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Accueil » Actualités » Conseils » Amélioration des Workflows avec Zeendoc : Pour une gestion collaborative des documents

Amélioration des Workflows avec Zeendoc : Pour une gestion collaborative des documents

jeudi 12 octobre 2023

La gestion collaborative des documents est devenue une nécessité incontournable pour les entreprises modernes de toutes tailles. Avec la multiplication des échanges d’information et de documents, les entreprises cherchent constamment des solutions pour optimiser leurs workflows documentaires. La gestion efficace de ces ressources est en effet essentielle pour assurer la productivité, la conformité et la sécurité. Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) Zeendoc, évoluant constamment pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs, est un outil précieux dans ce contexte. Découvrons comment Zeendoc permet l’amélioration des workflows grâce à son champ de classement en lecture seule, favorisant ainsi une gestion collaborative des documents plus efficace.

La gestion collaborative des documents : un enjeu crucial

La gestion collaborative des documents est essentielle pour les entreprises qui souhaitent maximiser leur productivité et leur efficacité. Cela implique la possibilité pour plusieurs utilisateurs de travailler sur des documents en même temps. Cela inclut la création et le partage de documents, mais également la modification, la révision, le partage de commentaires et l'approbation au sein d'une équipe ou d'une entreprise. Zeendoc offre une panoplie de fonctionnalités pour améliorer la collaboration documentaire, permettant plusieurs avantages.

La gestion électronique et collaborative des documents, un outil au service de la productivité des entreprises

En permettant aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur un même document, la productivité augmente considérablement. Chacun peut, en temps réel, apporter les modifications nécessaires, commenter, valider un document, quel qu’il soit. Les retards liés aux processus de validation manuels sont réduits, ce qui accélère la prise de décision et l'exécution des tâches.

La GED, un système collaboratif qui permet la réduction des erreurs dans les documents

La collaboration en temps réel permet de détecter et de corriger rapidement les erreurs, ce qui réduit les risques d'inexactitudes dans les documents. Les fonctionnalités de suivi des modifications permettent de suivre l'évolution du document au fil du temps.

Une solution dont la mise en place assure la conformité et la traçabilité des documents

Une GED collaborative des documents bien gérée facilite la conformité aux réglementations en assurant la traçabilité des modifications apportées aux documents. Cela est particulièrement important dans les secteurs réglementés.

Une plateforme collaborative qui améliore l'accessibilité et la mobilité de chaque utilisateur

Collaborer sur des documents en ligne signifie que les équipes peuvent travailler de n’importe où. L'espace n'a plus d'incidence sur le travail. Cette fonctionnalité est essentielle dans le monde du travail moderne.

Chaque utilisateur, en télétravail ou en déplacement, peut effectuer en toute sécurité une recherche documentaire. Il peut en quelques clics, où qu'il soit et à toute heure, avoir accès au contenu voulu.

Choisir Zeendoc, un atout majeur pour la gestion documentaire collaborative 

Zeendoc est un logiciel de GED conçu pour stocker, organiser et partager des documents, de manière efficace et sécurisée, au sein d'une entreprise. Zeendoc offre une interface conviviale, des fonctionnalités puissantes et une sécurité de haut niveau pour répondre aux besoins de gestion documentaire. Il permet la recherche intelligente, la classification automatique, le suivi des versions, la gestion des autorisations et bien plus encore. 

Zeendoc permet aux entreprises de réduire leur dépendance à l’égard du papier tout en gagnant du temps et en améliorant leur collaboration interne et externe. Le logiciel propose une gamme de fonctionnalités qui facilite la gestion collaborative des documents. L’une de ces fonctionnalités clés est le champ de classement en lecture seule.

Le champ de classement des documents en lecture seule : une des fonctionnalités clés de la GED

Le champ de classement en lecture seule est l'une des dernières améliorations apportées à Zeendoc. Cette fonctionnalité apporte de nombreuses solutions à la gestion collaborative des documents. En effet, cette dernière permet de lire et classer automatiquement vos documents dans vos classeurs Zeendoc. Réduction du risque d'erreurs, gain de temps et de productivité.

Une solution de GED qui offre une sécurité renforcée des fichiers

Le champ de classement en lecture seule permet aux administrateurs de définir certains champs comme étant en lecture seule pour les utilisateurs désignés. Cela signifie que les informations essentielles ne peuvent pas être modifiées par inadvertance. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les documents qui nécessitent une validation ou une approbation avant d'être finalisés. 

Un outil dont la mise en place assure l'intégrité des données de l'entreprise

La garantie de l'intégrité des données concernant les clients ou les collaborateurs est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. Le champ de classement en lecture seule dans Zeendoc permet de prévenir la modification ou la suppression de données importantes. Cela est particulièrement pertinent pour les entreprises soumises à des réglementations strictes en matière de conservation des documents.

