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GED - Gestion électronique de documents

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Accueil » Actualités » Actualités » Dématérialisation et GED en TPE et PME : un investissement dans l’air du temps aux multiples bénéfices

Dématérialisation et GED en TPE et PME : un investissement dans l’air du temps aux multiples bénéfices

mercredi 3 janvier 2024

Contrairement aux idées reçues, la comptabilité n'est pas une matière figée et vieillotte. Il en va de même pour tous les processus administratifs de l'entreprise, qu'il s'agisse des flux d'achat ou de vente. Découvrez comment et pourquoi un investissement dans la dématérialisation avec un logiciel comme Zeendoc contribue à la modernisation de votre entreprise. Vous comprendrez les multiples bénéfices d'une gestion numérique de vos documents, la garantie d'obtenir un bon ROI (retour sur investissement) pour un tel projet.

Zeendoc, une gestion électronique des documents complète pour les entreprises

Zeendoc, solution de gestion et d'exploitation des documents (dont les factures) au format numérique, accompagne les PME et TPE depuis de nombreuses années. Nous répondons à tous les besoins de modernité des professionnels notamment dans le cadre de la facturation électronique obligatoire entre les entreprises.

Processus GED de Zeendoc pour les documents en entreprise

Zeendoc est une application de gestion électronique des documents (GED). Sur notre plateforme, les entreprises centralisent, classent et exploitent automatiquement toute leur base documentaire, quel que soit le format des documents à l'entrée.

Nos solutions pour dématérialiser, indexer, stocker et archiver chaque information vous garantissent un traitement en toute sécurité. Nous proposons l'intégration automatique des écritures en comptabilité. Nous réalisons le contrôle d'intégrité et le cryptage des données. Nous effectuons des sauvegardes redondantes.

Associé à l'atelier de numérisation des documents au format papier, SCAN Center, Zeendoc apporte toute la chaîne de traitements nécessaires sur le plan administratif.

Zeendoc, une solution de dématérialisation qui vous accompagne vers la facture électronique obligatoire dès 2026

En tant qu'acteurs effectifs de la dématérialisation des factures dans les entreprises, nous proposons déjà des services pour les flux de vente avec le secteur public. Grâce à notre connecteur, nous assurons l'intégration des factures électroniques dans le portail Chorus Pro.

Déjà opérateur de dématérialisation (OD), c'est tout naturellement que nous étendons notre offre de services pour la facture électronique obligatoire entre les entreprises privées. Nous proposerons plusieurs solutions en fonction des besoins de chaque entreprise :

  • intégration directe des factures dans le PPF (portail public de facturation) grâce à notre connecteur ;
  • association de Zeendoc (OD) à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) grâce à un partenariat privilégié.

Investissement dans la dématérialisation : un pas dans la modernité pour l'entreprise et ses collaborateurs

Réduire le papier en adoptant le format numérique aide l'entreprise à s'adapter aux évolutions sociétales et organisationnelles. La dématérialisation vous apporte clairement un vent de modernité et de nouvelles technologies.

Digitalisation des documents : un processus irréversible partout et pas seulement dans les entreprises

C'est souvent à titre personnel que nous avons tous connu les premiers documents dématérialisés. Les banques ont mis en place les coffres-forts numériques. Les entreprises ont suivi avec les bulletins de salaire. Avec l'explosion des ventes en ligne, la dématérialisation des commandes, des factures et des paiements s'est encore plus démocratisée. Vos clients vous sollicitent parfois pour passer à une solution digitale des flux. Des fournisseurs de grande taille vous proposent de récupérer vous-même les factures sur leur plateforme. Enfin, les administrations fiscales de nombreux pays dans le monde se préoccupent aussi de déployer des formats numériques de factures.

Le remplacement du papier par le format numérique, un atout pour l'environnement

Un investissement dans la dématérialisation c’est aussi répondre aux enjeux environnementaux. Toutes les sociétés se préoccupent désormais de leur démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises). Pour des actions concrètes en vue d'une politique plus durable, pensez à la réduction du papier.

Vous diminuez la quantité de déchets à trier et à recycler. Vous réduisez l'exploitation des arbres pour fabriquer le papier. En adoptant une solution GED bas carbone comme Zeendoc, vous ajoutez une autre pierre à cet édifice. Découvrez ainsi notre programme ZeenPlanet afin de compenser les émissions de gaz à effet de serre.

L'investissement dans la dématérialisation : une démarche qui facilite le travail à distance des équipes

La modernité c'est également le fait de travailler de partout, sans devoir se rendre au bureau pour consulter, traiter ou ranger des documents professionnels. Avec le développement du télétravail et du nomadisme, les collaborateurs cherchent des solutions pratiques. La dématérialisation en fait partie. Elle facilite l'accès à l'information pour tous, en un endroit unique, et à partir d'un simple smartphone. Un projet de GED contribue à séduire les jeunes générations nées avec le numérique.

Des données numériques pour un traitement plus rapide de l'information par tous les acteurs

L'accélération des décisions est une autre caractéristique clé de la modernité en entreprise. Les notifications et messageries internes remplacent les mails et pièces jointes. Les outils collaboratifs hébergés sur le cloud se développent, y compris pour la gestion de projets. Dans la même veine, la dématérialisation conduit à consulter, voire valider, un document en quelques clics. Elle participe à cette marche accélérée générale.

