Simplifiez vos รchanges
Zeendoc transforme la maniรจre dont votre entreprise gรจre ses documents. Grรขce ร Zeendoc, simplifiez et digitalisez les interactions avec vos clients. Fini le temps perdu ร chercher des documents papier ou ร s'inquiรฉter de leur sรฉcuritรฉ. Zeendoc vous offre une plateforme sรฉcurisรฉe oรน chaque document est instantanรฉment accessible, partout, et liรฉ ร tous les documents de support nรฉcessaires.
AUTOMATISEZ VOS PROCESS
Notre systรจme ne se limite pas ร la simple dรฉmatรฉrialisation. Zeendoc automatise รฉgalement le traitement de vos factures clients. Dรจs qu'une facture est dรฉposรฉe dans notre systรจme, elle est dรฉmatรฉrialisรฉe, classรฉe et associรฉe automatiquement aux documents connexes. Cette fonctionnalitรฉ garantit non seulement un gain de temps considรฉrable mais rรฉduit รฉgalement les risques d'erreur humaine, rendant vos processus financiers plus fiables et efficaces.
DistribuEZ instantanรฉMENT
Avec Zeendoc, la distribution de vos documents dรฉmatรฉrialisรฉs devient un jeu d'enfant. Que ce soit par email, via Chorus (le portail public de facturation en France), ou mรชme par courrier postal, Zeendoc assure une distribution instantanรฉe de toutes vos factures, tout en associant automatiquement les documents relatifs si nรฉcessaire. Cette flexibilitรฉ permet ร votre entreprise d'adapter ses mรฉthodes de distribution en fonction des prรฉfรฉrences de chaque client, amรฉliorant ainsi la satisfaction client.
Intรฉgration comptable
Zeendoc va au-delร de la simple dรฉmatรฉrialisation en automatisant รฉgalement la saisie comptable et le rapprochement de vos factures. Notre systรจme s'intรจgre parfaitement ร votre logiciel comptable, facilitant l'import et export des donnรฉes, l'automatisation du dรฉcoupage comptable et de la saisie, ce qui rรฉduit le temps passรฉ sur la gestion comptable et augmente l'exactitude de vos donnรฉes financiรจres.
Dรฉmatรฉrialisation DES DOCUMENTS ET SIGNATURES
La dรฉmatรฉrialisation des documents reprรฉsente une rรฉvolution dans la gestion documentaire des entreprises, permettant une simplification, une accรฉlรฉration des processus, et une meilleure sรฉcuritรฉ des documents critiques. Cette transformation numรฉrique concerne une variรฉtรฉ de documents d'entreprise, notamment les contrats, les factures, les bulletins de paie, et les notes de frais. Voici comment la dรฉmatรฉrialisation apporte des avantages spรฉcifiques ร chaque type de document.
Dรฉmatรฉrialisation des contrats
La dรฉmatรฉrialisation et la signature รฉlectronique des contrats offrent une mรฉthode rapide et sรฉcurisรฉe pour conclure des accords. Les entreprises peuvent ainsi rรฉduire considรฉrablement le temps nรฉcessaire ร la nรฉgociation, ร la signature et ร l'archivage des contrats. Cela permet non seulement d'accรฉlรฉrer les transactions commerciales mais aussi de garantir une meilleure traรงabilitรฉ et intรฉgritรฉ des documents signรฉs. La centralisation de la gestion des contrats sur une plateforme unique facilite รฉgalement leur suivi et leur rรฉvision, optimisant la gestion contractuelle
dรฉmatรฉrialisation des factures
Pour les factures, la dรฉmatรฉrialisation simplifie la crรฉation, l'envoi et le suivi, tout en assurant une conformitรฉ lรฉgale. Elle permet une gestion plus efficace des flux de trรฉsorerie grรขce ร une meilleure visibilitรฉ sur les paiements entrants et sortants. De plus, l'archivage รฉlectronique des factures aide ร respecter les obligations lรฉgales en matiรจre de conservation des documents financiers, tout en facilitant leur accรจs lors des audits
Dรฉmatรฉrialisation des bulletins de paie
La dรฉmatรฉrialisation des bulletins de paie avec Zeendoc contribue ร une distribution plus sรปre et plus rapide aux employรฉs, tout en rรฉduisant les coรปts liรฉs ร l'impression et ร l'envoi postal. Elle offre รฉgalement un meilleur respect de la confidentialitรฉ des informations personnelles. Les employรฉs bรฉnรฉficient d'un accรจs facile et sรฉcurisรฉ ร leurs bulletins de paie, favorisant ainsi une meilleure transparence et une gestion autonome de leurs documents personnels.
