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Secteur immobilier : agences, syndics, gestionnaires, promoteurs

Lโ€™immobilier est un secteur aux acteurs trรจs variรฉs rรฉactif et rรฉglementรฉ

De nos jours le numรฉrique est appliquรฉ ร  tous les secteurs, y compris ร  l'immobilier.

Pour ce secteur, cela facilitera tous les รฉchanges basรฉs sur des documents papier. Il n'est plus nรฉcessaire par exemple de signer certains documents en personne car ils peuvent รชtre signรฉs ร  distance. Les loisย ALURย (Acquisition de Logements et Urbanisme Rรฉnovรฉ) etย ELANย (Evolution du Logement et Dรฉveloppement Numรฉrique) ont รฉtรฉ promulguรฉes avec des solutions proposรฉes pour parvenir ร  une dรฉmatรฉrialisation efficace de l'immobilier.

En plus du respect des exigences rรฉglementaires, Zeendoc aide les acteurs de ce secteur qui brassent beaucoup de donnรฉes dans lโ€™archivage numรฉrique, le classement automatique, la recherche rapide, la diffusion en interne et en externe en un clic... Un gain de temps plus quโ€™apprรฉciable pour des professionnels en permanence sous pression et en mobilitรฉ.

Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approchesย :

  • Gestion de votre structure
  • Traitement des courriers entrants et sortants
  • Partage et รฉchange de lโ€™information
  • Lโ€™offre Zeendoc et la loi ELAN

Gestion de votre structure

Avec Zeendoc, laย dรฉmatรฉrialisation de vos documentsย va permettre de rรฉduire considรฉrablement lโ€™espace occupรฉ par les archives dans vos locaux, le temps passรฉ au classement ainsi que le coรปt de la sรฉcurisation.

  • Archivage en unย espace unique et sรฉcurisรฉย des documents relatifs ร  une gestion locative, vente de biens, copropriรฉtรฉ (courrier, contrat, bail, acte de vente, รฉtat des lieux, piรจce justificative)
  • Classement automatique quiย รฉvite la saisie et les erreurs
  • Centralisation et association de lโ€™ensemble des documents dโ€™une copropriรฉtรฉ, dโ€™un copropriรฉtaire, dโ€™une transaction et partage des informations avec les services concernรฉs
  • Recherche rapide et intuitive grรขce ร  un moteur de recherche multicritรจre (par mot, client, copropriรฉtรฉ, adresse, collaborateur, date de signature).ย Accรจs instantanรฉ aux donnรฉes de vos documentsย (information prรฉcise sur un immeuble, historique dโ€™un propriรฉtaire ou dโ€™un bail, dernier modรจle dโ€™un document)
  • Mise en place dโ€™alerte pourย surveiller les รฉchรฉances,ย automatiser les relancesย (envoi des convocations, renouvellement dโ€™un mandat ou bail, assurance รฉchue)

Traitement des courriers entrants et sortants

Laย GED Zeendocย vous permet de gรฉrer simplement toute la chaรฎne de traitement de vos courriers.

  • Archivage etย classement automatique des documents des courriers entrants
  • Centralisation,ย liaison et contrรดleย de la complรฉtude des documents dโ€™un dossier (dโ€™une copropriรฉtรฉ, un copropriรฉtaire, une transaction โ€ฆ)
  • Export vers Excel de vos contrats, factures, pour lโ€™รฉlaboration de vos budgets annuels, votre rapport aux copropriรฉtaires et loueurs
  • Gain de temps et dโ€™argent avec notre serviceย dโ€™envoi automatisรฉ de courriers
  • Pour lโ€™envoi de documents, vous choisissez le type dโ€™envoi (courrier รฉlectronique et/ou postal) en fonction des destinataires et des types de documents, tout est programmรฉ, rien nโ€™est manuel
  • La GED Zeendoc permet aussi aux utilisateurs autorisรฉsย le partage de documents, quel que soit leur taille et leur formatย en toute sรฉcuritรฉ (pratique pour les PV dโ€™AGย !)

Automatisez vos processus pour une gestion immobiliรจre optimisรฉe

Le publipostage automatisรฉ pour le secteur immobiliter proposรฉ par Zeendoc constitue une solution idรฉale pour toute organisation souhaitant simplifier la crรฉation de documents en masse. En sโ€™appuyant sur l'automatisation, la personnalisation et une gestion centralisรฉe, cette fonctionnalitรฉ permet non seulement de rรฉduire les erreurs, mais aussi d'amรฉliorer considรฉrablement la productivitรฉ et de gagner du temps. Que vous soyez une administration locale, une association, un syndic ou une entreprise, Zeendoc vous dote des outils nรฉcessaires pour automatiser vos processus et vous concentrer sur vos missions principales.

