La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

arbres
plantés par Zeenplanet
depuis janvier 2020
vendredi 4 juin 2021

Facturation électronique obligatoire : ce qui va changer en 2023

Facture_electronique
Facture_electronique

La dématérialisation des documents est une notion désormais bien implantée dans l’esprit des entrepreneurs et des entreprises, confrontés bien souvent à des problématiques d’archivage et de logistique papier. Les TPE et PME (qui représentent tout de même près de 99,9% des entreprises implantées sur le territoire*) sont en première ligne dans cet effort vers la transition numérique, alors qu’elles utilisent encore aujourd’hui une majorité de documents papier dans leurs relations avec leurs clients et fournisseurs.

Cependant, les exigences en matière de facturation électronique vont grandement évoluer. Dès 2023, mise en application de l’article 153 concernant l’obligation pour l’ensemble des entreprises d’accepter des factures au format électronique.  À propos de l’obligation pour les entreprises assujetties à la TVA d’émettre des factures électroniques dans les relations entre professionnels, seules les grandes entreprises seront impactées dans un premier temps. Les entreprises de taille moyenne ainsi que les PME et TPE devront se conformer progressivement à la nouvelle règlementation, respectivement en 2024 puis en 2025. Nous vous proposons de découvrir ci-dessous ce qui va réellement changer pour les entreprises à partir de 2023, et quels sont les objectifs et les avantages d’une politique de dématérialisation.

Facturation des entreprises : ce qui est déjà en vigueur

En réalité, la transition numérique a déjà lieu depuis quelques années, du moins au sein de certaines structures. Par exemple, l’ordonnance de 2014 relative au développement de la facturation électronique impose à toutes les entités publiques de tout mettre en œuvre afin d’accueillir les factures dématérialisées en provenance des fournisseurs, et ce depuis le 1er janvier 2017. Pour accompagner favorablement cette transition, l’État a mis à disposition des collectivités une « plateforme de facturation », connu sous le nom de Chorus Pro. Cette mesure doit permettre, à terme, de réaliser des économies à hauteur de 710 millions d’euros par an, dont 335 millions pour les entreprises (1).

L’article 153 de la loi de finances 2020 vient compléter ce dispositif, et instaure de fait la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er janvier 2023. On retrouvera tous les détails de cette nouvelle politique dans le rapport de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). En résumé, on obtient un calendrier suivant :

  • 2023 : passage à la facturation électronique pour les grandes entreprises.
  • 2024 : passage à la facturation électronique pour les ETI.
  • 2025 : passage à la facturation électronique pour les PME et TPE.

Bien évidemment, la facturation 2023 doit permettre à terme d’aider les entreprises à simplifier leurs transactions avec leurs clients et fournisseurs. C’est dans cette optique que la prise en main d’un outil de Gestion des documents en ligne comme Zeendoc peut avoir son intérêt. Pour rappel, Zeendoc à un connecteur Chorus Pro ( Chorus Pro est une solution obligatoire pour les entreprises travaillant avec des clients publics (tels que les administrations ou les collectivités).

Quels sont les objectifs et avantages de la loi facture électronique ?

En premier lieu, il convient de rappeler que l’article 153 de la loi de finances 2020 visait essentiellement quatre objectifs :

  • Supprimer progressivement les contraintes liées au traitement des factures manuscrites, et renforcer la sécurité des échanges commerciaux.
  • Accompagner efficacement la lutte contre toutes les formes de fraude fiscale, notamment pour tout ce qui touche à la TVA. La cour des comptes et l’INSEE estiment ainsi que le manque à gagner à ce niveau est de l’ordre de 10 à 20 milliards d’euros par an.
  • Permettre au gouvernement de disposer d’informations sur les activités des entreprises, afin de favoriser un pilotage plus précis des actions gouvernementales en matière de politique économique et fiscale.
  • Simplifier les déclarations de TVA, par le biais du pré-remplissage du formulaire de déclaration CA3 ou équivalent.

Dans son rapport sur la facturation électronique, la DGFIP entrevoit plusieurs avantages pour les entreprises :

  • La réduction des coûts – en effet, et selon les données recueillies par la Direction générale des entreprises, le coût d’une facture entrante oscille entre 14 et 20 euros, et le coût d’une facture sortante est compris entre 5 et 10 euros.
  • L’automatisation de la facturation, ainsi qu’un suivi régulier du traitement des factures.
  • La réduction importante des litiges, liés aux délais de paiement.

Factures 2023 : comment opérer la transition numérique pour les entreprises ?

