La dématérialisation des factures

Envoyer et recevoir des factures, les classer par catégorie, les indexer, les rechercher. Réclamer des paiements ou encore programmer des relances – ce sont toutes des tâches inévitables et indispensables de tout service de comptabilité d’une entreprise.

Bien que l’un des grands sujets soit la transformation numérique des entreprises dans le domaine de la finance, ces processus restent pour la plupart « physique ». Notamment pour ce qui concerne du traitement des factures, qui est grandement fastidieux et favorisant les erreurs de gestion.

Qu’est-ce qu’une facture ?

D’après la définition de l’internaute.fr, une facture est : « Une note précisant les prix, la quantité et la nature des marchandises ou services vendus. »

Une facture est donc une note datée et adressée à une personne morale ou physique, de biens ou de services, qui comprend des informations telles que le montant total et les taxes.

Pour une majorité d’entreprises, le format des factures le plus utilisé reste le papier, ce qui entraîne toute une série de problèmes, tels que des efforts de traitement, des erreurs, des pertes, un temps d’attente interminable, etc...

En outre, les factures papier peuvent être mal classées, perdues ou s'effacer, et chaque année, les employés doivent passer un temps non négligeable à rechercher et examiner les anciens documents dans le cadre d’audits.

L’Association Information et Management (AIM) estime qu’un collaborateur passe environ 7 h 30 par semaine à chercher une information sans forcément la trouver. Nous pouvons aussi reprendre les chiffres d’International Data Corporation (IDC) qui eux, l’estime à 7 h 40 … Ce temps perdu dans la recherche d’informations est une ressource en moins pour répondre aux besoins des clients.

La facture électronique et la loi

Avant d’énumérer les différences entre ces dernières, leurs avantages etc… Il est important de faire une apostrophe sur les différentes mesures en place et à venir sur la facturation électronique.

À l’heure actuelle, il n’y a que l’ordonnance de 2014, relative au développement de la facturation électronique qui oblige la dématérialisation des factures pour les entités publiques. Cette ordonnance a été mise en place à partir du 1er janvier 2017 et est obligatoire pour toutes entreprises depuis 1er janvier 2020. Afin d’organiser cette transition, la France a mis en place la plateforme de facturation publique dénommée Chorus pro.

En dehors des échanges avec les administrations et collectivités publiques, nous pouvons aussi citer la Loi Macron du 6 août 2015 qui oblige l’entreprise qui reçoit une facture électronique à l’accepter.

Néanmoins, et à juste titre, ce qui préoccupe les entreprises arrivera prochainement, faisant suite à l’ordonnance du 15 septembre 2021, basée sur l’article 195 de la loi de finances pour 2021. Il s’agit de l’obligation de recevoir sous format électronique, les factures, pour toutes les entreprises et de procéder à la dématérialisation de leur facturation. Dans un premier temps, cela s’appliquera aux grandes entreprises, puis les ETI et pour finir les TPE et PME.

Afin d’en savoir plus sur la  Facturation électronique obligatoire

Facture papier ou électronique

Il est important de garder à l'esprit que les factures papiers, les factures numérisées ou les factures dématérialisées ne sont pas les mêmes que les factures électroniques.

À ce sujet, de nombreuses sources en ligne ont créé une certaine confusion quant à la signification de ces dernières, bien qu'elles soient fondamentalement différentes (dans les processus).

La source d'une facture dématérialisée est une facture papier. Le processus de numérisation extrait les données pertinentes de ces factures et reproduit une facture au format électronique.

Une facture électronique est une facture qui est émise, reçue et traitée par voie électronique. Elle contient généralement les informations dans un format structuré que le logiciel métier de l'acheteur peut reconnaître automatiquement.

La différence essentielle se situe au moment de l'émission de la facture. La facture électronique est un ensemble de données structurées prêtes à être traitées dès le départ. La facture numérisée est au départ une facture papier avec un processus physique et qui, par la suite, sera scannée, transformée au format numérique type « pdf » puis indexée et classée de façon physique et numérique.

