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Logiciel de gestion pour petites entreprises : pourquoi choisir Zeendoc ?

lundi 20 février 2023

Quel type de logiciel de gestion pour petites entreprises adopter dans une structure de taille modeste ? L’objectif est bien de s’équiper d’un outil aux fonctionnalités complètes à piloter au quotidien. Cet article passe en revue les besoins des petites entreprises. Facturation, comptabilité, trésorerie, archivage et respect des règles fiscales, faisons un tour d’horizon. Vous découvrirez ensuite le fonctionnement concret du logiciel Zeendoc et les avantages qu’il procure pour une TPE ou PME.

Les besoins de gestion des petites entreprises

En tant qu’entrepreneur, vous souhaitez logiquement consacrer l’essentiel de votre énergie au business, aux devis clients, à la prospection commerciale, à la vente, etc. Vous recherchez l’efficacité maximum pour le suivi administratif et comptable. Listons vos besoins concrets en matière de logiciel de gestion pour petites entreprises.

Suivi de la facturation et de la comptabilité de l'entreprise

Livrer les clients dans les délais constitue un objectif crucial pour votre TPE ou PME. Facturer les produits vendus et les encaisser n’en demeure pas moins important. Vous recherchez un logiciel aux fonctionnalités simples et intuitives. Hébergé sur le cloud et accessible de partout, y compris sur mobile, cet outil se veut avant tout dématérialisé.

Vous transmettez ainsi la photo des factures directement via l’application à votre comptable. En gérant tout le dossier client ou fournisseur au même endroit, vous tracez chaque opération aisément du devis à l’encaissement de la facture.

Piloter la trésorerie : encaissements clients et décaissements fournisseurs

Chef d’entreprise, vous connaissez parfaitement l’importance du cash. Comme le dit l’adage, la trésorerie est reine. Sans liquidités, vous compromettez la pérennité de l’activité. Un logiciel de gestion pour petites entreprises doit apporter cet appui au suivi de la trésorerie. En optant pour un outil de dématérialisation du dossier client, par exemple, vous accélérez les processus. Vous facturez et encaissez plus vite. Vous pouvez même générer des relances automatiques des clients.

 

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Sécuriser l'archivage documentaire avec une solution SaaS hébergée sur le cloud

Dans une petite entreprise, vous êtes par définition multitâche. La gestion administrative passe souvent après le cœur de l’activité, les relations clients et fournisseurs. Aussi, compiler en fin de mois ou de semaine toutes les factures et justificatifs sans rien oublier ou rien perdre constitue un vrai défi. Vous recherchez donc des outils qui fluidifient la relation avec votre comptable. Classer judicieusement et retrouver chaque document devient un jeu d’enfant avec un système d’archivage dématérialisé.

Respecter les obligations comptables et fiscales des petites entreprises

Votre esprit se concentre sur le business de votre petite entreprise. Toutefois, vous n’ignorez pas que la réglementation comptable et fiscale doit se suivre au pied de la lettre afin d’éviter tracas, redressements et pénalités. Assujetti à la TVA, vous savez que la loi vous imposera bientôt d’accepter les factures électroniques de vos fournisseurs. Vous devrez bientôt émettre vos propres factures dans ce format réglementé. Vous souhaitez donc un logiciel de gestion de PME ou TPE qui garantit le respect de la législation actuelle et future.

L'obligation de facturation électronique dès 2026 pour les TPE/PME

Suite à la dernière assemblée de l'année 2024, une réforme d'envergure concernant l'adoption de la facture électronique en France se déploie progressivement en deux phases distinctes. Cette initiative vise à moderniser les pratiques commerciales, à réduire la bureaucratie et à promouvoir l'efficacité des processus, tout en favorisant une économie plus durable.

  • Obligation de réception : Pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026 (au plus tard le 1er decembre 2026)
  • Obligation d'émission : Grandes entreprises et ETI le 1er septembre 2026 (au plus tard le 1er décembre 2026). TPE/PME : 1er septembre 2027 (au plus tard le 1er décembre 2027)

A noter que la transmission des données de transaction (e-reporting) est concernée par les mêmes dates que l'émission des factures en 2026 et 2027.

Zeendoc : le logiciel de gestion pour petites entreprises

Notre application de gestion électronique de documents apporte de nombreuses fonctionnalités pratiques pour la gestion des petites entreprises. Zeendoc, c’est aussi une solution de dématérialisation aux multiples avantages et personnalisable selon les spécificités de votre activité.

Quelles sont les fonctionnalités de notre solution de gestion électronique de documents ?

