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samedi 1 octobre 2022

Digitaliser la GRH et gagner du temps

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L'évolution des usages du digital transforme les métiers. Le département Ressources Humaines de l'entreprise ne fait pas exception. La digitalisation du service RH permet d'automatiser des tâches administratives très souvent chronophages. Le gain de temps est l'un des avantages majeurs que les collaborateurs RH constatent de la digitalisation de leur travail. Elle donne l'opportunité de se recentrer sur les missions d'accompagnement humain au sein de l'entreprise. Comment digitaliser la GRH et gagner du temps ? Sur quels outils s'appuyer pour réussir ce projet ? Découvrez l'impact de cette transformation sur les différents aspects de la fonction RH.

Pourquoi procéder à la digitalisation de votre service RH ?

La digitalisation des services RH s'inscrit dans un contexte de transformation des modes de travail. Toute l'entreprise est concernée et la GRH doit être exemplaire. Presque tous les aspects de la fonction RH évoluent en s'appuyant sur des outils digitaux. Il en découle un gain de temps important pour les collaborateurs RH.

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Digitalisation de la fonction RH et évolution des modes de travail

Le digital fait de plus en plus partie du quotidien. Les collaborateurs profitent des avantages qui y sont liés dans la sphère privée. Leurs attentes vis-à-vis de leur environnement de travail évoluent en conséquence. Y répondre représente un nouvel enjeu pour l'entreprise. Outils numériques performants, travail à distance et canaux de communication digitaux contribuent à une expérience collaborateur positive. La perception de la marque employeur en est améliorée. Ce chantier relève de la responsabilité de la fonction Ressources Humaines. Pour pouvoir pleinement l'adresser, elle doit elle-même digitaliser son métier.

Que recouvre la digitalisation de la gestion des ressources humaines ?

La digitalisation du département RH se définit comme un ensemble de procédés visant à dématérialiser la gestion des ressources humaines par le biais d'outils digitaux. Cette transformation digitale s'applique à plusieurs aspects de la fonction RH :

  • La paie avec la dématérialisation des fiches de paie ;
  • Le recrutement via des logiciels de tri de CV ou des entretiens de recrutement en ligne ;
  • La formation à travers une plateforme digitale d’e-learning ;
  • La gestion administrative avec la validation des congés ou des absences des collaborateurs via un outil digital, ou la mise en place de la signature électronique pour les managers.
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Le gain de temps : bénéfice majeur de la digitalisation du service RH

Passer à une gestion digitale des ressources humaines présente de nombreux avantages. Les outils digitaux simplifient en effet le travail des collaborateurs RH. Une grande partie des tâches administratives répétitives est automatisée grâce à ces outils. Les éventuels oublis ou erreurs sont moins fréquents et les coûts de papier et de stockage diminuent. Mais l'un des principaux avantages de la digitalisation de la GRH est le gain en temps.

Utiliser des outils et solutions digitales permet aux collaborateurs RH :

  • D’accélérer les processus de validation ;
  • De diminuer le temps passé à retrouver des informations ;
  • De gagner en efficacité et en rapidité.

Le temps gagné leur permet de se focaliser sur des missions à valeur ajoutée. Ils consacrent par exemple plus de temps au développement des salariés via la formation, le recrutement ou la gestion des talents.

Quels sont les outils de la digitalisation du service RH ?

La digitalisation de la gestion des ressources humaines s'appuie sur la mise en place d'outils digitaux. Ceux-ci équipent les collaborateurs RH pour qu'ils puissent réaliser leurs tâches dans un environnement digital. Deux outils numériques principaux sont généralement mobilisés dans un projet de digitalisation de la GRH :

  • Le SIRH (système d'information de gestion des Ressources Humaines) ;
  • La GED (gestion électronique des documents).

Le SIRH est une plateforme qui rassemble plusieurs outils RH. Elle a pour objectif de centraliser et de digitaliser la gestion des ressources humaines. Un logiciel de GED assure quant à lui la gestion des documents numériques de l'entreprise. L'outil permet aussi de dématérialiser les processus métier qui y sont liés. Notez que certains logiciels de GED avancés ont la capacité de se substituer à un SIRH. Vous n'aurez alors qu'un seul outil à gérer.

Dématérialisation des documents des dossiers du personnel

Les dossiers du personnel rassemblent un nombre considérable de données confidentielles. Les constituer et les organiser génère de nombreuses tâches administratives pour les services RH des entreprises. La digitalisation de la gestion de ces dossiers passe par leur dématérialisation et leur centralisation dans un espace sécurisé. Tous les fichiers deviennent accessibles en ligne, où ils peuvent être traités directement. Plus de temps perdu à chercher dans les archives. La collecte, le tri et l'analyse des données sont optimisés.

Disposer de ces informations en ligne améliore aussi leur circulation. Il est dorénavant plus aisé pour les services RH d'échanger avec les collaborateurs. Les renseignements liés à l'embauche, comme le formulaire d'adhésion à la mutuelle, sont consultables en ligne. Le partage des notes de frais ou des justificatifs d'absences est facilité. Cela limite les questions et les envois d'e-mails. Les collaborateurs font preuve de plus d'autonomie et ont moins tendance à solliciter le département RH.

Dématérialisation des bulletins de paie des collaborateurs

La digitalisation des ressources humaines transforme aussi la gestion de la paie. La fiche de paie au format papier devient un document digital. Sa distribution par courrier est remplacée par une mise à disposition sur un espace numérique sécurisé. Les tâches liées à l'organisation de l'envoi postal des bulletins de salaire sont supprimées. Les fiches de paie numériques sont automatiquement classées dans un espace sécurisé via la GED. Chacun des salariés dispose de son propre espace, auquel il est le seul à accéder. Une notification est envoyée au collaborateur, lui indiquant comment consulter sa fiche de paie en ligne.

Les informations personnelles des salariés présentes dans les bulletins de salaire ne sont pas divulguées. La confidentialité et l'intégrité de ces données sensibles sont garanties par des procédés de cryptage, d'horodatage ou de signature électronique. Un bulletin de salaire digital est disponible en ligne en permanence. Cela rend les recherches des collaborateurs RH plus rapides lorsqu'ils doivent retrouver d'anciens bulletins.

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Digitalisation des processus de gestion des ressources humaines

Les solutions digitales fluidifient également le déroulé des processus de GRH. Un logiciel de GED dispose de fonctionnalités comme les workflows qui structurent les actions de tous les contributeurs. Chacun a accès à un espace partagé. Lorsqu'une intervention est requise sur un document, une alerte est envoyée à la personne concernée. L'accès de chaque collaborateur (RH, manager ou salarié) est programmé suivant les actions qu'il doit remplir. La supervision et la validation de l'information sont ainsi facilitées.

Un workflow peut être appliqué à plusieurs processus RH. Pour la gestion des congés, le salarié dépose sa demande en ligne, le manager la valide ou non, puis le département RH en est informé. Pour les processus de recrutement, une CVthèque est partagée. Managers et RH valident en commun le choix des candidats via l'outil à la suite des entretiens. Pour les contrats d'embauche, le contrat est préparé par la RH, signé électroniquement par le manager, puis rendu accessible en ligne au futur collaborateur pour qu'il le signe également. Pour les entretiens professionnels, les échanges entre manager et collaborateur sont tracés et conservés.

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Ainsi, la transformation des processus des ressources humaines avec le numérique est bénéfique. Les salariés de l'entreprise gagnent en temps et en efficacité. Leur communication devient plus performante et les risques d'erreur diminuent.

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