de concrétiser ces objectifs, il était essentiel de mesurer notre empreinte carbone. Nous avons donc fait appel à Avvena, un cabinet de conseil engagé dans la Clean Tech. Cette entreprise combine expertise sur le terrain et nouvelles technologies pour proposer des solutions en adéquation avec la stratégie nationale bas-carbone, ainsi qu'avec l'adaptation au changement climatique de manière plus générale.

+ d’informations sur https://avvena.fr/ et sur https://www.ademe.fr/

2. Notre partenariat avec EcoTree

Lors du lancement du Green Projet en 2020 et pour marquer les 20 ans de Sages informatique, s’associer à EcoTree, une PME Française pour un partenariat était une évidence, et un choix répondant à des ambitions futures de se diriger vers une transition écologique. Cette année marque donc un tournant majeur pour Sages Informatique.

Notre aventure humaine s’est inscrite dans une démarche durable grâce à des actions dans des forêts gérées et entretenues tout au long de leur vie par des forestiers. En 2020, 1330 arbres ont été plantés grâce à cette collaboration. A ce jour, c'est plus de 3000 arbres qui peuplent la forêt ZeenPlanet. Ce partenariat global avec Ecotree se base sur 3 points essentiels : la biodiversité, la qualité de l'air, l'économie locale.

 

3. La Certification puits carbone

La certification Bureau Veritas France confirme que le programme ZeenPlanet, réalisé en partenariat avec EcoTree, assure un calcul fiable de la captation carbone. Cette certification atteste de la validité du programme et inclut les éléments suivants ::

  • Une quantification précise de la superficie forestière concernée.
  • La vérification par Bureau Veritas des données et des méthodes de calcul utilisées.
  • Une action claire, précise et documentée dans le cadre du programme ZeenPlanet.

    4. Notre partenariat avec Planet Tech'Care

    Le programme Planet Tech'Care, lancé par NUMEUM (anciennement Syntec Numérique & Tech In France), est une plateforme qui vise à mettre en relation les entreprises souhaitant s'engager activement dans la réduction de l'empreinte environnementale causée par le numérique. Planet Tech care est la première organisation professionnelle française regroupant plus de 850 signataires liés à l'écosystème technologique.  Sages Informatique a rejoint ce programme parce que nous sommes conscients de l'impact du numérique sur l'environnement et que nous souhaitons éviter de remplacer une pollution papier par une pollution numérique.

    Pour plus d'informations, vous pouvez vous rendre sur le site https://www.planet-techcare.green/.

    5. LE RESPECT DE LA NORME ISO 50001 

    Chez Sages Informatique, nous reconnaissons que les arbres jouent un rôle crucial dans la capture du CO² à long terme. C'est pourquoi nous conservons les données de nos utilisateurs pendant des périodes légales dans le cloud, sur 50 serveurs français sécurisés, fonctionnant grâce à des sources d'énergie verte. Cette approche est ce que l'on appelle le "green IT" ou l'"hébergement Web vert". Nous nous engageons à utiliser des datacenters respectueux de l'environnement, qui sont alimentés par de l'énergie hydroélectrique, réduisant la consommation d'eau pour le refroidissement et favorisant l'économie circulaire.

    Pour plus d'informations sur nos pratiques, vous pouvez visiter le site https://www.equinix.fr/data-centers/design/green-data-centers et https://www.scaleway.com/en/environmental-leadership/.

    UNE Démarche rse en constante évolution

    LA PROTECTION DE LA BIODIVERSITÉ MARINE

    En collaboration avec EcoTree, Sages Informatique participe à un projet de recherche marine basé au Sanctuaire Pelagos visant à étudier le Dauphin de Risso, une espèce fortement affectée par les activités humaines, et à mettre en place des mesures de protection. Ce projet se déroule en trois phases : approfondissement des connaissances sur l'espèce, sensibilisation aux enjeux et mise en place d'actions ciblées pour la préservation de l'espèce.

    Le Dauphin de Risso mesure environ 3 mètres et pèse entre 250 et 400 kg. Les jeunes individus sont gris, mais au fil du temps, leur corps se couvre de cicatrices dues aux combats amoureux et aux interactions sociales. Ainsi, les individus les plus âgés (vers 40 ans) deviennent entièrement blancs. Ces mammifères marins ne possèdent pas de rostre.

    On estime qu'environ 3 000 individus vivent dans le nord-ouest de la Méditerranée, principalement dans des zones situées entre 600 et 1 000 mètres de profondeur, telles que le talus continental et les environs des falaises et canyons sous-marins. Leur régime alimentaire est composé principalement de calmars, et ils sont souvent observés tout au long de l'année dans le Sanctuaire Pelagos.

    Arbres plantés

    0

    Quantité de CO2 économisée

    0

    Zeendoc, partenaire Ecotree

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