dรฉmatรฉrialisation des notes de frais
En dรฉmatรฉrialisant les notes de frais, les entreprises automatisent le processus de soumission, d'approbation et de remboursement, rรฉduisant les dรฉlais et minimisant les erreurs. Cela permet une gestion plus efficiente des dรฉpenses, une meilleure visibilitรฉ sur les coรปts et une simplification de la comptabilitรฉ. La dรฉmatรฉrialisation des notes de frais facilite รฉgalement le respect des politiques d'entreprise et des normes comptables.
Dรฉmatรฉrialisation des bons et bordereaux
La dรฉmatรฉrialisation s'รฉtend รฉgalement aux bons de commande et aux bordereaux de livraison, รฉlรฉments cruciaux dans la gestion des opรฉrations d'achat et de distribution. En adoptant une approche numรฉrique pour ces documents, les entreprises bรฉnรฉficient d'une meilleure synchronisation entre les dรฉpartements d'achat, de stockage, et de logistique, facilitant ainsi le suivi prรฉcis des commandes depuis leur initiation jusqu'ร la livraison.
LES Autres types de documents
La dรฉmatรฉrialisation avec Zeendoc permet de dรฉmatรฉrialiser l'ensemble des documents d'entreprise qui sont essentiels au fonctionnement quotidien des entreprises, tels que les rapports internes, les dossiers de projet, les correspondances avec les clients, et les manuels de procรฉdures. En convertissant ces documents en formats numรฉriques, les entreprises bรฉnรฉficient d'une organisation et d'une accessibilitรฉ accrues, tout en renforรงant la collaboration et la communication au sein des รฉquipes.
ACCรLรRATION DU BUSINESS ร DISTANCE
La dรฉmatรฉrialisation avec Zeendoc joue un rรดle pivot dans l'adaptation des entreprises ร l'รจre du tรฉlรฉtravail, en transformant la gestion de documents tels que les contrats, factures, bulletins de paie, et notes de frais. En offrant une accessibilitรฉ immรฉdiate ร ces documents critiques, indรฉpendamment de la localisation gรฉographique des employรฉs, elle facilite grandement le travail ร distance.
La dรฉmatรฉrialisation des documents pour faciliter le tรฉlรฉtravail
Pour illustrer, prenons l'exemple d'une entreprise qui gรจre rรฉguliรจrement des contrats clients et fournisseurs. Avec Zeendoc, dรจs qu'un contrat est signรฉ, il est instantanรฉment scannรฉ et intรฉgrรฉ dans le systรจme, devenant accessible ร tous les membres de l'รฉquipe concernรฉe, peu importe oรน ils travaillent. Cette capacitรฉ ร partager instantanรฉment des documents assure que tous les collaborateurs ont accรจs aux ressources nรฉcessaires pour accomplir leurs tรขches efficacement, oรน qu'ils se trouvent. Cette fluiditรฉ dans la gestion documentaire non seulement augmente la productivitรฉ mais amรฉliore aussi la qualitรฉ de vie au travail en rendant le tรฉlรฉtravail plus viable et moins contraignant.ย
En รฉliminant le besoin de prรฉsence physique pour l'accรจs aux documents et en simplifiant les processus d'approbation et de collaboration, la dรฉmatรฉrialisation favorise une culture de travail flexible et rรฉactive, essentielle pour les entreprises qui cherchent ร rester compรฉtitives dans un monde de plus en plus numรฉrisรฉ. Derniรจre exemple, avec Zeendoc, les employรฉs peuvent prendre en photo leurs notes de frais sur leur smartphone avec l'application Zeendoc et soumettre leurs notes de frais en ligne, oรน elles sont automatiquement examinรฉes et approuvรฉes, simplifiant le remboursement et rรฉduisant les dรฉlais.
