La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

La presse parle de Zeendoc ! Retrouvez toutes nos parutions.

Vidéos

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depuis janvier 2020

AZNETWORK, entreprise de service numérique

« Un vrai gain de temps sur des activités sans valeur ajoutée »

Mme Mélanie Legeard, Assistante Communication/Marketing et Assistante ADV, AZNETWORK

AZNETWORK, SPÉCIALISTE INFORMATIQUE DE L'HÉBERGEMENT À L'INTÉGRATION D'OUTILS DE GESTION EN PASSANT PAR LA SÉCURITÉ DEPUIS 1999.

Situation :  AZNETWORK exerce 4 métiers :

  • Hébergeur Infogéreur 100% français certifié ISO 27001* et HDS**, propriétaire de ses Data Center ;
  • Intégrateur et Infogéreur de progiciels de gestion commerciale et Mobilité pour les TPE, PME, ETI et grandes entreprises ;
  • Opérateur ARCEP (fibre et téléphonie) ;
  • Audit et solutions en Sécurité Informatique.

AZNETWORK est engagée depuis des années dans la RSE orienté développement durable.

  • * Certifié ISO 27001 pour l’offre de services d’hébergement d’infrastructures dans le domaine des données de santé
  • ** Certifié Hébergement Données de Santé (HDS) sur les 6 points de la certification

Nombre de salariés : 36
Nombre de sites : 3 sites : Alençon, Valognes et Lyon
Témoignage : Mme Mélanie Legeard, Assistante Communication / Marketing et Assistante ADV

LE BESOIN

Dans un premier temps AZNETWORK voulait dématérialiser rapidement ses factures clients afin de simplifier et accélérer les processus de facturation, réduire le papier, optimiser l’archivage et améliorer les suivis des créances clients. Par la suite, l’entreprise a souhaité dématérialiser les bulletins de salaire de ses employés.

LA MISE EN PLACE DE LA GED

La solution GED Zeendoc a permis de répondre aux besoins de l’entreprise AZNETWORK avec la mise en place d’un système d’archivage des documents papiers et numériques dans une base documentaire unique.

Ceci a permis à notre client de :

  • Dématérialiser l’envoi de ses factures clients ;
  • Simplifier le travail du service facturation dans la gestion de ses tâches ;
  • Être alerté sur les factures impayées et de relancer automatiquement ;
  • Répondre aux demandes des clients pour la réception de leurs factures par mail ;
  • Dématérialiser des bulletins de salaire en conformité avec la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique).

« Un service assistance très réactif et qui accompagne/conseille de la mise en place à la fin du projet, mais également pendant l’utilisation de la solution. »

Mme Mélanie LEGEARD

Assistante Communication/Marketing et Assistante ADV, AZNETWORK

LES RÉSULTATS

Depuis février 2020, deux personnes utilisent au quotidien la solution Gestion électronique de documents Zeendoc et l’adhésion a été rapide.
AZNETWORK dématérialise plus de 4 000 factures clients annuelles :

  • Une économie de 40% environ entre le papier/enveloppes, les cartouches d’impression, les coûts d’affranchissement.
  • Gain de temps sur les manipulations : éditions, stockages, mises sous enveloppes, timbrage, trajet poste.

Une fois les factures éditées, elles sont reconnues et indexées automatiquement dans l’armoire Zeendoc.

  • Les envois sont automatisés (envoi basique et envoi via Chorus Pro), plus besoin de procéder à un tri manuel.
  • Le temps passé au processus de facturation a diminué de 40%, trois jours gagnés par mois qui permettent de se consacrer à des projets à plus forte valeur ajoutée.
  • Le suivi des créances clients est simplifié et plus rapide, quelques clics sur l’armoire suffisent pour renvoyer la facture et ajouter une ligne. Ce nouveau processus permet également de savoir si le client a reçu/téléchargé sa facture ; un visu qui n’était pas possible quand les factures étaient en papier.

Le temps de recherche de documents a diminué de 75% grâce au moteur de recherche de Zeendoc qui retrouve le bon document par mot clé, nom, date … De plus les pertes de document sont réduites ; Plus aucun client ne peut nous dire qu’il a perdu sa facture.
L’espace de stockage gagné n’est pas négligeable avec 12 classeurs en moins dans les armoires du service.

Depuis novembre 2020, les bulletins de paie des salariés sont dématérialisés. Un système de coffre-fort électronique propre à chaque salarié a été mis en place. L’envoi des bulletins de paie est désormais plus simple, plus rapide et plus sécurisé. Tous les salariés sont satisfaits de cette évolution et pensent même à scanner leurs anciens bulletins de paie pour les déposer dans leur armoire personnelle.

« Réactivité, simplicité et efficacité sont les maîtres mots de cette solution française »

Mme Mélanie LEGEARD

Assistante Communication/Marketing et Assistante ADV, AZNETWORK

LE FUTUR

Nous venons de concrétiser 2 projets en 2020. Nous réfléchissons à un projet de signature électronique des documents qui remplacerait notre solution actuelle.

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