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La Distribution et le Commerce

Le secteur de la Distribution avec des flux constants et importants a une grande quantitรฉ de documents ร  manipuler et analyser pour une bonne gestion des stocks, des produits, des rayons, des relations clients et fournisseurs, des employรฉs โ€ฆ

Zeendoc vous accompagne dans plusieurs approches :

  • Gain de productivitรฉ dans la gestion des points de vente
  • Dรฉmatรฉrialisation de vos achats de marchandises
  • Simplification de votre gestion des ressources humaines

Gain de productivitรฉ dans la gestion des points de vente

Vous pouvez dรฉposer dans Zeendoc vos documents papiers ou numรฉriques (emails inclus), ainsi que vos archives de tous formats en les numรฉrisant depuis nโ€™importe quel scanner ou copieur, par email ou imprimante virtuelle. Vous gardez un accรจs facile et rapide aux anciens documents. Ceux-ci sont sรฉcurisรฉs, hรฉbergรฉs et sauvegardรฉs dans des data centers en France.

  • Archivage dans un rรฉfรฉrentiel centralisรฉ de tous vos documentsย (bon de commande, bon de livraison, facture, planning, cadencier, fiche rรฉclamation, planogramme โ€ฆ)ย avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adรฉquat
  • Gain de temps dans la recherche de documents grรขce au moteur de recherche multicritรจre (par mot, nom, date, produit, BL, numรฉro de lot โ€ฆ). Facilite lโ€™extraction du document nรฉcessaire sur le moment,ย notamment en cas de contrรดle de la DGCCRFย (relevรฉ de tempรฉrature, de lot โ€ฆ)
  • Partage instantanรฉ des documentsย entre collaborateurs ou diffรฉrents points de vente avec suivi des modifications. Par exemple, le partage du dernier relevรฉ de prix de la concurrence sur la zone de chalandiseย pour un ajustement rapide des prix.
  • Nombre dโ€™utilisateurs illimitรฉย avec gestion des droits dโ€™accรจs selon les utilisateurs et les documents, avec la possibilitรฉ de connexions simultanรฉes
  • Crรฉation automatique de nombreuses actions de validation et attribution de tรขchesย aux responsables des diffรฉrentes รฉquipes avec un circuit de validation (commandes, livraison, paiements โ€ฆ)

Gain de temps grรขce ร  des validations plus rapides de vos documents comptables, commerciaux, maintenance ...

Avec Zeendoc, le service qualitรฉ gagne aussi en productivitรฉย !

Archiver les documents avec les numรฉros de lot pendant toute la durรฉe de vie du produit etย รชtre alertรฉ de lโ€™รฉchรฉance de la DLC. Retrouver en un clic le document correspondant au lot en cas de problรจme.

Dรฉmatรฉrialisation de vos achats de Marchandises

Dans le secteur de la distribution, vous avez de nombreux fournisseurs, des achats via les centrales dโ€™achat et des achats en direct, qui engendrent une grande quantitรฉ de factures. Zeendoc facilite la gestion chronophage de vos nombreuses factures, augmente votre productivitรฉ et permet un meilleur contrรดle.

 

  • Dรฉpรดt de vos factures papiers ou numรฉriquesย directement dans Zeendoc avec une lecture automatique des informations essentielles (fournisseur, code, rรฉfรฉrence produit, quantitรฉ, montant โ€ฆ)
  • Visibilitรฉ instantanรฉeย de votre situation vis-ร -vis dโ€™un fournisseur, un prestataire
  • Recherche rapide de tous les documents dโ€™un fournisseur direct / local dans un mรชme dossierย (bons de commande et livraison, factures, accords commerciaux, catalogues โ€ฆ)
  • Contrรดle et suiviย des envoisย (suivi des rรฉceptions, relance) et des dรฉlais de paiements
  • Liaisons des facturesย avec les bons de livraison dans un seul dossier
  • Mise en place deย circuits de validationย pour le traitement et le paiement des factures
  • Imputation comptableย proposรฉe en fonction de vos habitudes
  • Exports des รฉcritures vers votre logiciel comptable, ce qui รฉvite la double saisie
  • Accรจs ร  votre expert-comptableย aux factures si besoin
  • Affectation ร  vos factures des lignes de commandes provenant desย ERPย qui permet la comparaison ligne ร  ligne

Simplification de votre gestion des ressources humaines

Laย dรฉmatรฉrialisation de vos nombreux documents RHย avec Zeendoc facilite le quotidien de vos services et fait gagner du temps dans un environnement oรน les emplois temporaires et les turn-over sont รฉlevรฉs.

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  • Centraliser dans un espace unique sรฉcurisรฉย : les documents de vos collaborateursย (contrat de travail, bulletin de salaire,ย formulaires de demandes de congรฉs, dโ€™arrรชts maladie, dรฉclarations accident du travail, entretiens annuelsโ€ฆ)ย et les documents internesย (registre du personnel, registre des dรฉlรฉguรฉs du personnel, procรฉdures, rรจglement intรฉrieur โ€ฆ)
  • Optimiser la gestion de vos RH avecย la mise en place dโ€™un systรจme dโ€™alerteย sur les รฉchรฉances des documents (fin de pรฉriode dโ€™essai, CDD, titre de sรฉjourย โ€ฆ), sur les dates de visites mรฉdicales โ€ฆ
  • Partager avec un lien sรฉcurisรฉ les TRTย (tableaux de rรฉpartition des tรขches)ย des employรฉsย avec les chefs de rayon concernรฉs
  • Retrouver pour un besoin immรฉdiat grรขce au moteur de recherche dans votre CV thรจque un candidat avec un savoir-faire prรฉcis (chef de rayon, caissier, boucher, agent de sรฉcuritรฉ โ€ฆ)
  • Faire signer รฉlectroniquementย les contrats de travail
  • Automatiser les procรฉdures de validationย des formulaires de demandes de congรฉs, de notes de frais โ€ฆ
  • Envoyer desย bulletins de salaire รฉlectroniqueย avec archivage ร  valeur probatoire
  • Faciliter les รฉchanges de documents entre vous, vos collaborateurs et prestataires externes (cabinets de recrutement, agences dโ€™intรฉrim โ€ฆ)

Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !

Bรฉnรฉficiez des performances de Zeendoc, la solution GED des TPE/PME

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