Zeendoc constitue une solution complète de gestion électronique de documents. Pour la vente, l’achat, les notes de frais, la paie, la signature numérique des contrats commerciaux ou l’archivage de toute la documentation, nous savons faire.

Un outil de dématérialisation complète du dossier fournisseurs pour TPE et PME

Le logiciel Zeendoc, accessible en ligne en mode SaaS, conduit à dématérialiser intégralement le dossier fournisseurs de la petite entreprise. Tous les documents relatifs à un tiers se stockent à un endroit unique. L’outil capture la documentation quel que soit son format : papier, électronique, Factur-X. Il sait aussi se connecter automatiquement aux espaces clients sur les sites des fournisseurs afin de récupérer les factures. Zeendoc lit chaque document, le classe et le sauvegarde. Il gère le circuit de validation des factures et envoie les écritures au logiciel de comptabilité.

Une solution pour dématérialiser le processus client en petite entreprise

Pour la vente, Zeendoc procède de la même manière. Il gère la dématérialisation de toute la relation commerciale. De la signature électronique du contrat à la facturation, sans oublier le suivi des règlements et des litiges, le logiciel prend tout en charge. Toutes les données commerciales du client se stockent dans un dossier unique. Les processus et traitements restent identiques à ceux des achats.

Un logiciel pour la gestion électronique de vos données paie et RH

Zeendoc c’est aussi une solution de gestion dématérialisée des bulletins de salaire de votre équipe. Conformément à la loi El Khomri, l’archivage s’effectue à la valeur probante dans un coffre-fort numérique pendant 50 ans. Vous réduisez ainsi le temps de traitement du papier en simplifiant le classement et en supprimant l’envoi des documents par courrier.

Un archivage électronique en ligne des documents de tous les utilisateurs dans l'entreprise

En dehors des flux liés à l’activité commerciale et à la paie, Zeendoc constitue aussi un logiciel de gestion documentaire dématérialisée pour toutes les autres tâches ou données. Quand vous déployez un tel projet dans une petite entreprise, vous listez toute la documentation à gérer dans l’outil. Tous les utilisateurs habilités retrouvent ainsi aisément leurs fichiers ou documents papier numérisés et cela selon leurs propres critères.

Les avantages de Zeendoc pour le pilotage de votre petite entreprise

En optant pour Zeendoc, logiciel de gestion pour petites entreprises, vous choisissez un des meilleurs outils de dématérialisation du marché. Voici les atouts techniques qu’il vous offre.

Sécurité maximale de la dématérialisation et de l'archivage des données en TPE ou PME

L’archivage dématérialisé de toute la documentation de l’entreprise s’effectue avec de nombreux critères de sécurité, une priorité pour Zeendoc. Nous chiffrons les données que nous stockons selon le protocole AES. Chacun de nos clients dispose d’une clé spécifique qui se crypte avec le mot de passe de l’utilisateur. Nous garantissons l’intégrité de la sauvegarde à destination de l’archivage. C’est une copie qui sert pour les consultations, les annotations et les validations par les utilisateurs.

L’empreinte numérique se prend lors du dépôt de chaque document sur la plateforme. Elle se recalcule régulièrement afin de la comparer à celle réalisée à l’entrée, dans un souci de contrôle de l’intégrité.

Une solution de gestion documentaire en ligne avec un hébergement français

Nous vous garantissons un service de dématérialisation des documents d’entreprise en ligne, mais dont les hébergements demeurent intégralement en France. La disponibilité de vos données, leur sécurité et leur confidentialité, voilà des critères essentiels dans le fonctionnement de notre logiciel en version SaaS. Notre infrastructure multisite présente des sauvegardes redondantes. Elle vous assure ainsi une restauration rapide des données en cas de défaillance d’un de nos data centers.

Un logiciel de gestion électronique des documents de l'entreprise en mode bas carbone

Chez Sages Informatique, éditeur de Zeendoc, nous nous engageons en matière de green-IT pour la gestion de nos data centers. Nous visons une énergie propre et renouvelable à 100 %. Pour la France, nous atteignons ce taux en énergie renouvelable et disposons du certificat Hydro origine FR. Par ailleurs, notre outil de dématérialisation et d’archivage conduit à la suppression du papier en entreprise.

Notre partenariat avec ECOTREE depuis 2020 contribue à la plantation d’arbres. Enfin, pour réduire l’impact carbone, nos serveurs sécurisés fonctionnent à l’énergie verte et nous réalisons diverses actions de décarbonisation sur nos sites.

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