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mercredi 22 juin 2022

La dématérialisation de la facture fournisseur : de l’achat au paiement

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Vous vous interrogez sur l’intérêt de dématérialiser votre dossier fournisseurs ? C’est souvent la première phase de digitalisation dans une entreprise, au vu des volumes de documents concernés. Pour comprendre comment fonctionne notre application Zeendoc, voici un guide qui détaille les étapes du processus pour une facture fournisseur, de l’achat jusqu’au paiement. Vous découvrirez aussi les avantages concrets d'un tel produit pour votre entreprise : gain de temps et d’argent, fluidité, suppression de tâches manuelles chronophages, etc.

Dématérialisation de la facture fournisseur : les étapes du processus avec Zeendoc

Notre application vous accompagne dans la relation avec vos fournisseurs. Nous contribuons avec notre outil de dématérialisation en ligne à une gestion améliorée et fluidifiée des achats jusqu’au paiement. Voyons comment fonctionne Zeendoc étape par étape.

livre-blanc-dématérialisation

La collecte des documents en provenance des fournisseurs

Au début du processus, Zeendoc se charge de récupérer l’information sur chaque document fournisseur. Devis, bon de commande, bon de livraison, facture, l’outil sait collecter et analyser toute la documentation comptable.

Les formats de documents fournisseurs gérés par l'application

Quel que soit le type du document fournisseur entrant, voire son mode d’envoi, Zeendoc sait capturer les formats suivants :

  • Papier de toute taille, du ticket CB à la page A3 ;
  • Format électronique, par exemple en pièce jointe d’un mail ;
  • Facture au format Factur-X, l’un des trois autorisés pour la facturation électronique en France ;
  • Facture disponible sur l’espace client du site du fournisseur grâce à une connexion de Zeendoc à ce portail.
formats_de_documents_fournisseurs

Traitement technique lors de la collecte du document comptable

Dès le dépôt du document fournisseur dans Zeendoc, l’application procède à son horodatage, son cryptage et son archivage. Le but est de garantir son authenticité et son intégrité. Ces critères sont essentiels pour votre comptabilité, par exemple pour les factures des fournisseurs. Le système stocke la version originale avec une empreinte numérique qui la rend non modifiable. Une copie se génère simultanément en format d’archivage PDF/A. Elle sert à Zeendoc pour les traitements suivants.

dépôt du document fournisseur

Lecture et classement automatique de tout document comme la facture fournisseur

Notre logiciel de dématérialisation lit ensuite les informations importantes sur chaque pièce comptable. L’objectif est de la classer dans le bon dossier fournisseur et selon les critères paramétrés pour votre entreprise. Doté d’un système d’autoapprentissage, Zeendoc sait rapidement déchiffrer sur chaque document le nom du fournisseur, la date, la référence de la facture, son montant, les codes articles, etc.

Zeendoc travaille avec la notion de dossier unique par fournisseur. Par l’analyse et la reconnaissance des données présentes dans chaque document de la chaîne achats, il sait les trier et les ranger dans le dossier adéquat. Vous y retrouvez l’ensemble des pièces comme le devis, le bon de commande ou de livraison, ainsi que la facture fournisseur. Ce regroupement documentaire facilite ensuite les tâches de vérification et de validation du processus procure to pay.

Contrôle et approbation du document fournisseur grâce au circuit de validation Zeendoc

L’étape suivante consiste à vérifier et valider la facture fournisseur, ou tout autre document en rapport avec l’achat. La digitalisation simplifie grandement ces tâches indispensables avant de procéder au paiement du fournisseur en comptabilité.

Gestion du contrôle et de la validation des documents fournisseurs dématérialisés

Chaque entreprise définit ses règles en matière de contrôle et de validation des documents de la chaîne achats. L’ensemble des opérations conduit au paiement en comptabilité des factures fournisseurs. Avec Zeendoc, vous décidez qui contrôle et qui valide chaque document fournisseur. Vous pouvez également automatiser l’envoi de notifications ou d’alertes en cas de retard. L’outil comprend le paramétrage des droits des utilisateurs comme :

  • Le téléchargement du document ;
  • La consultation à l’écran ;
  • La validation de la pièce ;
  • La suppression, etc.

