« Le télétravail lors du confinement a pu se mettre en place immédiatement et sans problème. », explique Mme Sabine BRUNO, Directrice Générale

« Le télétravail lors du confinement a pu se mettre en place immédiatement et sans problème »

Varachaux, spécialiste agroalimentaire en produits alimentaires intermédiaires depuis plus de 50 ans.

Situation : L’entreprise Varachaux est une entreprise agroalimentaire, qui commercialise des produits à base de viande et des produits végétariens/végan pour les industriels et la Restauration Hors Foyer.

Nombre de salariés : 45

Nombre de sites : 1 à Wissous

Témoignage : Mme Sabine BRUNO, Directrice Générale.

Témoignage réalisé grâce au soutien de notre partenaire : FI Conseils.

 

Le besoin

 

L’entreprise Varachaux voulait dématérialiser rapidement ses factures clients afin de simplifier les processus, supprimer le papier et retrouver très facilement les documents. Notre cliente souhaitait également gagner du temps dans le traitement des factures fournisseurs ainsi que dans son process achat au global et supprimer les tâches chronophages de certains services.

 

La mise en place de la GED

 

Pour répondre aux besoins de l’entreprise Varachaux nous avons mis en place, avec notre solution de GED Zeendoc, un système d’archivage des documents papiers et numériques de l’entreprise dans une base documentaire unique, et établi des circuits de validation entre différents intervenants.

 

La dématérialisation des factures clients et des documents associés à la gestion de la commande est désormais possible ainsi que celle des factures fournisseurs et des documents liés à la réception des produits.

Des passerelles entre logiciels de comptabilité et de gestion de commandes ont été mises en place afin d’automatiser les saisies et les processus.

 

Le confinement a mis en évidence l’intérêt de la dématérialisation de certains documents pour la circulation des informations.

 

Les résultats  

 

Une douzaine de personnes de différents services (qualité, comptabilité, maintenance, achat) utilisent Zeendoc. Avec le confinement de Mars 2020, l’adhésion à la solution de GED Zeendoc a été accélérée.

L’outil leur fait gagner du temps au quotidien et de l’espace de stockage à l’entreprise.

 

  • Simplification de la gestion des clients

La dématérialisation des commandes des clients et la mise en place d’un circuit de validation (avec tampons, post-it pour commentaires) permettent aux responsables de la planification et de la production de vérifier la disponibilité du produit et de suivre la commande.

Grâce à Zeendoc, le service Gestion des commandes clients gagne du temps en liant la fiche contrôle (numéros de lots, températures …) et le document du détail de la pesée pour établir le bon de livraison puis la facture. Cette dernière suit un circuit de validation et est envoyée directement au client depuis Zeendoc.

Varachaux dématérialise désormais ses 1000 factures clients annuelles.

Lorsque la date d’envoi de l’analyse arrive à échéance, le service qualité est directement alerté et peut ainsi associer les analyses des produits à la livraison.

 

On a supprimé nos transferts de factures papier d’une bannette à une autre et gagné du temps entre l’arrivée de la facture et sa validation finale.

 

  • Simplification de la gestion des fournisseurs

Environ 2000 factures fournisseurs sont reçues annuellement par notre client. Désormais, elles sont reconnues et indexées automatiquement au sein de Zeendoc, ce qui leur permet de gagner du temps et d’éviter la double saisie avec leur logiciel comptable.

Zeendoc permet de mettre des alertes sur les délais de paiement et un système de validation entre le service achat et la comptabilité.

La recherche de facture se fait très rapidement et évite d’aller aux archives.

  • Meilleure productivité au service comptable

La mise en place de la passerelle comptable a permis de gagner du temps avec l’arrêt de la saisie de chaque ligne de facture dans le logiciel de comptabilité, et de supprimer l’archivage de papier dans des classeurs. Les écritures comptables sont générées automatiquement, les collaborateurs du service peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Zeendoc permet le partage de l’information et une meilleure communication entre la comptable en télétravail et le reste des collaborateurs.

 

Le futur

 

 L’entreprise Varachaux compte passer à la dématérialisation des bulletins de salaire pour ses 45 employés. Mme Bruno se dit prête à recommander Zeendoc en mettant en avant : la simplicité d’utilisation, le gain de temps et la possibilité de se connecter à distance depuis n’importe quel appareil (Ordinateur, tablette, smartphone …) et à toute heure.