REVERDY, Fabricant d’aliment pour chevaux

« Nous avons réalisé de belles économies, au moins 40 % entre le papier et la poste. », explique Mme Sabrina Lecolazet, Directrice Administratif et Financier et RH de la société REVERDY.

La société REVERDY simplifie sa gestion documentaire avec Zeendoc

Situation : La société REVERDY est une PME Normande spécialisée dans la fabrication d’aliments et de compléments nutritionnels pour les chevaux depuis 20 ans.

Nombre de salariés : 35

Nombre de sites : 2 à Juvigny-le-Tertre et Pontaubault.

Témoignage : Mme Sabrina Lecolazet, Directrice Administratif et Financier et RH.

Merci à notre partenaire MSFC GROUPE

Reverdy

 

Les besoins

L’entreprise désirait, dans un premier temps, dématérialiser l’envoi de ses 10 000 factures clients annuelles afin d’économiser de l’argent sur les coûts d’affranchissement. Elle avait également besoin d’un outil permettant de gagner du temps au quotidien.

 

 

industrie alimentaire

 

La mise en place

La mise en place de notre solution de GED Zeendoc a permis de répondre aux besoins de notre client avec un système d’archivage des documents papiers et numériques de l’entreprise dans une base documentaire unique. Ceci a permis à notre client de :

  • Dématérialiser l’envoi de ses factures clients ;
  • Dématérialiser la saisie et le classement des factures fournisseurs ;
  • Faciliter sa gestion du service RH et du parc de véhicules.

De plus, une passerelle comptable a également été créée afin d’automatiser les saisies en comptabilité.

 

Reverdy - Industrie alimentaire

 

Les résultats

L’adhésion à la solution GED Zeendoc a été faite facilement par les 3 comptables de l’entreprise ainsi que la responsable des achats. L’outil leur fait gagner du temps au quotidien, et de l’argent à l’entreprise.

 

REVERDY dématérialise désormais ses 10 000 factures clients annuelles, ce qui a permis une économie de 40 % entre le papier et les coûts d’affranchissement. De plus, le suivi du recouvrement est simplifié, ce qui permet d’être payé plus rapidement.

Environ 1800 factures fournisseurs sont reçues annuellement par notre client. Désormais, elles sont reconnues et indexées automatiquement au sein de Zeendoc, ce qui leur permet de gagner du temps sur leur saisie, leur manipulation et leur recherche. L’outil permet d’instaurer un système de validation entre la responsable des achats et les comptables, et de paramétrer des alertes sur les échéances de paiement. Mme Sabrina Lecolazet quantifie le gain de temps réalisé sur la recherche des factures à 75 % : le processus est simplifié, plus besoin de chercher dans les archives pour retrouver un document, quelques clics suffisent.

  

La passerelle comptable a permis un important gain de temps dans la saisie de la comptabilité qui représentait une importante charge de travail. Désormais, les écritures comptables sont générées automatiquement, les salariés peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, selon Mme Sabrina Lecolazet, la communication et le partage de l’information entre les 3 comptables est plus rapide avec Zeendoc, et sans risque de pertes d’informations.

 

La complétude des dossiers va permettre d’alerter notre client si un document est manquant dans le dossier d’un salarié ou dans les pièces à fournir, par exemple dans le cadre d’une formation obligatoire. Grâce à la mise en place d’alertes, les RH sont également alertés pour : le rappel des visites médicales, la fin d’une période d’essai, le renouvellement des permis poids lourds, les FCO (Formation Continue Obligatoire) des conducteurs, les permis cariste.

 

  •  Gestion simplifiée du parc véhicules et poids lourds

Notre client a pu constituer des dossiers par véhicules afin de différencier les différentes charges d’entretien.

  

Reverdy

 

Le futur 

L’entreprise Reverdy est satisfaite de notre solution GED Zeendoc. Elle pense mettre très prochainement en place les bulletins de salaires électroniques pour les 35 employés. Mme Sabrina Lecolazet recommande Zeendoc en mettant en avant : la simplicité, la rapidité et l’efficacité de notre solution.