Article paru sur SIH-Solutions.fr le 06.05.2022
Créée en 2000, la société Sages Informatique, éditrice de la solution Zeendoc, propose un outil de digitalisation et de gestion des archives à destination des PME, des TPE, des établissements de santé et des collectivités confrontées au challenge du tout numérique.
Éditée par l’entreprise Sages Informatique, Zeendoc est une solution en mode SaaS de GED (Gestion Électronique des Documents) destinée aux entreprises. “Permettre aux entreprises la dématérialisation et le stockage des données de manière sécurisée est l’ambition de SAGES Informatique. Nous nous adressons en priorité aux entreprises souhaitant modifier la gestion de leurs archives” explique Mathieu Donzel, directeur technique chez SAGES informatique. Le but de la société, dont les données sont hébergées dans le cloud sur deux datas center français distants et redondants, est d’accompagner les entreprises en pleine mutation digitale. De plus, la solution s’appuie sur AZ Network, un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS, ce qui permet aux entreprises de présenter un certificat de conformité d’hébergement sécurisé à la souscription de leur assurance cyberattaques.
Devant des archives à la volumétrie grandissante et une consultation de plus en plus compliquée à organiser en format papier, la digitalisation est aujourd’hui un passage obligé, particulièrement pour les établissements de santé. La solution Zeendoc, consciente de ce besoin croissant, s’est positionnée, depuis 2011, comme l’assistant personnel du quotidien des entreprises. En plus d’une digitalisation complète et d’une automatisation du processus documentaire, qui offre un gain d’espace certain sur des serveurs internes, Zeendoc propose également la dématérialisation des services RH et administratifs. Des espaces intuitifs et personnalisés sont créés selon les entreprises. “Sur le même principe qu’une armoire et de classeurs, il classe et hiérarchise les documents. Mais il se différencie des autres solutions par sa capacité à s’autoréguler.” confirme Mathieu Donzel.
En adoptant la plate-forme, le registre national des cancers de l’enfant (RNCE) ou encore la maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de la Corse Sud ont la possibilité de dématérialiser, stocker, gérer et partager leurs données mais aussi d’envoyer, de valider et de signer électroniquement leurs factures et notes de frais. Zeendoc est un peu comme un couteau-suisse et a fait le choix d’un modèle économique, que le Dr Jacqueline Clavel, directrice du RNCE, félicite pour son adaptabilité et les économies qu’il représente pour son institution. En effet, l’offre se base sur la quantité de documents intégrés chaque année (un flux constant en général) au lieu de se baser sur des besoins de stockage qui eux sont incrémentaux.
UNE NAVIGATION FACILITÉE ET OPTIMISÉE
En pratique, l’applicatif se concentre non seulement sur la numérisation de l’information, mais aussi sur son indexation et la gestion de son accessibilité. L’utilisation de mots-clefs rend la navigation plus fluide, un avantage considérable pour la solution. “Retrouver un dossier n’a jamais été aussi facile grâce à une date et un mot-clé par exemple” remarque Mathieu Donzel. Chaque entreprise dispose d’un espace personnalisable, une armoire virtuelle, dans laquelle une hiérarchisation des accès est opérée par un ou des administrateurs, en interne, pour sécuriser et simplifier la consultation. Côté classement, l’administrateur établit des index personnalisés dans lequel le logiciel viendra classer automatiquement les informations reçues. Il n’y a plus besoin de saisie.
Les données de la CNAM, de l’APHP et des services d’oncologie pédiatrique sont collectées, dans l’exemple du RNCE (cité plus haut) et classées sans action additionnelle, sinon une vérification pour éviter les doublons. Les recherches se font simplement sur téléphone ou ordinateur, grâce à des mots-clés, des dates ou autres champs prédéfinis, qui simplifient la recherche. On s’affranchit de la logique de classement individuel ! Pour le RNCE, cela signifie de pouvoir naviguer parmi les archives de plus de 44 000 patients (le registre enregistre tous les cas de cancers ou de pathologies proches chez les moins de 18 ans) tout en maintenant une sécurisation optimale de la donnée personnelle de santé.
DES ARCHIVES DE SANTÉ SÉCURISÉES
L’entreprise a étudié son offre pour mettre à disposition de ses clients un système de digitalisation des archives, mais aussi du partage d’information, hautement sécurisé. Tous les documents déposés le sont selon un procédé permettant le cryptage des données. La plate-forme répond aux exigences du secteur sur plusieurs plans avec une politique de gestion des données, de sécurisation et d’information du patient sur la manière dont ses données vont être traitées. Pour preuve, « chaque document scanné doit passer par des modes de dépôt répondant aux normes de sécurité. C’est un impératif vu les informations personnelles manipulées. Il est, par exemple, impossible de déposer un fichier par mail, car il ne pourrait être crypté. » insiste Mathieu Donzel.
Les outils de gestion des ressources humaines et administratives 100 % en ligne répondent, également, aux exigences évolutives du secteur. Autres points forts de la société, permis grâce aux systèmes d’accès et de sécurisation optimum, une consultation en simultanée des documents et une politique de GED bas-carbone incluses dans un programme écologique basé sur un bilan carbone consultable et accessible sur le site zeenplanet.com.
Zeendoc est aujourd’hui utilisé par plus de 200 000 utilisateurs dans toute la France, 11 ans seulement après son lancement.
RGPD ET DÉMATÉRIALISATION, IMPÉRATIFS POUR SAGES INFORMATIQUE
« Une solution informatique de dématérialisation doit répondre à deux exigences majeures : respecter le droit de la santé et le RGPD. » précise Maître Eric Barbry, avocat spécialisé en droit du numérique/dématérialisation et conseil pour SAGES Informatique. Pour satisfaire aux obligations du RGPD, un outil de stockage comme Zeendoc doit répondre à trois critères : informer le patient de la manière dont ses données vont être traitées, gérer le droit de ces dernières ainsi que leur sécurisation. Les dossiers dématérialisés ont la même valeur juridique que les informations retranscrites sur papier « grâce au règlement eIDAS », souligne Maître Barbry. De ce fait, la dématérialisation digitale n’est plus un frein juridique. Il faut cependant, mettre en avant que les données de santé sont des informations sensibles et, de ce fait, doivent être stockées dans des espaces hautement sécurisés. « Beaucoup d’entreprises ne peuvent sécuriser leurs données dans des environnements adaptés aux lois et doivent se tourner vers des professionnels comme SAGES Informatique. » explique Maître Barbry.
Adoptée depuis plus de 20 ans, la dématérialisation s’accélère, aujourd’hui, elle est encadrée par des droits qui protègent le stockage et l’utilisation des données médicales.
