Comment la solution Zeendoc a améliorée le quotidien des collaborateurs et de l’entreprise en automatisant les processus de traitement et de gestion des factures fournisseurs.

L'entreprise

La solution a été mise en place pour la gestion du pôle administratif de l’entreprise : comptabilité, finance et ressources humaines.

Activité : Production et négoce de vin de Chablis

Quelques chiffres : 

  • 95 employés répartis sur 3 sites en France
  • 4 appellations Chablis qui s’exportent dans près de 50 pays 
  • Un chiffre d’affaires de 21,5 Millions d’euros.

Propos recueillis auprès de M. Benoît GRIZARD, responsable Administratif et financier et Madame Nadège VERPY, responsable Comptabilité.

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La mise en place

Six utilisateurs ont été formés à l’utilisation de la solution. Deux personnes s’occupent de déposer les documents et utilisent les fonctionnalités plus avancées et les autres collaborateurs l’utilisent uniquement pour rechercher des informations.

La mise en place de Zeendoc au sein de l’entreprise a été rapide grâce à la simplicité de l’outil et les utilisateurs se sont facilement adaptés à ce nouveau mode d’accès aux documents de l’entreprise.

Zeendoc au quotidien c'est...

Le classement des factures fournisseurs, la gestion de nos virements de trésorerie, les paies et les bordereaux de cotisations sociales. Mais, surtout, c’est une recherche de tous les jours beaucoup plus rapide au sein de tous les documents administratifs.

L’objectif initial était de réduire les archives papier mais c’est également le gain de temps pour la recherche et le classement des informations administratives qui s’est révélé être un atout clé de la solution.

Les attentes et les bénéfices pour notre client

Gain de temps, gain de place

L’objectif à atteindre pour notre client était avant tout de réduire ses archives papiers à tous les niveaux de sa gestion administrative.

La numérisation des documents a permis un gain d’espace important au sein des locaux. Avec la mise en place de Zeendoc dans l’entreprise, c’est également le gain de temps réalisé dans le classement et la recherche d’informations qui s’est révélé être un avantage-clé de la solution, pour les 6 utilisateurs impliqués quotidiennement dans les tâches administratives de l’entreprise.

Accès et travail à distance

Enfin, la capacité d’accès à distance a permis également à la responsable de la comptabilité d’avoir une plus grande flexibilité et efficacité dans son activité, en lui permettant de travailler de chez elle.

Zeendoc au futur...

Maintenant que l’ensemble de la comptabilité est intégré dans Zeendoc et qu’une grande partie du classement des documents se fait automatiquement, une connexion va être réalisée avec le logiciel de comptabilité de l’entreprise (SAGE100) afin que les données extraites des factures par Zeendoc viennent s’intégrer automatiquement, réduisant ainsi l’environ 40% le temps passé à la saisie des factures dans le logiciel !