Numérisation et indexation dans ZEENDOC SANTÉ HADS de 200 mètres linéaires d’archives  par le SCAN CENTER de Sages Informatique

Les Maisons Départementales des Personnes Handicapées

Elles exercent une mission d’accueil, d’information, d’accompagnement et de conseil des personnes handicapées et de leurs proches, d’attribution des droits et de sensibilisation de tous les citoyens au handicap.

Au coeur de cette activité : l’archivage des documents et la recherche des informations afin de faciliter la prise en charge.

Le besoin

Chaque année, la MDPH de la Corse du Sud gère plusieurs milliers de demandes.
Il était devenu indispensable d’archiver numériquement les dossiers en utilisant une solution de gestion documentaire pour le classement, la recherche et le partage des documents.

Le point de départ

  • Le volume de documents, 15.000 dossiers représentent 200 mètres linéaires d’archivage et génère un problème d’espace ;
  • Les temps de recherche sont trop longs malgré l’utilisation d’un rayonnage dynamique, générateurs de stress pour l’agent et d’attente pour les visiteurs ;
  • Une banale erreur de rangement pourrait rendre un dossier incomplet voire introuvable ;
  • La transmission de pièces est compliquée et implique de gros volumes de photocopies.

La contrainte

Les dossiers contiennent des données de santé à caractère personnel, les informations doivent être sécurisées.
La MDPH peut les conserver par ses propres moyens ou faire appel à un hébergeur agréé par l’ASIP. Cet agrément dit HADS a été créé afin de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité de ces informations sensibles.

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Zeendoc et le Scan Center

Le SCAN CENTER, l’atelier de numérisation de Sages Informatique à Ajaccio, a mis à disposition de la MPDH le niveau de compétences et de garanties nécessaires à la bonne réussite de la numérisation des dossiers existants :

  • La mise en place d’une armoire ZEENDOC SANTÉ HADS a permis de sauvegarder les documents numérisés dans le respect des contraintes légales ;
  • La pré-indexation de la totalité des documents a été réalisée par le staff du SCAN CENTER ;
  • La formation des agents de la MDPH a été réalisée sur site.

Le résultat

  • Les dossiers sont numérisés et déposés dans Zeendoc.
  • La solution classe automatiquement les documents et permet un accès rapide à l’information contenue dans les centaines de milliers de documents à l’intérieur des 15.000 dossiers.
  • La circulation numérique des documents au sein des services a réduit le délai de réponse et accru la qualité de service.
  • Le niveau de sécurité de ZEENDOC SANTÉ HADS répond parfaitement à toutes les contraintes légales du guichet.
  • Les délais de réponse pour les usagers sont améliorés et les procédures allégées.

Zeendoc au futur

La MDPH2A projette de faire évoluer l’utilisation de Zeendoc avec trois différentes applications de signature électronique :
mandats en comptabilité, commissions médecins, courriers.
Avec la création de la Maison Des Personnes Handicapées de la Collectivité de Corse, au 1er janvier 2018, venant se substituer aux deux anciennes MDPH de Corse du Sud et de Haute Corse, la question pourra se poser concernant la création d’une base unique des dossiers. Affaire à suivre !

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