Pourquoi gaspiller du temps avec des tรขches chronophages ? Choisissez le publipostage automatisรฉ de Zeendoc et optimisez votre gestion documentaire dรจs aujourdโ€™hui !

1. Gain de temps considรฉrable

Au lieu de crรฉer des documents un par un, le publipostage automatisรฉ permet de gรฉnรฉrer une quantitรฉ importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalitรฉ รฉvite les tรขches rรฉpรฉtitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tรขches plus stratรฉgiques. Cette automatisation rรฉduit aussi le risque d'erreurs et assure une rapiditรฉ d'exรฉcution impressionnante.

4. Rรฉduction des erreurs manuelles

En centralisant la gestion des donnรฉes dans un fichier Excel, Zeendoc limite considรฉrablement les risques d'erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insรฉrรฉes automatiquement dans les documents, sans nรฉcessiter de saisie manuelle. Ce processus รฉlimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohรฉrence des donnรฉes sur l'ensemble des documents gรฉnรฉrรฉs.

2. Personnalisation facile et rapide

Un des principaux atouts du publipostage automatisรฉ est sa capacitรฉ ร  personnaliser chaque document ร  partir dโ€™un simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisรฉs du document avec les informations propres ร  chaque destinataire, qu'il s'agisse de noms, adresses, numรฉros de facture ou autres. Cette flexibilitรฉ permet de crรฉer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisรฉ pour les documents.

3. Organisation optimisรฉe

La gestion des documents gรฉnรฉrรฉs ne sโ€™arrรชte pas ร  leur crรฉation. Zeendoc prend en charge l'organisation et l'indexation des documents en fonction de critรจres prรฉdรฉfinis. Chaque fichier peut รชtre automatiquement nommรฉ et classรฉ dans les bons dossiers, selon les besoins de l'utilisateur. Ainsi, toute lโ€™information est centralisรฉe et facilement accessible, ce qui optimise considรฉrablement le temps de recherche et de traitement des documents.

5. Sรฉcuritรฉ renforcรฉe

Zeendoc accorde une importance particuliรจre ร  la sรฉcuritรฉ des donnรฉes. Le processus de publipostage est entiรจrement sรฉcurisรฉ, garantissant que les informations sensibles des destinataires, comme leurs adresses ou informations financiรจres, sont protรฉgรฉes ร  chaque รฉtape. Cette sรฉcurisation est un atout majeur pour les entreprises et organisations manipulant des donnรฉes personnelles ou confidentielles.

Partage et รฉchange de lโ€™information

La GED Zeendoc met ร  votre disposition une base documentaire unique pour partager et รฉchanger de lโ€™information avec vos collaborateurs, copropriรฉtaires, prestataires โ€ฆ

  • Nombre illimitรฉ dโ€™utilisateursย avec une gestion des droits qui permet de donner un accรจs en ligne ร  un espace sรฉcurisรฉ et confidentiel (ร  des intรฉrimaires par exempleโ€ฆ)
  • Application mobile qui permet leย dรฉpรดt, lโ€™accรจs ou la diffusionย instantanรฉs de documents en tout lieu et ร  tout momentย lors dโ€™une AG, visite, signature โ€ฆ

Lโ€™offre Zeendoc et la loi ELAN

Lโ€™espace sรฉcurisรฉ

La loi Elan a fixรฉ par voie de Dรฉcret (nยฐ 2019-502 du 23 mai 2019)ย la liste minimale desย documents dรฉmatรฉrialisรฉs accessibles depuis un espace sรฉcurisรฉ en ligne. Cette liste est applicable depuis le 1er juillet 2020 : carnet dโ€™entretien, diagnostics techniques, extraits du rรจglement de copropriรฉtรฉ, contrats dโ€™assurance, contrats de syndic, contrats dโ€™entretien, PV des AGโ€ฆ et par copropriรฉtaire : compte individuel, budgets prรฉvisionnels et charges courantesโ€ฆ relevรฉ des chargesโ€ฆ

La signature รฉlectronique

Aujourdโ€™huiย les lois sur la dรฉmatรฉrialisation permettent dโ€™รฉviter de se perdre dans la manipulation du papier et dโ€™accรฉlรฉrer certains processus documentaires grรขce ร ย la signature รฉlectronique, le contrรดle des piรจces manquantesโ€ฆet de prouver en cas de litige les signataires, lโ€™heure de dรฉpose des documents non modifiables et tout un chemin de preuve.

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bรฉnรฉficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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