Choisir son logiciel GED en 10 points clés

La transformation digitale d'une entreprise passe de façon incontournable par la dématérialisation de ses documents papiers. La mise en place d'un système de gestion électronique des documents (GED) adapté à votre entreprise est synonyme d'économies et de gains de productivité. Les solutions GED sont nombreuses mais ne se valent pas toutes. Alors comment choisir son logiciel GED ? Suivez le guide ! 

1. TPE, PME : évaluez vos besoins

Pour choisir la solution GED la plus adaptée à votre entreprise il convient de dresser un état des lieux de votre gestion documentaire actuelle :

  • Combien de courriers papiers recevez-vous chaque mois ?
  • Combien de factures fournisseurs saisissez-vous chaque mois ?
  • Combien de factures clients émettez-vous chaque mois ?

La solution GED Zeendoc est particulièrement adaptée aux flux documentaires des TPE/PME. 

En dématérialisant ces volumes de documents papier et en les intégrant à votre logiciel GED, vous accédez généralement à des fonctionnalités de workflow et de travail collaboratif tout au long du cycle de vie du document.

2. La capture des documents

Les documents qu'ils soient papiers ou numériques, peuvent être déposés dans un logiciel de gestion documentaire par plusieurs moyens.

Plusieurs méthodes d'archivage de vos documents numériques sont possibles (emails, dépôt direct, imprimante virtuelle) dans la solution GED ZEENDOC.

La numérisation est évidemment le moyen incontournable de transformer un document papier en document numérique. Veillez à ce que le logiciel GED que vous choisirez soit capable via OCR (optical character recognition) de reconnaître le texte à l'intérieur des documents scannés.

L'outil de GED Zeendoc va encore plus loin et propose une solution d'archivage électronique complète dotée d'une reconnaissance des documents (RAD) poussée : par code-barres, tampon, séparateur, QR-code, apprentissage de modèles, apposition d'une marque de couleur (breveté).

3. Sécurisation et stockage des documents

Passer à l'archivage électronique de vos documents est une très bonne opportunité pour sécuriser la circulation de l'information au sein de votre entreprise.

Un logiciel GED tel que Zeendoc vous permet une gestion fine des droits d'accès aux documents qui garantit que chaque collaborateur voit uniquement les données autorisées.

Un archivage numérique va de paire avec une sécurisation du stockage des documents : avec l'infrastructure de sécurité Zeendoc, ne perdez plus aucun document.

Sécurisation document GED

4. Retrouver facilement ses documents

Tout l'interêt de la dématérialisation des documents est de vous permettre de les retrouver très facilement.

Zeendoc vous donne accès à l'ensemble de vos documents depuis votre ordinateur mais également en déplacement depuis votre smartphone ou votre tablette. 

Via une simple recherche par mots-clés, vous retrouvez un devis client, une facture fournisseur, un courrier ou un contrat commercial. Cela grâce à notre moteur d'indexation des documents, capable de décrypter de façon très précise les mots contenus dans un document papier numérisé, ou dans n'importe quel document digital.

5. Les avantages d'un outil GED

Au delà de permettre l'archivage électronique des documents, un logiciel GED avancé digitalise vos processus métiers et vous donne accès à de nouvelles possibilités :

Véritable gain de productivité, l'outil GED que vous choisirez occupera une place centrale dans votre entreprise.

6. Les possibilités de travail collaboratif

La mise en place d’une solution de gestion des documents électroniques est l’occasion d’optimiser le travail collaboratif. 

Avec la solution GED Zeendoc vous allez pouvoir partager très facilement l'information avec vos collaborateurs. Vous diffusez également un document en quelques clics. Peu importe la taille ou la quantité d'information : Zeendoc dispose d'un système unique de partage de fichiers volumineux par lien sécurisé.

Enfin la collaboration est possible directement sur les documents indexés dans votre armoire Zeendoc : vous pouvez les consulter, les commenter et mettre en place un processus de validation pour les personnes concernées.

7. Chorus Pro : Respecter les obligations réglementaires

La mise en place d'une GED vous permet également de respecter les obligations réglementaires qui peuvent concerner votre entreprise.

Si par exemple vous êtes fournisseur de services ou de prestations pour le secteur public (administration, collectivité), sachez que la dématérialisation des factures et leur transmission par voie électronique Chorus Pro est une obligation.

Le connecteur Chorus Pro fournisseur de Zeendoc vous permet un traitement des factures conforme à la dématérialisation fiscale.

8. Passerelle d'export comptable

Un logiciel GED se choisit également en fonction des connecteurs d'export comptable ou passerelles disponibles pour partager les informations avec d’autres logiciels métiers déjà présents dans votre entreprise.

L’usage le plus courant est certainement de générer les écritures dans votre logiciel comptable.

Dans Zeendoc vous aurez la possibilité d’automatiser le classement et l’imputation de vos factures, puis de générer un fichier compatible avec la plupart des solutions du marché (Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel Compta, etc.).

9. L'adéquation avec vos processus métiers

Parce que chaque métier a ses spécificités, le logiciel ged zeendoc s’adapte et se transforme en fonction de vos besoins.

Voici quelques exemples d’offres spécifiques :

10. La fiabilité de notre solution GED

Cette double exigence est la raison d’être de notre infrastructure d’archivage qui combine l’expérience de nos experts techniques aux technologies les plus avancées pour vous fournir une garantie maximale et en constante adaptation à l’univers évolutif du SaaS.

De plus après une audite, ZEENDOC a obtenu le seul label européen de qualité entrepreneuriale dans le marché de la gestion électronique des documents, le label TRUXT.