La solution Zeendoc

X

GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Formulaires

Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus métier.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Application Mobile

Découvrez Zeendoc sur smartphone et tablette.

Numérisation de vos documents d'entreprise

Vos métiers

X
Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

X
Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Portail Solutions

Vérifiez la compatibilité entre Zeendoc et vos logiciels professionnels

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

Découvrez toutes nos vidéos sur la solution Zeendoc.

Ressources à télécharger

Téléchargez gratuitement nos livres blancs, brochures,
cas clients, webinaires et infographies.

Accueil » Actualités » Conseils » Tout savoir sur les solutions cloud pour petites et moyennes entreprises

Tout savoir sur les solutions cloud pour petites et moyennes entreprises

jeudi 16 novembre 2023

Vous entendez de plus en plus parler de cloud pour PME ? Vous vous interrogez sur l'utilité pratique et l'intérêt pour votre entreprise ? Nous proposons un état des lieux complet sur ce processus qui signifie littéralement "informatique en nuage" : définition, fonctionnalités, avantages et critères de choix d'un prestataire de services cloud. Découvrez également comment Zeendoc, une solution de gestion électronique des documents (GED) offre un service d'archivage cloud pour vos fichiers et données, mais pas seulement. 

Cloud pour PME : définition, fonctionnalités et enjeux 

Le cloud signifie certes "nuage". Toutefois, cette technologie relativement récente sur le plan professionnel comme pour un usage privé n'a rien de nébuleux ni d'abstrait. Elle séduit de plus en plus d'entreprises, même les petites et moyennes structures. Ce n'est pas uniquement un stockage sur le Web tel que le proposent Google ou Microsoft. 

Qu'est-ce que cloud et le cloud computing ou informatique dans les nuages ? 

Le cloud est l'abréviation de cloud computing, l'informatique en nuage en français. C'est une technique qui exploite la puissance de stockage ainsi que de calcul réalisés par des serveurs informatiques distants de l'entreprise. Ces services s'offrent généralement en mode SaaS (Software as a Service), soit sous forme d'abonnement. 

L'apparition du cloud remonte au début des années 2000. Citons les travaux d'Amazon Web Service, entreprise e-commerce déjà confrontée à une volumétrie de data très importante.  

À quoi servent les processus cloud dans une entreprise du type PME ? 

L'entreprise qui recourt à des services sur le cloud exploite des serveurs de données non présents physiquement dans la société. Elle utilise des logiciels sans détenir les licences sur un poste en local. Elle pratique de la mise en réseau sur un espace web. Cette technologie évite de devoir investir dans du matériel physique, des serveurs, ainsi que des salles informatiques pour les gérer.  

Les prestataires cloud offrent deux types de services : 

  • Stockage des données en ligne. C'est la synchronisation des travaux réalisés simultanément par les équipes de l'entreprise, avec la faculté pour tous d'y accéder de n'importe où et n'importe quand. 
  • Sauvegarde en ligne des données. Ce processus revient à prendre une empreinte ou une photo des informations régulièrement, afin de détenir une copie conforme des données. Ainsi, l'entreprise peut restaurer la dernière sauvegarde en cas de perte d'informations, données ou fichiers.  

 

L'enjeu majeur des solutions cloud : démarrer la transformation numérique de l'entreprise 

Si les applications et utilisations en mode cloud se développent autant ces dernières années, c'est que l'enjeu est bien réel. Les nouvelles technologies conduisent les entreprises à une complète transformation organisationnelle en matière d'espace de travail. La dématérialisation progresse et devient même peu à peu obligatoire avec la réforme de la facture électronique. La migration d'un stockage d'informations au format papier vers des ressources documentaires dématérialisées s'organise souvent autour de solutions cloud, vu les atouts que nous allons vous décrire. 

Les avantages d'une stratégie cloud pour la PME et ses utilisateurs 

Cette technologie cloud séduit de plus en plus les petites et moyennes entreprises. Ses atouts restent semblables, quel que soit la taille de la société ou le nombre d'utilisateurs.  

sécurité_ged

Le stockage sur internet : un service qui fait gagner de l'argent à l'entreprise 

Le cloud pour PME génère plusieurs types d'économies ou facilite l'investissement. 

  • Les coûts d'hébergement des services cloud s'avèrent accessibles et compétitifs au vu de l'ampleur de l'offre. Certains prestataires proposent même du gratuit jusqu'à plusieurs giga-octets. 
  • Les entreprises ne doivent pas réaliser d'investissements financiers lourds dans des serveurs ou des applications locales. En outre, un abonnement SaaS se résilie simplement. 
  • L'amélioration du travail collaboratif dans les équipes ainsi qu'à distance génère des gains de ressources et de temps, donc abaisse les coûts. 
  • Le fait de réduire la quantité de papier dans l'entreprise conduit aussi à des économies. De plus, l'utilisateur ne duplique plus la documentation en effectuant ses propres photocopies par exemple.
     
  • L'entreprise peut aisément dimensionner ses besoins d'hébergement de données sur le cloud, comparativement à un stockage et un archivage physique dans ses locaux (format papier ou format dématérialisé sur des serveurs propres). 

Solution cloud pour PME : un stockage des données en toute sécurité 

En sous-traitant l'hébergement de ses données sur le cloud, la PME accroît leur sécurité. Elle traite avec un professionnel dont c'est le métier de stocker et d'archiver. Celui-ci dispose de data centers structurés et qui respectent les normes en vigueur. Il effectue des contrôles. Il propose du chiffrement. L'entreprise ne court plus le risque de perte physique de ses informations (vol, incendie, dégât des eaux, etc.). En cas de problème matériel avec un ordinateur, l'utilisateur se connecte à partir d'une autre machine. 

