Les résultats positifs permettent de projeter des évolutions majeures dès 2018

  • dématérialisation complète des dossiers clients
  • gestion des ressources humaines

L'entreprise

Activité : Étude notariale
Description : L'étude existe depuis 30 ans et produit aujourd'hui 850 actes par an. Elle est située à Sainte Florine, en Haute-Loire et emploie sept personnes dont six utilisent quotidiennement Zeendoc.
Témoignage : Madame Lise Delhomme, notaire assistante, rédactrice des actes et future notaire associée.

Le besoin

Il était devenu indispensable d'archiver numériquement les documents comptables et de mettre en place un circuit de validation et gestion de toutes les factures de l'étude, en particulier de la comptabilité clients.

La mise en place

En collaboration étroite avec notre partenaire Elan nous avons pu réaliser une transition progressive.

Nous avons ainsi développé l'utilisation de Zeendoc pas à pas pour obtenir une intégration au quotidien, ce qui a permis de sensibiliser les futurs utilisateurs et de les rassurer.

La solution est performante, facile d'utilisation et suffisamment intuitive pour réaliser un changement sans aucune réticence.

Le gain de temps rien que pour notre collègue comptable est considérable : une heure par jour

L'utilisation de Zeendoc

La solution a répondu à nos attentes, aussi bien pour les factures clients que pour la comptabilité de l'étude.

Pour les factures fournisseurs nous avons mis en place une circulation des documents qui permet à la comptable de numériser la facture reçue, l'attribuer dans Zeendoc au collaborateur concerné pour validation et d'être notifiée en retour pour la mise en paiement.

La solution permet à chacun des utilisateurs de suivre en temps réel le traitement de chaque facture.

Plutôt que de modifier notre façon de travailler, Zeendoc a véritablement permis de créer une organisation au sein de l'étude

Développer l'utilisation de Zeendoc

Grâce au formulaire de recherche nous retrouvons en quelques instants n'importe quel document ce qui nous permet de contrôler un suivi de dossier, l'état d'une facture de succession, ... sans solliciter la comptable.

De plus ces manipulations peuvent être réalisées à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou smartphone qui dispose d'une connexion internet.

Le résultat

Nous gagnons tous un temps précieux, notamment notre collègue en comptabilité : au moins une heure par jour, en particulier pour les recherches fastidieuses liées à la comptabilité des successions.

La simplicité et la rapidité de la solution lui permettent d'être plus à jour sur les règlements.

L'objectif "Zéro Papier" : continuer dans cette direction et dématérialiser le dossier client dans sa totalité

Zeendoc au futur

Nous comptons bien aller plus loin !

Dès 2018 nous allons obtenir la dématérialisation complète du dossier client et paramétrer la gestion des ressources humaines.

Dès que la législation le permettra, nous pourrons gagner un espace de stockage considérable au niveau des archives.