Aujourd'hui, il est encore courant, dans tous les secteurs d'activités, pour des entreprises de toutes tailles, d’envoyer des factures papier et d’effectuer une comptabilité et un archivage fastidieux.

Selon une étude (Ardent), les entreprises les plus performantes traitent une seule facture en 3,5 jours, alors que la majorité des entreprises mettent 12 jours pour le faire.

Nul besoin de s’attarder sur cette étude pour savoir quel processus permet d’arriver à 3,5 jours de moyenne pour la gestion d’une facture…

Comment fonctionne la gestion d’une facture papier ?

La première étape, bien entendu, après la réalisation de celle-ci, consiste à envoyer les factures papiers par courrier. Le destinataire, une fois la facture reçue, peut en faire une copie ou y joindre des notes avant de l'envoyer à la comptabilité.

Après avoir examiné la facture et vérifié qu’aucune anomalie n’est à résoudre, la comptabilité doit déterminer qui doit l'approuver.

À ce stade, le personnel joint également des notes, en fait des copies, et la facture est ensuite envoyée pour examen et approbation au décisionnaire.

Ensuite, la facture approuvée est renvoyée au service comptable, qui la saisit ensuite dans un logiciel comptable. Enfin, le paiement est programmé, et le document papier est stocké physiquement.

Avec la prolifération des ERP (Enterprise Ressource Planning) et des logiciels comptables qui facilitent les flux de travail du service comptable, nous pouvons affirmer avec certitude que de plus en plus d'entreprises s'orientent vers l'automatisation de leur comptabilité.

La deuxième approche du traitement des factures papier s'appuiera sur ces technologies.

À l'arrivée d'une facture, le service comptable saisit manuellement les données comptables dans un ERP ou un progiciel comptable. Le système ERP ou comptable facilite le processus d'approbation et de révision par les différents services ou personnes concernées.

Bien qu'il s'agisse d'un processus plus efficace que celui décrit précédemment, il est toujours nécessaire de saisir manuellement une facture ainsi que de l’archiver physiquement à contrario d'un archivage numérique des factures fournisseurs ou clients. C'est là que les entreprises sont confrontées au problème des goulots d'étranglement et des efforts manuels consacrés à une activité qui n'apporte pas vraiment de valeur ajoutée.

Comment gagner du temps avec sa facturation

Pour de nombreuses entreprises, l'une des premières façons de remettre en cause ce processus manuel de facturation, est à juste titre de numériser ses factures.

Bien que la finalité pour une entreprise soit de se passer complètement de papier, les petites et moyennes entreprises notamment continuent de traiter des factures papier manuellement. Même lorsque nous sommes en présence de factures numérisées, celles-ci nécessitent toujours une action humaine pour les indexer ainsi qu’une saisie manuelle dans un système comptable ou un ERP pour leur traitement. De plus, la facture papier nécessite une intervention humaine pour :

• L’archivage physique ;
• Le classement ;
• La recherche de documents ;
• Etc…

C'est là que notre solution de Gestion électronique de documents Zeendoc peut contribuer à éliminer l'inefficacité du travail manuel et des tâches à faible valeur ajoutée. Avec Zeendoc, La dématérialisation des factures peut avoir un impact rapide, direct et mesurable sur de nombreux processus tels que le traitement des factures lui-même, mais aussi la conformité, la sécurité, les relations avec les fournisseurs externes et internes, l'amélioration de la planification opérationnelle et la réduction des coûts.

En moyenne, les organisations dépensent entre 14 et 20 euros pour traiter une facture papier, soit un peu plus du double de ce que les organisations les plus performantes dépensent pour effectuer le même processus de façon dématérialisée. Ici, la dématérialisation et la numérisation permettent un gain financier important.