Dรฉmatรฉrialisation du dossier client
Signatures des contrats, capture dโรฉlรฉments complรฉmentaires au dossier client, traitement des factures, classement des donnรฉes, recherche et lien avec les autres documents du cycle client, gestion des envois, contrรดle des paiements, litiges.
Ces tรขches sont chronophages pour votre entreprise. Zeendoc vous permet de rรฉduire drastiquement le temps consacrรฉ ร ces opรฉrations.
CAPTURE ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE DE VOS DOCUMENTS
Vos services commerciaux et financiers vont gagner du temps. Une fois dรฉposรฉs dans Zeendoc, les documents vont รชtreย automatiquement classรฉs par notre outil, grรขce ร sa technologie de reconnaissance, sans autre intervention de la part de lโutilisateur. Lโapplication va lire et retenir lโensemble du contenu des documents (vous permettant ainsi de rechercher nโimporte quel mot ou phrase de vos documents), le document se classe automatiquement en fonction des diffรฉrents critรจres que vous aurez dรฉterminรฉs.
Base documentaire et partagรฉe
Le mรชme niveau d'information, notamment avec la complรฉtude des dossiers pour vรฉrifier la prรฉsence de tous les documents dโun dossier. Zeendoc se charge de rapprocher et de crรฉer un lien entre les รฉlรฉments qui constituent un mรชme dossier (bon de commande, BL,ย โฆ). Vos commerciaux, ADV...ont tous accรจs ร la mรชme information.
SAUVEGARDE ET SรCURITE
Au dรฉpรดt dans Zeendoc, chaque document est horodatรฉ et archivรฉ afin de garantir son authenticitรฉ et son intรฉgritรฉ. Le document est dupliquรฉ au format PDF/A et conservรฉ dans sa version originale. Les utilisateurs accรจdent ร une copie du document. Quelque soit les actions rรฉalisรฉes, lโoriginal stockรฉ au sein de Zeendoc nโest pas impactรฉ.
LA SIGNATURE รLECTRONIQUE
Depuis Zeendoc, sรฉlectionnez le document et choisissez le mode dโenvoi, simultanรฉ ou sรฉquentiel. Vous dรฉterminez la durรฉe de validitรฉ du document et lโenvoyez. Chaque signataire reรงoit le contrat par email avec un lien sรฉcurisรฉ.
Aprรจs consultation de lโintรฉgralitรฉ du document et validation, un code dโauthentification est envoyรฉ par SMS sur le mobile du signataire afin de garantir son identitรฉ etย signer รฉlectroniquement le document. Un suivi en ligne des statuts de signature (en attente, signรฉ ou refusรฉ) par destinataire vous permet dโรชtre informรฉ en temps rรฉel de lโavancement du dossier.
Une fois le contrat signรฉ par lโensemble des destinataires, il est automatiquement archivรฉ dans Zeendoc.
La signature digitale manuscrite sur tablette et smartphone
"Signez facilement de maniรจre digitale", oรน que vous soyez et ร tout moment, des documents non rรฉglementรฉs comme les bons de livraison, ordres de rรฉparation. Plus de pertes de documents ou de temps, lโinformation est immรฉdiatement transmise ร votre entreprise etย permet de facturer rapidement.
La signature รฉlectronique des factures client
Les factures รฉlectroniques peuvent รชtre signรฉes avec un certificat RGS**, avant dโรชtre envoyรฉes ร vos clients et archivรฉes pendant 10 ans dans un coffre-fort รฉlectronique ร valeur probante. Vous transmettez vos factures dรฉmatรฉrialisรฉes via un accรจs sรฉcurisรฉ ร vos clients en toute conformitรฉ, facilement et rapidement. Avec lโutilisation dโune signature รฉlectronique, vous nโรชtes pas tenu de mettre en place des contrรดles assurant la piste dโaudit.
