La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

Actualités

Le bon endroit pour savoir tout ce qu'il se passe autour de Zeendoc.

Lexique GED

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Presse

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Vidéos

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Ressources à télécharger

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cas clients et infographies.

MIRION, secteur de l’industrie

Mirion Technologies, 60 ans d’expertise dans le nucléaire.
Situation : PME du Centre Val de Loire spécialisée dans la conception et la fabrication d’équipements liés à la sûreté nucléaire
Nombre de salariés : 30
Nombre de sites : IST France a 1 site à Fussy (c’est une partie du groupe Mirion Technologies qui a 700 salariés en France)
Témoignage : Mr William Bidon-Parard, Directeur des opérations.
Intégrateur : Bureautique Diffusion

"Nous avons bien aimé la simplicité de l’outil et surtout nous avons pu transposer nos process déjà écrits, directement dans Zeendoc, sans changer notre façon de faire ni impacter en profondeur notre certification ISO 9001."

Mr William Bidon-Parard, Directeur des opérations (Mirion Technologies)

LES BESOINS

L’entreprise désirait, dans un premier temps, dématérialiser son process achat, soit le process le plus transverse de l’entreprise. Elle avait également besoin d’un outil conforme aux exigences de la qualité car l’entreprise est ISO 9001-2015.

"Entre 2014 et 2017, les archives ont commencé à déborder et nous avions empilé plus d’une centaine de cartons, ce qui était devenu ingérable et dangereux en cas d’incendie."

 

LA MISE EN PLACE

La numérisation des archives et la mise en place de la solution de GED Zeendoc ont permis de répondre aux besoins de notre client avec un système d’archivage des documents papiers et numériques de l’entreprise dans une base documentaire unique.

Ceci a permis à notre client de :

  • Conserver des preuves de conformité durant la donnée légale requise dans le nucléaire ;
  • Dématérialiser tout le process achat : de la demande d’achat au devis ;
  • Mettre en place des circuits de validation conditionnels de ces demandes ;
  • Établir la transparence et le suivi des demandes en interne ;
  • Faciliter le travail de l’acheteur dans la gestion de ses tâches ;
  • Alerter sur la tenue des délais ;
  • Tenir l’outlook (les prévisions) et donc les résultats.

"Je voulais rendre le fonctionnement plus moderne pour attirer de jeunes ingénieurs talentueux."

LES RÉSULTATS

Plus de signature en 3 exemplaires d’une demande papier et plus d’attente de validation !

➜ La fluidification des demandes d’achat impacte directement le résultat de l’entreprise

Dépendant d’un groupe américain, notre client a une comptabilité US Gaap soumise à des règles spécifiques de déclaration de résultat.

Chez IST France, il y a typiquement 2 types de demande d’achat concernant les commandes :

  • Les « direct shipment », les livraisons directes dont le revenu est reconnu immédiatement ;
  • Les « Poc » (percentage of completion) dont le revenu est reconnu au fur et à mesure de l’avancement du projet ;

Pour les direct shipment, il y a un seul vérificateur alors que pour les Poc il y en a deux. En cas de non-validation en temps et en heure, une alerte est envoyée afin de reconnaitre le revenu à temps. Un fois la demande validée, elle passe au service achat, le demandeur suit l’évolution de sa demande (devis, délais...).

démonstration-de-dématérialisation

Grâce à l’application mobile, monsieur Bidon-Parard peut mieux gérer son temps et valider à distance les demandes.

➜ La traçabilité des demandes d’évolution techniques (DEDT) impacte la production

Parfois des anomalies ou progrès sont détectés et il faut faire évoluer des documents techniques alors même que la production est en cours. Il faut donc que l’information circule afin que la production soit au courant. Dans Zeendoc, 5 personnes doivent signer et des notes virtuels sont utilisés comme
distribution d’action. Une règle a été établie : si au bout de 2 jours, le tampon « lu » n’est pas apposé par tout le monde, alors celui qui a émis la DEDT est prévenu du retard pris sur la validation. Une fois validées, les DEDT sont archivées. Ainsi, le responsable Qualité a toute la traçabilité et peut mesurer si son process tient les délais prévus.

➜ La visibilité des dossiers transverses à toutes les fonctions amène de la transparence et de la conformité

Tout le process achat a été dématérialisé  et aujourd’hui en un clic, les responsables peuvent accéder au dossier complet relatif à la commande : demandes d’achat, devis, facture reçues, documentation qualité, PV de contrôle...

➜ L’arrivée de Zeendoc a même impacté le confort des collaborateurs dans l’atelier

Pour émettre des demandes et avoir une visibilité sur le suivi de celles-ci, l’entreprise a décidé de donner accès à des ordinateurs dans l’atelier ainsi qu’à la messagerie pour accéder aux messages
d’alerte.
Un confort de travail que les collaborateurs ont apprécié et qui, là encore a contribué à moderniser l’image de l’entreprise.
A terme l’atelier fonctionnera d’ailleurs avec des smartphones et l’application mobile Zeendoc et il n’y aura plus besoin d’ordinateurs.

➜ Enfin l’utilisation de Zeendoc a permis davantage de reporting

Cela a apporté des données, des informations que l’entreprise n’avait pas avant et notre client est aujourd’hui capable de mesurer les délais ce qui s’inscrit dans une démarche de lean management.

C’est un succès, tout le monde l’a adopté et nous avons pu tenir nos délais et nos résultats.

LE FUTUR

Déjà 900 demandes d’achat et un peu plus de 600 commandes traitées sur 1 an, et plus de 50 % du papier a été supprimé. Du devis dématérialisé à la dématérialisation du bordereau de livraison et de la facture fournisseur il n’y a qu’un pas. Le synoptique est prêt, il reste à faire le workflow dans Zeendoc et lancer la machine Notre client pense aussi à la dématérialisation d’un autre usage : le RAM (relevé d’activité mensuel) afin d’affecter le temps à chaque affaire.

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