La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

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La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

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Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

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La pharmacie du VIMEU VERT

Témoignage de Monsieur Crété Romain, dirigeant de cette pharmacie d’officine

« Comment notre solution Zeendoc a facilité le traitement des factures fournisseurs de l’entreprise et permis un gain de temps, d’espace et des économies tangibles »

La pharmacie du VIMEU VERT & la solution GED Zeendoc

Situation : La pharmacie du VIMEU VERT, située à Oisemont, est spécialisée dans le secteur d’activité du commerce de détail de produits pharmaceutiques en magasin spécialisé.

Nombre de salariés : 14.

Nombre d’habitants à Oisemont : > 1200

Témoignage : Monsieur Crété Romain, dirigeant de cette pharmacie d’officine.

Merci à notre partenaire DBS !

Le besoin

À la suite d’un départ d’une secrétaire, notre client a voulu optimiser l’activité de préparation pharmaceutique. L’entreprise a donc décidé de faciliter le traitement des factures fournisseurs afin de pouvoir recruter un préparateur.

Le gain de temps sur des tâches chronophages sans valeur ajoutée pour son activité était également un objectif pour la Pharmacie du VIMEU VERT, la standardisation des pratiques étaient donc nécessaire.

La mise en place de la solution Zeendoc 

Pour répondre aux besoins de notre client, un classeur fournisseur au sein de notre solution Zeendoc a été mis en place, ce qui va permettre :

  • La reconnaissance des factures ;
  • L’indexation automatique ;
  • La recherche experte pour du pointage de factures.

Un circuit de validation a été créé afin de faciliter le contrôle des factures et leur validation.

La comptable a un accès direct qui lui permet d’extraire directement les factures en utilisant la date d’émission de celles-ci comme critère, et qui va également simplifier et accélérer le calcul de la TVA. 

Véritable changement, la simplicité de Zeendoc a permis aux utilisateurs, et aux pharmaciens qui l’ont mis en place de l’adapter parfaitement à leur mode de fonctionnement

 

Les résultats 

Une fois la solution GED Zeendoc mise en place et adoptée par les différents utilisateurs au sein de l’entreprise, notre client nous a donné quelques tâches quotidiennes ayant été facilitées :

  • La recherche de factures : anciennement effectuée uniquement sur papier ;
  • Le contrôle et la validation des factures ;
  • L’ouverture et le classement du courrier en attente ;
  • Communication avec le comptable : le déplacement mensuel afin de récupérer toutes les factures a été supprimé.

 

Cette simplification des processus représente un véritable gain de temps pour l’entreprise. De plus, notre client a également pu noter un gain d’espace de stockage équivalent à 3 grosses caisses par an grâce à la virtualisation des données, ainsi que la renégociation des honoraires comptables.

La mise en place de notre solution Zeendoc au sein de la Pharmacie VIMEU VERT a donc permis à l’entreprise de réaliser un gain de temps, d’espace de stockage, des économies, et d’optimiser des processus de travail afin d’éviter la perte de temps sur les tâches n’ayant aucune valeur ajoutée.

 

Le futur 

La dématérialisation des bulletins de salaires sera peut-être développée dans le futur d’après M. Crété, qui se dit également être prêt à nous recommander en mettant trois point-clés en avant :

  • La simplification du travail ;
  • Suppression des pertes de temps sur des tâches chronophages ;
  • Indépendance des utilisateurs dans la recherche.

 C’est un véritable outil de communication pour les différents métiers. Zeendoc permet d’intégrer pleinement chaque individu concerné par l’information contenue dans les documents, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’officine de manière sécurisée. 

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