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mercredi 23 mars 2022

[Revue de presse] Facture électronique : comment gérer facilement vos factures fournisseurs et gagner du temps ?

Article paru le 15.03.2022 sur le site lentrepriseconnectee.com/

Le salon SITL dédié au transport et à la logistique rouvrira ses portes du 5 au 8 avril prochains. L’occasion pour Zeendoc de rappeler les enjeux autour de la dématérialisation du traitement des documents liés à la supply chain. En la matière, Hirsch Transports s’impose comme une référence : afin de fluidifier sa gestion documentaire, la société de transport de marchandises basée en Normandie s’est équipée de la solution de GED (Gestion électronique des documents) éditée par Sages Informatique, expert de la dématérialisation.

Spécialisée dans le transport et la logistique depuis 1966, avec un personnel de 48 collaborateurs, l’entreprise familiale Hirsch Transports s’est aperçue, au fil du temps, des lacunes persistantes dans la supply chain et la fluidité des opérations de gestion documentaire. “Il nous est apparu que plusieurs problèmes tels que l’archivage et la recherche de nos documents ralentissaient considérablement notre travail. Nos archives étant centralisées dans un seul bureau, nous perdions énormément de temps à aller chercher les informations nécessaires”, se remémore Caroline Hirsch, Directrice Administrative et Financière d’Hirsch Transports.

L’entreprise a donc souhaité pallier ce phénomène en se tournant vers la dématérialisation. Après réflexion, c’est la solution de GED Zeendoc proposée par Sages Informatique qui a retenu l’attention du groupe, permettant à celui-ci d’organiser et d’accélérer les processus de traitement de documents.

Zeendoc, une solution de dématérialisation fiable et accessible

“Nous cherchions avant tout à mettre en place un système de validation des factures fournisseurs. Nous traitons environ 1 500 factures fournisseurs et 3 000 factures clients par an, il nous fallait une solution pour réunir ces factures en un seul endroit accessible à tous, à tout moment, où que nous soyons”, explique Caroline Hirsch.

À l’aide de la solution GED Zeendoc proposée par Sages Informatique, Hirsch Transports a pu centraliser ses documents papiers et numériques dans une seule base documentaire, utilisée quotidiennement par 3 de ses employés. En plus d’être rapide à mettre en place, la solution Zeendoc présente de nombreux avantages de classification des factures, paramétrée selon l’organisation des entreprises. Hirsch Transports a donc été capable de classer les factures par section (classeur factures à valider par la direction ou la DAF, factures à payer, contentieuses, etc.) et d’instaurer un système respectant l’organisation interne des équipes.

Par ailleurs, la reconnaissance automatique des caractères et des documents intégrée à Zeendoc a offert un gain de temps inestimable sur la saisie des données et la manipulation des documents. Grâce à l’intelligence artificielle, la solution est en effet capable d’identifier le type de document concerné (facture, contrat, etc.), d’en extraire les datas importantes (numéro de dossier ou identité de l’expéditeur par exemple) et de le classer correctement au sein de la GED. “Zeendoc a non seulement facilité le système de validation des factures fournisseurs, mais aussi la recherche des documents et l’envoi des factures clients !”, se réjouit Caroline Hirsch.

Des résultats conséquents dans la gestion documentaire

Assez rapidement, l’utilisation de la solution Zeendoc a porté ses fruits : les équipes d’Hirsch Transports ont observé des résultats probants dans leur travail quotidien sur le traitement des factures clients et fournisseurs : “L’archivage de nos documents a été grandement facilité. Aujourd’hui, plus besoin de se déplacer entre les différents bureaux pour retrouver une facture”, se félicite Caroline Hirsch. Les documents sont ainsi mieux gérés, notamment dans l’organisation du parc de véhicules : les différentes données relatives à un même véhicule sont envoyées automatiquement vers le logiciel métier lié.

“L’outil est fiable et facile à prendre en main”, assure Caroline Hirsch. Zeendoc a donné à Hirsch Transports l’impulsion qui lui manquait pour se développer encore plus, facilitant les échanges entre les utilisateurs, même en déplacement, en leur accordant l’accès aux informations à distance. La dématérialisation a également permis à l’entreprise de diminuer de 70 % ses frais postaux, et d’assurer la fiabilité des envois des factures qui sont désormais entièrement traçables. “Avec la mise en place de tampons pour le circuit de validation, nous savons directement qui a validé la facture, quel jour et à quelle heure. Il y a un réel suivi clients : les envois sont tracés, nous sommes donc payés plus rapidement”, indique la DAF du groupe.

La solution Zeendoc a répondu aux attentes du groupe Hirsch Transports en les amenant également vers une solution beaucoup plus responsable, permettant de compenser leur empreinte carbone. Apprenez-en davantage sur le programme bas carbone de Zeendoc !

Zoom sur la GED Zeendoc

Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L’objectif de la GED est d’accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.

Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98 % et d’éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l’intégration d’un tchat documentaire, des circuits de validation…permettant une fluidification des échanges et réduisant également l’empreinte carbone générée par l’envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l’infobésité.

C’est aussi à ce jour, la seule GED bas carbone avec son programme Zeenplanet qui compense l’utilisation de Zeendoc pour ses clients, tout en replantant 1 arbre par jour dans les forêts françaises : Depuis janvier 2020, près de 1 720 arbres ont été plantés.

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