Lors du dรฉpรดt et de lโenvoi dโune facture รฉlectronique, le format Factur-x est pris en compte par Zeendoc. Ce format mixte est une facture lisible sous format PDF, pour un traitement classique par un utilisateur et un fichier structurรฉ XML contenant toutes les donnรฉes essentielles permettant aux systรจmes dโinformation de procรฉder ร un rapprochement comptable automatisรฉ. Ce systรจme va faciliter vos transactions ร lโinternational en sโaffranchissant des barriรจres de la langue.
Circuit de validation et piste d'audit fiable
Vous pouvez mettre en place un processus de circulation qui facilite la validation par les personnes concernรฉes. Vous pouvez aussi commenter vos documents et mettre en place des alertes ou des relances pour rรฉduire les dรฉlais de traitement et accรฉlรฉrer la facturation.
Vous gardez le contrรดle sur vos documents en gรฉrant lesย droits dโaccรจs ou dโactionsย de vos collaborateurs.
La piste d'audit fiable
Vous avez la garantie de fournir une ยซ piste dโaudit fiable ยป, prรฉrequis lรฉgal de la dรฉmatรฉrialisation. Quand vous dรฉposez la facture dans Zeendoc, elle sera dรฉmatรฉrialisรฉe, classรฉe et liรฉe ร lโensemble des documents qui la justifient. En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (Devis, bon de commande, bon de livraison. Vous crรฉez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une ยซ piste dโaudit fiable ยป qui donnera une valeur lรฉgale ร votre envoi รฉlectronique de facture.
En allouant une empreinte numรฉrique unique ร votre facture, en horodatant chacune des actions de dรฉpรดt puis dโenvoi du document par voie รฉlectronique, Zeendoc garantit son intรฉgritรฉ et son authenticitรฉ tout en gรฉnรฉrant une version pdf/A pรฉrenne.
Historique et suivi client
La transmission sรฉcurisรฉe permet uneย traรงabilitรฉ optimale des envois et des consultationsย mais aussi de pouvoir crรฉer des alertes pour suivre en temps rรฉel le traitement des factures ร envoyer, non reรงues ou non consultรฉes. En quelques clics, vous avez une visibilitรฉ instantanรฉe de votre situation vis-ร -vis de votre client. Vos รฉchanges et dรฉlais de traitement avec eux sโamรฉliorent grรขce auxย traitements automatisรฉs de vos factures. Vous diminuez vos risques dโerreur ou dโoubli.
dรฉmatรฉrialisation du dossier fournisseur
La dรฉmatรฉrialisation avec Zeendoc joue un rรดle pivot dans l'adaptation des entreprises ร l'รจre du tรฉlรฉtravail, en transformant la gestion de documents tels que les contrats, factures, bulletins de paie, et notes de frais. En offrant une accessibilitรฉ immรฉdiate ร ces documents critiques, indรฉpendamment de la localisation gรฉographique des employรฉs, elle facilite grandement le travail ร distance.
La CAPTURE DE VOS DOCUMENTS FOURNISSEURS
Tout commence par la rรฉception dโun document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format รฉlectronique par mail ou tรฉlรฉchargeable sur une plateforme fournisseur. Les solutions de dรฉpรดt de vos documents sont multiples, rapides et adaptรฉes ร tous les types de supports.
SAUVEGARDE, LECTURE ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE
La sauvegarde et la sรฉcuritรฉ de vos documentsย :ย Au dรฉpรดt dans Zeendoc, chaque document est horodatรฉ, cryptรฉ et archivรฉ afin de garantir son authenticitรฉ et son intรฉgritรฉ. Il est dupliquรฉ au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions que rรฉalise un utilisateur sur la copie du document, lโoriginal stockรฉ au sein de Zeendoc ne sera pas impactรฉ.
La lecture et le classement automatiqueย :ย Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, rรฉfรฉrenceโฆ) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des diffรฉrents critรจres que vous aurez dรฉterminรฉs.