L'espace cloud : une collaboration facilitée dans et hors de l'entreprise 

Dans chaque équipe, comme entre les différents services de l'entreprise, le cloud offre une simplification du travail et des échanges. L'aspect collaboratif du cloud pour PME présente un réel intérêt, notamment à l'ère de la mobilité et du télétravail. Mais, les avantages vont au-delà des portes de la PME. Chaque utilisateur peut aussi communiquer avec les clients et fournisseurs, grâce à un espace partagé et sécurisé sur le Web. 

Une gestion des droits d'accès facilitée, une traçabilité des actions et un chiffrement des données 

Les solutions cloud pour PME proposent une gestion des droits des utilisateurs grâce à une console d'administration. Ainsi, le chef d'entreprise ou son responsable informatique pilote aisément les accès aux données, en fonction des postes et du niveau de confidentialité. Il dispose aussi d'outils pour tracer qui fait quoi sur le cloud. Dans certains cas, la technologie cloud fait appel à des processus de cryptage afin de sécuriser et chiffrer certaines informations. L'utilisateur y accède en saisissant une clé de chiffrement confidentielle.  

Comment choisir son fournisseur de services cloud ? 

Les offres de services du type cloud sont importantes sur le Web. Qu'il s'agisse de GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft) ou de fournisseurs d'applications cloud professionnelles, la PME a le choix. Dans tous les cas, nous recommandons de suivre une démarche structurée pour analyser les besoins comme les solutions et pour envisager sa migration d'infrastructure. 

Évaluer les besoins de l'entreprise : cloud ou serveur de stockage NAS ? 

Nous avons abordé le cloud. Voici une alternative, le serveur NAS. Il constitue en quelque sorte le prolongement d'un disque dur d'ordinateur. Ce système stocke chaque fichier de données sur un premier disque dur. Une copie miroir s'effectue et se dépose sur un second disque dur. Le serveur NAS fonctionne sur un réseau local domestique ou d'entreprise. Les ordinateurs connectés à ce réseau NAS accèdent donc aux informations en mode partagé. 

Pour choisir entre ces deux solutions, cloud ou serveur NAS, voici quelques critères à étudier lors de l'analyse des besoins : 

  • volumétrie de données importante ou fichiers de très grande taille ; 
  • qualité de la connexion internet de l'entreprise ; 
  • degré de sensibilité des données à stocker et à archiver. 

Examen de la disponibilité du service offert par le fournisseur cloud 

Assurez-vous du niveau de services proposé par le prestataire cloud. Notamment, vérifiez la disponibilité effective du service. C'est le contrat qui précise l'accord de niveau de service ou SLA (Service Level Agreement). Entrent en ligne de compte, le temps de réponse et les disponibilités. Par exemple, le contrat peut spécifier : 

  • un niveau de SLA de 99 % pour une durée de panne maximale de 6 heures par mois ; 
  • un niveau de SLA de 95 % pour une durée de panne maximale de 36 heures par mois.

Analyse de l'hébergement des données par le prestataire de services cloud 

Notez bien qu'en cas de système cloud public, la sécurité des données et des applications reste de la responsabilité de l'entreprise. C'est donc essentiel d'examiner le service offert en matière de stockage en ligne, notamment la sécurisation, la localisation physique des serveurs ainsi que la détention des certificats nécessaires. 

Francenum.gouv.fr, le portail de la transformation numérique des entreprises, reprend les préconisations de la DGSI (Direction générale de la sécurité intérieure). Citons notamment :  

  • vérifier la conformité du fournisseur cloud au règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD) ; 
  • choisir un prestataire qui dispose du label Cloud de confiance, en Europe ou en France, en cas de données critiques ou sensibles ; 
  • contrôler les conditions générales de vente et d'utilisation pour les data centers situés en France, avec notamment l'impossibilité de transférer les données vers un pays étranger ; 
  • privilégier les prestataires cloud qui possèdent un hébergement sur des serveurs basés en France ou dans l'Union européenne ; 
  • réaliser un chiffrement systématique des données hébergées à distance. 

Zeendoc, une solution GED pour PME hébergée sur le cloud 

Avec Zeendoc, nous offrons aux PME une solution complète de gestion électronique des documents (GED). Nous vous aidons à faire entrer votre entreprise dans le numérique étape par étape. Du scan des documents papier, en passant par le stockage et l'archivage sur le cloud, nous vous accompagnons aussi dans le déploiement et la gestion de la facturation électronique. 

Zeendoc s'attache depuis plus de 20 ans à proposer des solutions hébergées sur le cloud afin de mieux exploiter toute l'information de l'entreprise. Au sein de Sages Informatique et avec Scan Center, notre centre de numérisation des documents, nous offrons l'ensemble des prestations cloud autour de la documentation d'entreprise : 

  • numérisation de documents au format papier ; 
  • sauvegarde des données ; 
  • archivage des données ; 
  • gestion électronique de documents (GED) ; 
     
  • opérateur de dématérialisation (OD) avec une intégration dans Chorus Pro et demain dans le PPF, portail public de facturation. 

Le cloud pour PME devient accessible, voire incontournable. Que vous ayez entamé le processus de dématérialisation de votre documentation ou non, réfléchir au déploiement d'un tel système de gestion documentaire présente un réel intérêt. Quelle que soit votre infrastructure ou équipement actuel, pourquoi ne pas échanger avec un de nos experts ? 

Découvrez d'autres articles de Zeendoc

Pin It on Pinterest