Lancer un projet de dématérialisation, une réponse aux souhaits de modernité des clients 

Investir dans la gestion électronique des documents contribue aussi à la modernité lorsque vous répondez positivement aux demandes de vos partenaires commerciaux. Ce sont souvent les clients qui vous sollicitent pour la mise en place d'un tel processus. Le fait d'opter pour des factures dématérialisées, même avant que la loi l'impose, montre votre proactivité et votre faculté d'adaptation.

Dématérialisation et facturation électronique : quels autres avantages à la clé ?

La dématérialisation avec Zeendoc vous apporte de nombreux autres bénéfices, organisationnels comme financiers. Voici pourquoi cet investissement se rentabilise vite en PME comme en TPE.

La réduction des coûts : un retour sur investissement (ROI) financier de la dématérialisation

Dès lors qu'on parle de ROI, c'est le gain financier qui vous vient à l'esprit en premier. Effectivement, un projet de dématérialisation et de GED comporte ce type d'avantages non négligeables. Les économies se situent à plusieurs niveaux.

Des gains de productivité effectifs dans le service comptabilité de l'entreprise, mais pas seulement

En optant pour un logiciel comme Zeendoc, de nombreuses équipes gagnent du temps. Or, le temps c'est de l'argent. Citons le service comptabilité, les RH, mais aussi l'administration des ventes, les achats, l'ensemble des collaborateurs de la supply chain, etc.

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Comparaison du coût de traitement pour une facture entrante et pour une facture sortante

Le client qui reçoit une facture fournisseur au format papier assume un coût de traitement compris entre 14 et 20 euros, de l'ouverture du courrier à l'archivage de la pièce. La même analyse conduit à constater un coût moyen de 5 à 10 euros pour une facture de vente papier. En adoptant la facture électronique, l'entreprise réduit en moyenne de 50 à 75 % ce coût financier. Le temps de traitement diminue d'environ 30 %. C'est autant de ressources disponibles pour d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le coffre-fort électronique du salarié : un coût d'envoi des documents dématérialisés moindre

L'expédition des bulletins de salaire au format papier à chaque salarié coûte également de l'argent. Au prix du courrier postal, ajoutez celui du papier, de l'impression, du classement et de la mise sous pli. En passant aux bulletins électroniques comme le propose Zeendoc, l'entreprise abaisse considérablement le temps de traitement et le prix de revient des fiches de paie.

Réduction de la surface d'archivage papier dans ou hors de l'entreprise

Enfin, une source de gain d'argent à ne pas négliger, ce sont les mètres carrés. Quand les archives papier débordent, souvent les entreprises se tournent vers une gestion externalisée de leur documentation. Plutôt que de louer des espaces de stockage pour du papier, mieux vaut adopter une solution GED et tout dématérialiser. En plus du gain financier que constitue la réduction des locaux, vous augmentez la sécurisation des données. Vous supprimez les risques comme la perte physique d'un document, sa destruction ou son vol.

Factures et documents électroniques : des processus achat et vente plus fluides

Les autres avantages concrets qu'apporte un investissement dans la dématérialisation se situent aussi dans la fluidification des échanges tant avec les clients qu'avec les fournisseurs.

Un rapprochement automatique des factures facilité par la mise en place de la dématérialisation

Idéalement, un projet de dématérialisation de la chaîne achat concerne tous les documents, pas seulement les factures. En effet, pour optimiser les atouts d'un tel processus, privilégiez le rapprochement automatique des bons de commande, de livraison, de réception et des factures. Zeendoc vous offre tous ces services sur sa plateforme. Nous apportons en effet des solutions pour la gestion intégrale de la dématérialisation du Procure To Pay

Une réduction des litiges fournisseurs et une accélération de leur traitement dans l'entreprise

Le rapprochement automatique des données entre la commande, la livraison et la facturation contribue à réduire les litiges. Du moins, il facilite leur identification et leur gestion. Les écarts se traitent grâce aux circuits de validation inclus dans les systèmes de dématérialisation. Par exemple, avec Zeendoc, les équipes de la comptabilité comme des achats accèdent au dossier fournisseur complet en quelques clics. 

Statuts de la facture électronique prévus par la réforme fiscale effective à partir de septembre 2026 : une accélération des paiements à la clé

La facturation électronique entre les entreprises oblige à communiquer entre clients et fournisseurs sur les statuts des factures. Il devient possible ainsi de suivre le cycle de vie de chaque document. Différents stades sont prévus : émission, réception, validation ou renvoi et paiement. Ce système évitera des échanges et relances pour vérifier si le client a bien reçu la facture, prévu son paiement, etc. À terme, un meilleur respect des délais de paiement devrait en ressortir.

Dématérialiser ses flux de factures et plus généralement l'ensemble de la documentation de l'entreprise contribue à rester moderne. Dans un monde toujours plus rapide, c'est aussi une manière de soigner son image vis-à-vis de ses clients et ses fournisseurs. Ne négligez pas non plus l'impact sur vos équipes, surtout que recruter et garder les talents devient une préoccupation majeure dans beaucoup de secteurs. Zeendoc vous apporte toutes les solutions pour dématérialiser vos données. En outre, vu le retour sur investissement à la clé, ce serait dommage d'attendre la dématérialisation obligatoire des factures ! 

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