Circuit de validation :ย Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernรฉes, crรฉer des alertes de relance ou de paiement.ย Vous gardez le contrรดle sur vos documents en gรฉrant les droits dโaccรจs et le rรดle de vos collaborateurs (consultation, tรฉlรฉchargement, validation, suppression, etc.).ย Un historique complet par document permet de consulter les actions rรฉalisรฉes sur le document.
PASSERELLE ET EXPORT DES ECRITURES VERS VOTRE ERP
Plus de double saisie, une imputation automatique est proposรฉe selon votre plan comptable puis les รฉcritures sontย exportรฉes vers votre logiciel comptable, au format adaptรฉ.
Avant lโimport du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :
La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables prรฉsents sur le marchรฉ (liste non exhaustive).
LE PROCURE-TO-PAY : de l'achat au paiement
รgalement connu sous la dรฉnominationย Purchase to Pay, dรฉsigne le flux dโactivitรฉ dโune entreprise sโรฉtendant de laย demande d'achat jusquโau paiementย de la facture fournisseur associรฉe.
Zeendoc gรจre les principales phases deย dรฉmatรฉrialisation et dโautomatisation du processus dโachat.
LE FORMULAIRE DE DEMANDE DโACHAT ET LA CRรATION DโUN BON DE COMMANDE
Zeendoc simplifie votreย processus de demandes d'achatsย en intรฉgrant un formulaire entiรจrement personnalisable avec votre logo, votre tampon, ou encore vos CGA. Vous pouvez prรฉ-enregistrer plusieurs sites de facturations et de livraisons, le ou les responsables de validation, ainsi que vos divers fournisseurs.Une fois la demande dโachat complรฉtรฉe, Le valideur est alertรฉ sur son tableau de bord dโune demande dโachat ร valider. Il lui suffit ensuite d'apposer unย tampon "valider" ou "refuser"ย Dรจs la demande d'achat validรฉe, elle estย automatiquement transformรฉe en bon de commande.Vous pouvez ensuite envoyer instantanรฉment votre bon de commande ร vos fournisseurs directement depuis Zeendoc et suivre la rรฉception et la lecture.LA LIAISON DES DOCUMENTS
Zeendoc analyse et reconnait les donnรฉes communes des documents afin de crรฉer un dossier qui regroupe lโensemble des informations relative ร une facture (devis, bon de commande, bon de livraisonโฆ).
LA COMPARAISON DE MONTANTS PIEDS DE PAGE ENTRE DOCUMENTS LIรS
Zeendoc facilite laย vรฉrification et la validation des facturesย en identifiant en quelques clics si les montants entre une commande et la facture liรฉe correspondent.
GรNรRATION DE FICHIERS SEPA
Une fois les factures validรฉes, Zeendoc permet de gรฉnรฉrer un fichier auย format SEPAย ร importer dans votre logiciel de paiement, soit dans sur votre site bancaire afin de dรฉclencher les virements ร vos fournisseurs.
Dรฉmatรฉrialisation des factures et ses avantages
Grรขce ร un systรจme unique de capture, de classement et de recherche, la dรฉmatรฉrialisation offre de nombreux bรฉnรฉfices dans le traitement des documents fournisseurs. Il existe de nombreux avantages ร ย utiliser une GED pour la gestion de ses factures, ci-dessous , 7 exemples de bรฉnรฉfices pour les entreprises :
Le traitement des documents fournisseurs se trouve รชtre amรฉliorรฉ par le biais de notreย logiciel de dรฉmatรฉrialisation des factures fournisseurs.
Dรฉmatรฉrialisation du dossier RH
Incontournableย etย modernisantย lโentreprise, la dรฉmatรฉrialisation est utile tant au niveau organisationnel quโau niveau relationnel entre salariรฉs et service RH, sans oublier laย rรฉduction des coรปtsย quโengendre un tel projet.
Pourquoi dรฉmatรฉrialiser vos processus RH ?
LES DOCUMENTS ANNEXES RH
Avec Zeendoc, vous pouvez distribuer au salariรฉ dans son coffre-fort personnel lโensemble desย documents RHย relatif ร son parcours dans lโentreprise.
