La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

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La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

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La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

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Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

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mardi 30 novembre 2021

[REVUE DE PRESSE] Comment la GED peut contribuer à un numérique plus responsable

Tribune paru le 30.11 sur le site esteval.fr

Numérique et respect de l'environnement sont au cœur de l'actualité ! Après la COP 26, la loi du 15 novembre 2021 visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique en France et le Green Friday, c'est au tour du GreenTech Forum de s'emparer de cette thématique les 30 novembre et 1er décembre prochains. L'occasion pour Zeendoc de rappeler son engagement en faveur de la dématérialisation responsable et d'accompagner les organisations vers des méthodes de travail à faible impact carbone.

Une véritable prise de conscience est en train de s'opérer au sein des organisations et des gouvernements en faveur d'un numérique plus respectueux de l'environnement ! Et il était temps, le digital étant un pollueur sous-estimé. Pour preuves, 410 millions de tonnes de CO2 sont générées chaque année par la simple réception d'emails (selon le cabinet Radicati Group), tandis que les data centers, nécessaires au stockage des données, sont à l'origine de 0,3% des émissions de gaz à effet de serre (d'après le média international Nature).

Afin de réduire l'empreinte environnementale du numérique, le gouvernement français a récemment adopté la loi REEN (Réduire l'empreinte environnementale du numérique), qui propose notamment de former les plus jeunes à la sobriété numérique de la primaire à l'université, et de mettre en place un observatoire des impacts environnementaux du numérique piloté par l'Ademe et l'Arcep. Certains acteurs du secteur n'ont cependant pas attendu cette nouvelle législation pour lancer des initiatives en faveur d'un numérique plus vert.

Des organisations qui peuvent réduire leur impact environnemental

Précurseur, Sages Informatique, éditeur de la solution de GED Zeendoc, a lancé le programme Zeenplanet afin de permettre à ses utilisateurs de réduire l'impact carbone de leur gestion documentaire. En effet, chacun peut directement évaluer l'empreinte carbone de son forfait Zeendoc grâce au programme, tandis que Sages Informatique compense automatiquement l'impact environnemental lié à l'utilisation de sa solution.

En effet, l'éditeur est en partenariat depuis janvier 2020 avec la start-up EcoTree, qui vise à préserver les forêts de France via des initiatives durables. Un vaste projet auquel Sages Informatique participe activement en replantant 1 arbre par jour sur le territoire français. En complément, les données gérées par Zeendoc sont stockées sur des serveurs français fonctionnant à l'énergie verte, mêlant ainsi sécurité renforcée et respect de l'environnement, notamment grâce à une alimentation en énergie hydroélectrique.

L'engagement d'une entreprise avant tout

Par sa nature même de solution de dématérialisation, Zeendoc contribue évidemment à réduire le recours au papier, les documents étant désormais électroniques. Mais l'engagement de Sages Informatique dépasse largement le cadre de sa GED bas carbone ! L'entreprise corse a en effet été auditée par un cabinet indépendant afin d'évaluer son propre bilan carbone et obtenir des préconisations pour l'améliorer. Entre autres, Sages Informatique soutient aujourd'hui plusieurs projets certifiés Gold Standard afin de compenser son empreinte résiduelle.

En complément, la société a mis en place un Comité Carbone regroupant plusieurs collaborateurs chargés d'établir et de veiller au bon déroulement de mesures éco-responsables. Une manière supplémentaire de démontrer que la lutte contre la pollution et le réchauffement climatique est bien l'affaire de tous !

Zoom sur la GED Zeendoc

Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L'objectif de la GED est d'accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l'automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d'une piste d'audit fiable, l'envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.

Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98% et d'éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l'intégration d'un tchat documentaire, des circuits de validation...permettant une fluidification des échanges et réduisant également l'empreinte carbone générée par l'envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l'infobésité.

C'est aussi à ce jour, la seule GED bas carbone avec son programme Zeenplanet qui compense l'utilisation de Zeendoc pour ses clients, tout en replantant 1 arbre par jour dans les forêts françaises : depuis janvier 2020, près de 1 700 arbres ont été plantés.
En se rendant sur ZeenPlanet, les utilisateurs de Zeendoc peuvent très simplement calculer l'empreinte carbone du forfait Zeendoc qu'ils utilisent, réaliser l'impact carbone de leur GED et se voir attribuer un badge bas carbone car Sages Informatique a décidé de compenser ses émissions pour ses clients !

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