Nous l’avons vu : à l’origine de la politique de transition numérique orchestrée par le gouvernement, seules les administrations étaient concernées. Désormais, c’est l’ensemble des acteurs économiques BtoB qui devront tenir compte des nouvelles règlementations. L’objectif est clair : pour la Direction Générale des Impôts comme l’ensemble des parties prenantes, il s’agit de pouvoir retrouver rapidement les factures et d’avoir à disposition des documents lisibles.

Ce faisant, toutes les entreprises ne disposent pas des mêmes outils et plateformes. Pour les entreprises du secteur public, un portail nommé Chorus Pro permet de gérer les commandes publiques. Selon certains chiffres avancés, on estime que le portail a vu passer près de 140 millions de factures échangées depuis 2017 (4).

D’autres solutions logicielles « multi-secteurs » permettent de répondre simplement et rapidement à des problématiques d’archivage et de facturation électronique. Zeendoc, par exemple, est une solution de gestion électronique des documents (GED) idéale pour les TPE/PME ainsi que pour les petites et moyennes collectivités. L’intérêt pour les entreprises dotées d’un numéro de Siren est de pouvoir émettre et envoyer des factures selon différents formats. Les documents ainsi figés et non-modifiables sont ensuite envoyés au client. Parmi les formats existants pour la facturation électronique, on retrouve le fameux PDF-signé ou « Factur-X », qui contient des données structurées.

Concernant le format des factures électroniques, rien n’est pour le moment statué. L’objectif est d’avoir un ou plusieurs formats de factures acceptés dans lesquels les plateformes pourront facilement extraire les données, notamment les mentions obligatoires de la facture.

Factures B2B et Factur-X : focus sur un nouveau format de documents

Pour accompagner favorablement la transition numérique des entreprises et répondre à des évolutions légales et techniques, un nouveau standard franco-allemand de facture électronique a été développé : le format Factur-X. Rappelons à toute fin utile que les entreprises du secteur B2B émettent chaque année près de 2,5 milliards de factures, une situation que la dématérialisation des contenus se propose de faire évoluer.

Ce modèle de facture électronique dit « mixte » ou « hybride » combine obligatoirement deux types de documents:

D’un côté, un fichier de données structurées embarqué dans un PDF/A3, qui est le format de document pour l’archivage. Ce fichier va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier, et va rassembler l’ensemble des informations nécessaires à un traitement manuel.

De l’autre côté, un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Ces informations sont destinées au logiciel de traitement qui va pouvoir automatiquement les récupérer, et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

Le format Factur-X répond à plusieurs enjeux :

  • Permettre d’obtenir des documents et factures lisibles.
  • Faciliter l’intégration automatique des factures qui entrent dans la société.
  • Réduire les délais de transmission des documents, ainsi que leur traitement.
  • Améliorer les échanges entre les entreprises à l’intérieur de l’Union Européenne.
qu-est-ce-que-factur-x

Comme nous venons de le voir à travers cette publication, les entreprises sont déjà engagées sur le chemin de la transition numérique. L’ensemble des acteurs publics et privés disposent désormais d’une cadre réglementaire claire, ainsi que des solutions informatiques leur permettant de d’échanger plus efficacement avec leurs partenaires commerciaux du privé ou du public. Un accompagnement personnalisé via une solution GED se révèle toutefois essentiel, notamment pour les plus petites structures qui peinent à opérer leur transition vers la digitalisation des documents.

Dans tous les cas, il convient de mettre en avant les qualités indéniables de la transition numérique, que ce soit pour l’optimisation de la productivité au sein des entreprises, comme en matière de développement durable. En effet, les structures publiques et privées sont confrontées régulièrement à un volume important de papier, avec une consommation annuelle qui représente facilement 75% en moyenne (5). Une raison de plus pour toutes les structures publiques ou privées de passer au numérique le plus rapidement possible, en utilisant les ressources logicielles à disposition des professionnelles. De fait, avec des solutions de gestion comme Zeendoc, les entreprises publiques comme privées ont l’opportunité d’aborder la question de la transition numérique en douceur. Face à la prolifération des documents numériques, une solution GED permet de traiter un grand nombre de documents différents : de la fiche de paye dématérialisée, en passant par la gestion et le suivi des factures et jusqu’à la signature électronique et les déclarations administratives, tout est pris en compte à l’intérieur d’une seule et même interface.

Partager cette page 

La vie Zeendoc

Nouveautés, conseils : tout savoir des coulisses de Zeendoc.

Pin It on Pinterest