Amรฉliorez lโexpรฉrience de vos collaborateurs en leur offrant une solution complรจte et fiable pour la dรฉmatรฉrialisation des autres documents personnels.
Leย coffre-fort personnelย de chaque collaborateur lui permet de retrouver rapidement les documents dรฉmatรฉrialisรฉs que vous lui envoyiez via Zeendoc. Il y accรจde de maniรจre sรฉcurisรฉe et ร nโimporte quel moment, depuis un smartphone ou un ordinateur.
Une garantie pour les salariรฉs de retrouver sur le long terme tous leurs documents professionnels utiles.
Quelques exemples de documents :
- Arrivรฉe du salariรฉย : promesse d'embauche, entretien individuel, entretien de formation etc.
- Vie profesionnelleย : bulletin de salaire, relevรฉs d'heures, ordre de mission etc.
- Accompagnement de carriรจreย : avenant, entretien individuel, entretien de formation etc.
- Dรฉpart du salariรฉย : solde tout compte, certificat de travail, attestation Pรดle emploi etc.
LES AVANTAGES DE LA DรMAT'
Au-delร de la numรฉrisation et de lโarchivage numรฉrique, laย dรฉmatรฉrialisation des RHย permet รฉgalement dโautomatiser certains processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.
Dรฉmatรฉrialisation des documents :
POURQUOI CHOISIR ZEENDOC ?
Zeendoc est votre partenaire pour une transition rรฉussie vers la dรฉmatรฉrialisation, vous aidant ร moderniser vos processus de gestion documentaire et ร propulser votre entreprise vers l'avenir. Dรฉcouvrez comment Zeendoc peut transformer votre gestion documentaire dรจs aujourd'hui.
- ๎Sรฉcuritรฉ et accessibilitรฉ : Vos documents sont stockรฉs en toute sรฉcuritรฉ et sont accessibles ร tout moment, de n'importe oรน.
- ๎Efficacitรฉ accrue : Rรฉduisez le temps passรฉ ร gรฉrer vos documents grรขce ร l'automatisation et ร l'organisation efficace.
- ๎Satisfaction client amรฉliorรฉe : Offrez ร vos clients des mรฉthodes de distribution flexibles et un suivi de documents sans faille.
- ๎Intรฉgration comptable : Simplifiez votre processus comptable grรขce ร une intรฉgration fluide avec votre logiciel existant.
LโEXPORT-EXCEL
Le systรจme deย lecture intelligente des documentsย permet dโextraire facilement des donnรฉes-clรฉs de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthรจse : รฉvolution des commandes, reporting mensuelโฆ Vous choisissez les informations et dรฉclenchez la crรฉation de votre tableau de bord.
LA PRODUCTION DE GRAPHIQUES
Choisissez les champs de comparaison et de valeurs, ainsi que leย type de graphiqueย que vous souhaitez. Pour un reporting financier (ex. facturation par clientsโฆ) Les rรฉsultats sโaffichent sous forme de graphique.
FAQ : DรMATรRIALISATION
- Cโest quoi la dรฉmatรฉrialisation des factures ?
- Cโest quoi une facture รฉlectronique ?
- Quels sont les avantages de la dรฉmatรฉrialisation ?
- Comment mettre en place la dรฉmatรฉrialisation du bulletin de paie ?
- Quโest-ce que la dรฉmatรฉrialisation du bulletin de paie ?
- Quels sont les enjeux de la dรฉmatรฉrialisation ?
- Comment dรฉmatรฉrialiser les documents ?
- Pourquoi la dรฉmatรฉrialisation ?
- Quโest-ce que la dรฉmatรฉrialisation des documents ?
- Comment mettre en place la facturation รฉlectronique ?
- Comment envoyer une facture รฉlectronique ?
- Quels sont les avantages de la facture รฉlectronique ?
- Peut-on รฉmettre une facture uniquement รฉlectronique ?
Exploitez enfin pleinement votre information d'entreprise !
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