« D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. La plupart des études montrent que la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport à un traitement papier, et réduit le temps de traitement d’environ 30%. »

Les experts cités ci-dessus sont tous d'accord pour dire que la réduction du traitement manuel des factures permettra de réduire considérablement les coûts. Vous pouvez d'ailleurs calculer le coût engendré par une facturation papier directement en ligne en utilisant la "Super Calculette" du site La-Facture-Electronique.fr.

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le traitement des factures, qu’elles soient numérisées ou électronique, améliorera significativement le domaine commercial grâce à notre solution modulable qui facilite l'automatisation des processus documentaires.

Une solution de dématérialisation des factures unique

Notre solution de Gestion électronique de documents vous permet de dématérialiser vos processus de factures clients et ainsi que de factures fournisseurs dans une base documentaire unique, partagée et sécurisée.

Une fois la facture déposée dans Zeendoc (quel que soit le moyen de dépôt utilisé : envoie par mail, scanner, dépôt direct) notre solution va capturer les informations essentielles puis indexer, classer et archiver automatiquement votre document.

En quelques clics, vous pourrez ensuite accéder à l’ensemble de vos factures.

LA PISTE D’AUDIT FIABLE

La Piste d’Audit Fiable (PAF) est une multitude de dispositifs qu’une entreprise doit mettre en place pour être en mesure de prouver et de garantir à l’administration fiscale l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises ou reçues. Son but étant de réussir à reconstituer complétement et de façon sur, le processus de facturation et sa chronologie.

Elle est issue de la Directive 2010-45-UE du 13 juillet 2010, puis adaptée en octobre 2013 dans le droit français et obligatoire depuis le 1^er janvier 2014 dans l’hexagone.

Notre solution renforce votre conformité à la piste d’audit fiable (PAF) avec tous les documents liés aux commandes clients, du bon de commande à la facture. Vos factures électroniques possèdent ainsi la même valeur juridique et fiscale qu’une facture papier.

Notre solution permet aussi la mise en place optionnelle d’une signature électronique avec un certificat RGS** qui permet de garantir son authenticité et un archivage à valeur probante.

La dématérialisation des factures clients

Capture des documents ou d’éléments complémentaires au dossier client, classement des données, recherche de documents, signatures des contrats, lien entre documents du cycle client, gestion des envois, contrôle des paiements et des relances, litiges… Toutes ces tâches sont répétitives et chronophages pour votre organisation. Notre solution de dématérialisation des factures, vous permet de diminuer de façon radical le temps consacré à ces opérations.

Afin d’en savoir plus sur tous ce que peux vous apporter Zeendoc pour la dématérialisation de vos factures clients.

La dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation du dossier fournisseurs vous apporte une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le traitement et la gestion des documents, vous permet de mieux partager ainsi que d’échanger vos informations en interne comme en externe. Cette démarche modernisera votre entreprise et deviendra très rapidement incontournable.

Exporter automatiquement vos factures vers votre logiciel comptable

Personne n'aime effectuer le même travail deux fois, et parce que le traitement des factures est une partie importante de votre processus comptable, il est important de le garder directement connecté avec la comptabilité.

Lorsque vous utilisez notre solution de dématérialisation des factures, il est plus facile que jamais de la connecter à votre logiciel de comptabilité et d'importer les données des factures de manière automatique.

"Pour récapituler, voici les avantages de la dématérialisation et traitement automatique des documents :

• Un traitement et un flux de validation plus rapide avec un accès instantané aux documents.
• Automatisation des tâches sans valeur ajoutée (saisie des données, réduction des erreurs, réconciliation, etc.)
• Suivi complet des documents de bout en bout
• La standardisation des flux opérationnels
• Des audits et des rapports plus précis

Les factures numérisées comme les factures électroniques nécessitent toutes des efforts manuels pour faciliter le traitement. Mais Zeendoc intègre une technologie qui, via la RAD/LAD ainsi que l’OCR, apprend automatiquement et aide à dématérialiser les "processus de facturation", éliminant ainsi efficacement le besoin de travail manuel.