Gestion de l'historique des actions réalisées sur chaque document fournisseur

Grâce à la dématérialisation sur un seul outil en ligne, toutes les informations traitées pour chaque fournisseur restent accessibles en quelques clics. Vous disposez avec notre application d’un historique complet de toutes les actions effectuées sur chaque document. Notre produit Zeendoc assure donc une parfaite traçabilité des tâches réalisées par qui et à quelle date.

Export des écritures issues des factures vers le logiciel de comptabilité

La dématérialisation, c'est aussi la suppression de la saisie manuelle des factures fournisseurs en comptabilité. Véritable révolution technologique, l’application Zeendoc sait reconnaître les caractères par lecture optique. Regardons comment cela fonctionne concrètement.

Traitement détaillé de la facturation fournisseur avant l'export des écritures en comptabilité

Zeendoc propose une imputation comptable des factures en automatique selon les paramètres définis dans votre entreprise. Notre application codifie la pièce avec les numéros de compte de votre plan comptable. Plusieurs traitements s’effectuent avant l’export des écritures vers la comptabilité. Ainsi, notre solution de dématérialisation réalise un marquage de chaque pièce comptable. L'objectif est d’éviter la double comptabilisation de la même pièce fournisseur.

L’outil vérifie aussi l’équilibre des montants HT, TVA et TTC au crédit et au débit. En cas d’erreur, vous cliquez sur la ligne d’enregistrement afin d’accéder à la facture archivée et de contrôler son imputation comptable.

Zeendoc, la solution de dématérialisation qui s'interface avec 98 % des logiciels comptables

Le choix de Zeendoc pour la dématérialisation du dossier fournisseur, c’est l’assurance de disposer d’un service compatible avec presque tous les logiciels de comptabilité du marché. Sage, Cegid, Ebp, Fiducial, Quadratus, Ciel, Agiris ou ACD, pour en citer quelques-uns, tous parlent avec notre application. Ils intègrent en automatique et sans saisie les écritures préparées par Zeendoc concernant la facturation fournisseur.

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Les avantages de la dématérialisation de la facture fournisseur de l'achat au paiement

Zeendoc, outil spécialisé dans la digitalisation du processus fournisseur, de l’achat au paiement de la facture, apporte à ses clients de multiples avantages au quotidien. Les entreprises qui franchissent le pas actuellement y gagnent rapidement.

Une dématérialisation avec un suivi et un historique des données par fournisseur

Cliquez sur le numéro du fournisseur que vous souhaitez consulter. Vous disposez d’un suivi historisé complet avec l’intégralité des opérations effectuées, par type de document, par date et par montant. Vous devez prendre des décisions vis-à-vis d’un fournisseur ? Avoir accès rapidement à toutes ces données en ligne vous facilite la tâche en tant que client.

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Notre outil de suivi de vos fournisseurs : des données historisées exportables sur tableur Excel

Toutes les informations qui ont fait l’objet d’un traitement sur Zeendoc se stockent sur notre portail. Vous pouvez donc choisir directement dans l’outil les critères pour la création de votre tableau de bord. Nous vous offrons également des services de reporting en ligne, ainsi que la possibilité d’exporter sur Excel.

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Une application avec des graphiques à paramétrer pour le suivi des achats fournisseurs

La création de tableaux de bord natifs dans notre solution de dématérialisation apporte du confort aux utilisateurs. Vous pouvez ainsi visualiser des graphiques de vos données de facturation directement dans Zeendoc. Sélectionnez vos champs de comparaison et de valeurs ainsi que le type de graphique. Le résultat s’affiche en un clic.

Une solution de dématérialisation des documents fournisseurs disponible partout

Zeendoc est une application de dématérialisation disponible sur smartphone ou sur tablette, pas seulement sur PC. La digitalisation des documents comptables apporte de la souplesse et de la flexibilité aux entreprises. Le stockage électronique sur le Cloud autorise un accès en quelques clics partout et à toute heure. Les collaborateurs en déplacement peuvent ainsi valider aisément une facture fournisseur. Zeendoc accélère le processus procure to pay.

