GED BTP : La solution Zeendoc

Partage, dématérialisation et administration

Dans les domaines de la construction et des travaux publics, les entreprises sont soumises à de fortes contraintes de délais, de logistique et de maîtrise des coûts. Dès qu’un projet est planifié, de nombreuses personnes ou corps de métiers doivent intervenir et collaborer. De multiples documents doivent être produits, échangés, validés, signés entre les entreprises, la maîtrise d’ouvrage et les administrations.

Notre GED Zeendoc pour les métiers de la construction, c’est la garantie

  • De partager, valider ou diffuser tout type de document d’un dossier de chantier, afin de faciliter la collaboration entre les entreprises et les différents intervenants externes
  • De dématérialiser les échanges pour plus de réactivité (notamment pour le suivi des paiements) et de fiabilité
  • D’administrer les ressources humaines internes ou externes, temporaires, arrêts, accidents…

GED pour le BTP : Elle rend votre organisation efficace sur tous les pans de votre activité

Améliorer votre efficacité en simplifiant le partage

A la création de chaque chantier, un modèle de classement est proposé. Tous les documents papiers ou numériques (étude technique, planning, documents administratifs, marché...) y compris les e-mails peuvent être stockés et partagés via notre système de GED sécurisé.

Zeendoc vous aide à améliorer votre efficacité et à automatiser vos tâches répétitives. Notre solution simplifie le suivi de vos chantiers et les processus de facturation en minimisant les tâches manuelles et en réduisant le temps de recherche des documents archivés.

  • Gestion des documents électroniques : vos documents techniques et administratifs, factures, réglementations et normes
  • Suivi des échanges de documents : entre la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage et les sous-traitants
  • Archivage dans une base unique de tous les documents (compte-rendu, étude technique, indice de révision …) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adéquat
  • Centralisation et association de l’ensemble des documents d’une affaire, un chantier et partage instantané des informations entre les différents sites 
  • Utilisateurs illimités avec une gestion des droits et traçabilité et suivi des modifications sur les documents
  • Accès sécurisé à tous vos documents sur vos tablettes ou smartphones ou depuis vos sites nomades (chantiers)
  • Envoi automatique et dématérialisé des factures avec la possibilité de mettre en place un système d’alerte des échéances

Les Factures des multiples fournisseurs du BTP capturées, stockées et envoyées en paiement et en compta par la GED

Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration comptable de vos factures.

Notre solution s’impose donc comme un véritable outil de performance pour votre entreprise du bâtiment. La gestion des factures du BTP par un logiciel de GED implique de multiples avantages à court terme :

  • Une visibilité immédiate de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, un sous-traitant, un chantier
  • La mise en place d’un circuit de validation et de paiement
  • Un traitement des factures avec lecture automatique des informations pertinentes et proposition d’imputation comptable selon vos critères
  • Une intégration des écritures dans votre logiciel comptable
  • Une solution de partage et d’échange d’informations en interne ou avec vos fournisseurs
  • Envoi direct des factures de vos chantiers avec les collectivités publiques vers Chorus Pro via un connecteur intégré à Zeendoc

Grâce à la dématérialisation des factures, Zeendoc vous permet de :

  • Augmenter votre productivité dans la tenue de comptes avec la reconnaissance automatique des factures
    • Diminuer vos coûts rapidement grâce à une mise en place quasi immédiate
    • Disposer d’une solution moderne qui contribue à dynamiser votre entreprise
    • Recentrer vos ressources sur des missions à plus forte valeur ajoutée en gagnant un temps précieux

Logiciel GED et gestion des Ressources humaines dans le secteur du Bâtiment

  • L’utilisation du logiciel de GED Zeendoc permet un gain de temps considérable aux services RH de votre entreprise. Les Ressources Humaines pourront très simplement :

    • Centraliser, en toute sécurité, vos informations pour faciliter le pilotage de votre activité RH : documents relatifs à vos collaborateurs (contrat de travail, bulletin de salaire, plan de formation …) ou à votre organisation interne (procédures, règlement intérieur, base de contacts…)
    • Faire signer électroniquement les contrats de travail
    • Distribuer électroniquement les bulletins de salaire
    • Simplifier la gestion de certains processus documentaires : administrer facilement les notes de frais ou les demandes de congés et valider ces documents dans les délais impartis
    • Mettre en place des alertes sur des échéances de carte de séjour, période d’essai, cdd
    • Faciliter les échanges de documents entre vous et vos collaborateurs sédentaires ou géographiquement dispersés
    • Toute l’information centralisée et organisée dans un espace unique sécurisé
    • Gain de productivité dans la recherche d’informations et réduction de vos coûts de traitement
    • Gestion de la confidentialité et des droits d’accès
    • Optimisation de la circulation de l’information
    • Accès permanent à vos documents en tout lieu et à toute heure, y compris en situation de mobilité

     

    La solution GED Zeendoc permet aux entreprises du BTP de faciliter et d’optimiser au mieux les différents services qui la compose. Service RH, service de comptabilité, service de gestion, service juridique et service commercial.

    De vos bureaux et depuis vos différents chantiers, notre logiciel de Gestion Électronique des Documents vous accompagnera sur tous les aspects documentaires de votre entreprise en vous simplifiant la vie avec une solution qui deviendra l’assistant personnel au quotidien de vos collaborateurs.