S_entiel secteur des assurances et des services financiers

Question : « Est-ce-que vous recommanderiez notre solution à d'autres entreprises ? »
Réponse : « Non ! Ne donnons pas notre secret. » (rire)

M. LAVALLEE Vincent, Directeur Finances.

L’ENTREPRISE

• Situation : Financière S_entiel est l’un des pionniers du courtage indépendant en assurances et services financiers au Québec.
• Nombre de salariés : 10
• Nombres de sites : 1
• Témoignage : M. LAVALLEE Vincent, Directeur Finances.

LES BESOINS

Notre besoin de départ concernait un processus bien précis, la numérisation de la gestion du courrier et des documents.
Il y a de cela plusieurs années, l’entreprise recevait quotidiennement des sacs de courrier en provenance des assureurs, contenant par exemple des contrats, formulaires ou relevés clients.
À la réception, l’équipe du courrier triait chaque pièce dans des filières associées aux conseillers financiers. Ces documents étaient ensuite transmis aux conseillers, par la poste pour ceux travaillant à l’extérieur, ou via ICS pour un envoi interne plus rapide.
Les conseillers pouvaient alors les consulter, les traiter ou les faire suivre aux clients ou aux assureurs, selon les besoins du dossier.
Nous avions mis en place une première tentative de numérisation avec la solution AutoStore. Le principe était le suivant : l’équipe prenait la pile d’une filière, scannait le code-barres correspondant, puis numérisait l’ensemble en un seul PDF envoyé par courriel.
Ce système représentait une amélioration par rapport au classement entièrement papier, et répondait bien aux exigences de l’époque, moins strictes qu’aujourd’hui en matière de sécurité.
Cependant, le processus restait très manuel et demandait encore beaucoup de temps, ainsi que plusieurs employés à temps plein pour numériser et classer chaque document.
À un moment, nous nous sommes posé cette question très simplement :
« Existe-t-il une solution qui pourrait communiquer avec notre back-office et classer automatiquement nos documents, de façon intelligente ? »