La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

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Ressources à télécharger

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M.D.P.H de la Corse du Sud

Description du cas client par Jean Montessino, Responsable du Scan Center

Numérisation et indexation dans ZEENDOC SANTÉ HADS de 200 mètres linéaires d’archives  par le SCAN CENTER de Sages Informatique

Merci à notre partenaire Copie Conforme !

 

Les Maisons Départementales des Personnes Handicapées

Elles exercent une mission d’accueil, d’information, d’accompagnement et de conseil des personnes handicapées et de leurs proches, d’attribution des droits et de sensibilisation de tous les citoyens au handicap.

Au coeur de cette activité : l’archivage des documents et la recherche des informations afin de faciliter la prise en charge.

 

Le besoin

Chaque année, la MDPH de la Corse du Sud gère plusieurs milliers de demandes.
Il était devenu indispensable d’archiver numériquement les dossiers en utilisant une solution de gestion documentaire pour le classement, la recherche et le partage des documents.

 

Le point de départ

  • Le volume de documents, 15.000 dossiers représentent 200 mètres linéaires d’archivage et génère un problème d’espace ;
  • Les temps de recherche sont trop longs malgré l’utilisation d’un rayonnage dynamique, générateurs de stress pour l’agent et d’attente pour les visiteurs ;
  • Une banale erreur de rangement pourrait rendre un dossier incomplet voire introuvable ;
  • La transmission de pièces est compliquée et implique de gros volumes de photocopies.

 

La contrainte

Les dossiers contiennent des données de santé à caractère personnel, les informations doivent être sécurisées.
La MDPH peut les conserver par ses propres moyens ou faire appel à un hébergeur agréé par l’ASIP. Cet agrément dit HADS a été créé afin de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité de ces informations sensibles.

Zeendoc et le Scan Center

Le SCAN CENTER, l’atelier de numérisation de Sages Informatique à Ajaccio, a mis à disposition de la MPDH le niveau de compétences et de garanties nécessaires à la bonne réussite de la numérisation des dossiers existants :

  • La mise en place d’une armoire ZEENDOC SANTÉ HADS a permis de sauvegarder les documents numérisés dans le respect des contraintes légales ;
  • La pré-indexation de la totalité des documents a été réalisée par le staff du SCAN CENTER ;
  • La formation des agents de la MDPH a été réalisée sur site.

 

Le résultat

  • Les dossiers sont numérisés et déposés dans Zeendoc.
  • La solution classe automatiquement les documents et permet un accès rapide à l’information contenue dans les centaines de milliers de documents à l’intérieur des 15.000 dossiers.
  • La circulation numérique des documents au sein des services a réduit le délai de réponse et accru la qualité de service.
  • Le niveau de sécurité de ZEENDOC SANTÉ HADS répond parfaitement à toutes les contraintes légales du guichet.
  • Les délais de réponse pour les usagers sont améliorés et les procédures allégées.

 

Zeendoc au futur

La MDPH2A projette de faire évoluer l’utilisation de Zeendoc avec trois différentes applications de signature électronique :
mandats en comptabilité, commissions médecins, courriers.
Avec la création de la Maison Des Personnes Handicapées de la Collectivité de Corse, au 1er janvier 2018, venant se substituer aux deux anciennes MDPH de Corse du Sud et de Haute Corse, la question pourra se poser concernant la création d’une base unique des dossiers. Affaire à suivre !

téléchargez le document en version intégrale : MDPH

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