L’immobilier est un secteur aux acteurs très variés réactif et réglementé
De nos jours le numérique est appliqué à tous les secteurs, y compris à l'immobilier.
Pour ce secteur, cela facilitera tous les échanges basés sur des documents papier. Il n'est plus nécessaire par exemple de signer certains documents en personne car ils peuvent être signés à distance. Les lois ALUR (Acquisition de Logements et Urbanisme Rénové) et ELAN (Evolution du Logement et Développement Numérique) ont été promulguées avec des solutions proposées pour parvenir à une dématérialisation efficace de l'immobilier.
En plus du respect des exigences réglementaires, Zeendoc aide les acteurs de ce secteur qui brassent beaucoup de données dans l’archivage numérique, le classement automatique, la recherche rapide, la diffusion en interne et en externe en un clic... Un gain de temps plus qu’appréciable pour des professionnels en permanence sous pression et en mobilité.
Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches :
Gestion de votre structure
Avec Zeendoc, la dématérialisation de vos documents va permettre de réduire considérablement l’espace occupé par les archives dans vos locaux, le temps passé au classement ainsi que le coût de la sécurisation.
Traitement des courriers entrants et sortants
La GED Zeendoc vous permet de gérer simplement toute la chaîne de traitement de vos courriers.
Automatisez vos processus pour une gestion immobilière optimisée
Le publipostage automatisé pour le secteur immobiliter proposé par Zeendoc constitue une solution idéale pour toute organisation souhaitant simplifier la création de documents en masse. En s’appuyant sur l'automatisation, la personnalisation et une gestion centralisée, cette fonctionnalité permet non seulement de réduire les erreurs, mais aussi d'améliorer considérablement la productivité et de gagner du temps. Que vous soyez une administration locale, une association, un syndic ou une entreprise, Zeendoc vous dote des outils nécessaires pour automatiser vos processus et vous concentrer sur vos missions principales.
Pourquoi gaspiller du temps avec des tâches chronophages ? Choisissez le publipostage automatisé de Zeendoc et optimisez votre gestion documentaire dès aujourd’hui !
1. Gain de temps considérable
Au lieu de créer des documents un par un, le publipostage automatisé permet de générer une quantité importante de documents en quelques minutes. Que ce soit pour envoyer des factures, des notifications, ou des invitations, cette fonctionnalité évite les tâches répétitives chronophages, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cette automatisation réduit aussi le risque d'erreurs et assure une rapidité d'exécution impressionnante.
4. Réduction des erreurs manuelles
En centralisant la gestion des données dans un fichier Excel, Zeendoc limite considérablement les risques d'erreurs humaines. Les informations sont directement extraites du fichier et insérées automatiquement dans les documents, sans nécessiter de saisie manuelle. Ce processus élimine les erreurs courantes comme des fautes de frappe ou des omissions, et garantit la cohérence des données sur l'ensemble des documents générés.
2. Personnalisation facile et rapide
Un des principaux atouts du publipostage automatisé est sa capacité à personnaliser chaque document à partir d’un simple fichier Excel. Zeendoc se charge de remplir automatiquement les champs personnalisés du document avec les informations propres à chaque destinataire, qu'il s'agisse de noms, adresses, numéros de facture ou autres. Cette flexibilité permet de créer des communications sur mesure, tout en conservant un format standardisé pour les documents.
3. Organisation optimisée
La gestion des documents générés ne s’arrête pas à leur création. Zeendoc prend en charge l'organisation et l'indexation des documents en fonction de critères prédéfinis. Chaque fichier peut être automatiquement nommé et classé dans les bons dossiers, selon les besoins de l'utilisateur. Ainsi, toute l’information est centralisée et facilement accessible, ce qui optimise considérablement le temps de recherche et de traitement des documents.
5. Sécurité renforcée
Zeendoc accorde une importance particulière à la sécurité des données. Le processus de publipostage est entièrement sécurisé, garantissant que les informations sensibles des destinataires, comme leurs adresses ou informations financières, sont protégées à chaque étape. Cette sécurisation est un atout majeur pour les entreprises et organisations manipulant des données personnelles ou confidentielles.
Partage et échange de l’information
La GED Zeendoc met à votre disposition une base documentaire unique pour partager et échanger de l’information avec vos collaborateurs, copropriétaires, prestataires …
L’offre Zeendoc et la loi ELAN
L’espace sécurisé
La loi Elan a fixé par voie de Décret (n° 2019-502 du 23 mai 2019) la liste minimale des documents dématérialisés accessibles depuis un espace sécurisé en ligne. Cette liste est applicable depuis le 1er juillet 2020 : carnet d’entretien, diagnostics techniques, extraits du règlement de copropriété, contrats d’assurance, contrats de syndic, contrats d’entretien, PV des AG… et par copropriétaire : compte individuel, budgets prévisionnels et charges courantes… relevé des charges…
La signature électronique
Aujourd’hui les lois sur la dématérialisation permettent d’éviter de se perdre dans la manipulation du papier et d’accélérer certains processus documentaires grâce à la signature électronique, le contrôle des pièces manquantes…et de prouver en cas de litige les signataires, l’heure de dépose des documents non modifiables et tout un chemin de preuve.
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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