Dématérialisation de la facture fournisseur : fluidification du contrôle et de la trésorerie

Par un accès simplifié aux documents des fournisseurs, la chaîne de contrôle et de validation s'accélère. Le système relance même en automatique les valideurs en retard d'approbation. L’information dématérialisée circule plus vite que le papier. Zeendoc participe donc à la bonne gestion du processus procure to pay. Les entreprises respectent alors les délais de paiement de leurs fournisseurs et réduisent le temps de traitement des litiges. Payer à temps n'a pas de prix si vous souhaitez que vos fournisseurs continuent de livrer leurs produits ou leurs services dans les délais convenus.

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Traitement dématérialisé de la chaîne fournisseur : une réduction des coûts pour l'entreprise

En plus de gagner du temps avec la dématérialisation de la facture fournisseur, vous économisez de l’argent. Les équipes de l’entreprise travaillent plus vite, ce qui constitue un premier profit. Par ailleurs, la gestion des litiges se raccourcit grâce à l’accès en quelques clics à toute la documentation. Bon de commande, bon de livraison, lettre de voiture, facturation : vous avez tout sous la main.

Notez aussi que les outils de dématérialisation travaillent comme des automates. Ils n'effectuent pas d'erreur, contrairement à la manipulation humaine. En outre, le stockage de documents numériques coûte moins cher qu'un entreposage physique des factures. Enfin, vous supprimez le coût induit par la pratique de photocopies multiples en cas de documentation au format papier.

Digitalisation des processus fournisseurs : gain de temps et simplification du travail des collaborateurs

Le traitement de la documentation comptable au format papier comporte de nombreuses tâches répétitives et chronophages. Si les collaborateurs photocopient les factures et réalisent la saisie manuelle des écritures, ils ne peuvent pas se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. En fluidifiant la circulation et l’accès à l’information, ainsi qu’en supprimant l'enregistrement manuel comptable, Zeendoc contribue à élargir le champ des possibles. Le métier de la comptabilité évolue et s’oriente vers la gestion et le suivi des dossiers fournisseurs.

Le Virement SEPA

Si nous parlons de tâches à faible valeur ajoutée, les virements à répétition pour les services comptables sont une vraie perte de temps ! La facilitation des paiements et l’automatisation de ceux-ci sont un réel soulagement pour les services de comptabilité. Zeendoc permet depuis l’application GED, après avoir ajouté un index sur le numéro de compte bancaire du fournisseur, de générer un fichier au format SEPA et de l’importer soit dans un logiciel tiers, soit sur le site bancaire de la société afin de déclencher l’intégralité des virements aux fournisseurs.

Le Contrôle automatique des montants de documents liés

Une fois les documents déposés dans Zeendoc, la solution GED analyse les documents, les reconnait afin de créer automatiquement des dossiers qui regroupement l’ensemble des informations relatives à un fournisseur que vous retrouverez ainsi d’un simple clic.

De plus, un contrôle, comparant le montant entre documents liés est automatiquement effectué. La liaison entre les documents peut être multiple : par exemple, une même commande peut être livrée et facturée en plusieurs fois, donc être liée à plusieurs factures. Il est donc très simple d’identifier rapidement si le montant total des factures qui référencent une commande est bien identique au montant total de la commande.

Numérisation de la facture fournisseur dans l'entreprise : réduction de l'empreinte écologique

Enfin, retenir une application de dématérialisation comme Zeendoc, c’est aussi contribuer au respect de l’environnement. Avec une attitude zéro papier dans l’entreprise pour le processus procure to pay, vous réduisez l’empreinte carbone. Vous diminuez la quantité de papier consommée et donc d’arbres abattus. Par ailleurs, Zeendoc a signé un partenariat en 2022 avec Ecotree pour compenser la totalité des émissions de CO₂ induites par son service de numérisation. Nous participons ainsi chaque année à la plantation d’hectares dans la forêt Zeenplanet.

Choisir Zeendoc pour la dématérialisation complète du processus fournisseur, de l’achat au paiement, c’est disposer d’une technologie innovante pour la fonction procure to pay. De l’envoi d’un devis à la réception de la facture, nous avons démontré notre savoir-faire. Contactez-nous pour une démonstration de l’outil et une analyse détaillée de votre projet.

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