Un système qui offre une facilité de collaboration aux membres des équipes

Le champ de classement en lecture seule limite la modification des données, mais ne bloque pas l'accès aux documents. Les utilisateurs peuvent toujours consulter les informations et les partager avec d'autres parties prenantes.

Le travail collaboratif sur un projet est facilité par un partage fluide de l'information entre les équipes tout en préservant l'intégrité des données. Ceci notamment grâce aux outils permettant un classement efficace et l'historique des modifications de chaque contenu.

Un logiciel de GED, une solution qui facilite le classement efficace de chaque contenu

La mise en place du champ de classement en lecture seule de Zeendoc permet également une organisation efficace de la documentation numérique interne et des archives de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent rechercher, trier et accéder rapidement aux documents pertinents sans compromettre leur sécurité.

Une fonctionnalité qui permet à l'outil de GED de conserver l'historique de chaque projet

Zeendoc conserve l'historique des modifications apportées aux documents, même indexés en lecture seule. Cela permet de retracer l'évolution du processus et de vérifier qui a consulté ou modifié le document. Cette trace évolutive de l’historique de chaque document en renforce la traçabilité et améliore la transparence.

Comment utiliser l'outil de classement en lecture seule dans le logiciel de GED Zeendoc ?

Indexer le champ de classement en lecture seule dans Zeendoc est une manipulation rapide pour les administrateurs. C'est une fonctionnalité intéressante en de nombreuses situations.

Une mise en place simple et intuitive de l'outil numérique 

La fonction du champ de classement en lecture seule dans Zeendoc est simple et intuitive. Voici un guide étape par étape pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité :

  1. Sélection du document que vous souhaitez marquer en lecture seule dans Zeendoc ;
  2. Ouverture des paramètres du document, où vous trouverez l'option "champ de classement en lecture seule" ;
  3. Activation de l'option du champ de classement en lecture seule pour le document sélectionné ;
  4. Définition des autorisations spécifiques pour les utilisateurs qui auront accès au document ;
  5. Enregistrement des modifications.

Vous pourrez redéfinir les règles d’application du champ en lecture seule quand vous le souhaiterez, au gré des besoins de l’entreprise et des projets.

Une fonction utile dans de multiples tâches et projets d'entreprise

Pour illustrer l'utilité du champ de classement en lecture seule de Zeendoc dans la GED, examinons quelques scénarios d'application courants. Cela permet de :

  • conserver une copie intègre des contrats et accords tout en autorisant l'accès pour consultation ;
  • garantir que les documents réglementaires soient conservés dans leur état d'origine pour des raisons de conformité, tout en permettant aux équipes de les consulter ;
  • garantir les données des rapports financiers et factures tout en permettant aux parties concernées de les examiner.

Les avantages de la gestion collaborative des documents avec le logiciel Zeendoc

L'ajout du champ de classement en lecture seule à Zeendoc est une solution très intéressante. Elle présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs workflows documentaires et leur gestion collaborative des documents.

Une sécurité renforcée grâce au système qui adapte les versions du document aux différents utilisateurs

La sécurité des données est essentielle, surtout dans un environnement professionnel. Zeendoc garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux versions modifiables des différents fichiers en ligne, réduisant ainsi les risques de fuites de données ou de modifications non autorisées.

Le champ de classement en lecture seule assure l'intégrité des données en empêchant les erreurs humaines de compromettre des informations critiques. Cela est particulièrement important pour les secteurs réglementés tels que la finance ou la santé.

Une organisation fluidifiée grâce à une meilleure circulation de l'information au sein des équipes

En permettant aux équipes de travailler sur des documents en lecture seule, le système Zeendoc facilite la collaboration en ligne. Les collaborateurs peuvent consulter et partager des informations en toute confiance, sachant que les données essentielles restent intactes. C'est toute l'organisation du travail de l'entreprise qui se trouve simplifiée et fluidifiée par une circulation sécurisée de l'information.

Une organisation optimisée de l'information qui offre une productivité améliorée de l'entreprise

La GED permet de gagner du temps et d'améliorer la productivité. Les équipes ont un accès élargi à l'information et aux connaissances nécessaires au processus d'élaboration des projets et de production. De plus, elles n'ont pas à s'inquiéter des modifications non autorisées, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.

La gestion collaborative des documents est au cœur de nombreuses opérations commerciales modernes. Zeendoc, avec son champ de classement en lecture seule, offre une solution efficace pour renforcer la sécurité, garantir l'intégrité des données et faciliter la collaboration au sein des entreprises. En tirant parti de ces fonctionnalités, les entreprises peuvent améliorer leurs workflows documentaires et rester compétitives dans un monde de plus en plus numérique et collaboratif.

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