La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

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Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

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La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

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Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

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vendredi 27 novembre 2020

[Revue de presse] Le télétravail renforce l’agilité des collectivités

Article rédigé par Frédéric Bergonzoli et disponible à la lecture également ici.

 

GED : Le télétravail et l'agilité des collectivités

 

« L’utilisation de la GED a permis la mise en place du télétravail et l’accès à distance à une base documentaire unique », résume Kevin Clain, secrétaire général de la mairie de Saint-Felix-de-Lodez, village de 1 200 habitants situé dans le département de l’Hérault.

Cette petite collectivité d’Occitanie en est persuadée, nul besoin de posséder un service informatique développé pour faire passer le cap du numérique à ses équipes. Volonté locale et tierce expertise sont en revanche indispensables pour transformer en données exploitables le volume important de courriers et d’informations que la mairie reçoit sur support papier ou numérique. « Nous voulions éviter la perte des documents qui circulent et centraliser leur gestion pour faciliter la recherche de l’information, tout en la rendant accessible à distance et en toute mobilité », indique Kevin Clain.

Traiter les factures à distance

La GED Zeendoc est choisie pour orchestrer les opérations. Elle centralise le courrier entrant numérisé et attribue les droits d’accès aux agents et élus sans limitation de nombre. « Nous avons fait preuve d’un peu de rigueur pour tout intégrer dans le logiciel et numériser l’ensemble des documents mais le gain de productivité a été par la suite important. Le télétravail a été adopté pour le traitement des factures et d’autres dossiers et peut maintenant se faire de partout. Dans le contexte du Covid-19, la solution joue un rôle essentiel dans notre plan de continuité de l’activité en permettant aux personnes de télétravailler dans de meilleures conditions », note Kevin Clain. La mairie a diminué par deux sa consommation papier et compte créer avec sa GED un circuit de validation des notes de frais lorsque ses agents sont en formation, puis dématérialiser les bulletins de salaire électroniques.

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