La solution Zeendoc

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GED - Gestion électronique de documents

Une solution unique et modulaire qui répond à tous les besoins.

Archivage électronique

Dématérialisez vos réunions de gouvernance et sécurisez vos données critiques.

Signature Électronique

Réduisez les délais de traitement et les coûts de vos contrats commerciaux.

Bulletin de salaire électronique

La dématérialisation du bulletin de salaire est prise en charge de manière totalement automatisée.

Chorus Pro Fournisseurs

Automatiser l’envoi de vos factures électroniques aux collectivités et établissements publics.

Dématérialisation du dossier clients

Gagnez du temps, réduisez vos coûts.

Dématérialisation du dossier fournisseurs

Simplifiez le suivi et la gestion de vos fournisseurs.

Facture électronique

Simplifiez votre quotidien ainsi que celui de vos clients.

Notes de frais

La GED au service de vos notes de frais et de vos collaborateurs en déplacement.

Export Comptable

Zeendoc classe et exporte automatiquement les factures vers votre logiciel comptable.

Dématérialisation du dossier RH

Avec Zeendoc, une dématérialisation de vos documents RH réussie.

Vos métiers

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Professionnels de santé - HDS

Zeendoc héberge vos données auprès d'un hébergeur certifié ISO 27001 et HDS.

Professions Réglementées

Au quotidien Zeendoc accompagne Avocats, Experts-Comptables, Greffiers, Notaires.

Collectivités et Mairies

La transformation digitale pour Collectivités et Mairies.

Secteur immobilier

agences, syndics, gestionnaires, promoteurs.

Transports, logistique et messagerie

Zeendoc aux services des métiers du Transport / Logistique / Messagerie.

Industrie du futur

La GED pour le secteur de l'Industrie.

Métiers du BTP

Zeendoc au service du bâtiment : Partage, dématérialisation et administration.

La Distribution et le Commerce

Zeendoc au service des acteurs de la Distribution.

Vos ressources

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Conseils

Réussir sa dématérialisation c'est être bien conseillé, suivez le guide !

FAQ

Les réponses à toutes vos questions sur la GED et sur Zeendoc.

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Lexique GED

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REVERDY, Fabricant d’aliment pour chevaux

Témoignage de Mme Sabrina Lecolazet, Directrice Administratif et Financier et RH.

« Nous avons réalisé de belles économies, au moins 40 % entre le papier et la poste. », explique Mme Sabrina Lecolazet, Directrice Administratif et Financier et RH de la société REVERDY.

La société REVERDY simplifie sa gestion documentaire avec Zeendoc

Situation : La société REVERDY est une PME Normande spécialisée dans la fabrication d’aliments et de compléments nutritionnels pour les chevaux depuis 20 ans.

Nombre de salariés : 35

Nombre de sites : 2 à Juvigny-le-Tertre et Pontaubault.

Témoignage : Mme Sabrina Lecolazet, Directrice Administratif et Financier et RH.

Merci à notre partenaire MSFC GROUPE

Les besoins

L’entreprise désirait, dans un premier temps, dématérialiser l’envoi de ses 10 000 factures clients annuelles afin d’économiser de l’argent sur les coûts d’affranchissement. Elle avait également besoin d’un outil permettant de gagner du temps au quotidien.

La mise en place

La mise en place de notre solution de GED Zeendoc a permis de répondre aux besoins de notre client avec un système d’archivage des documents papiers et numériques de l’entreprise dans une base documentaire unique. Ceci a permis à notre client de :

  • Dématérialiser l’envoi de ses factures clients ;
  • Dématérialiser la saisie et le classement des factures fournisseurs ;
  • Faciliter sa gestion du service RH et du parc de véhicules.

De plus, une passerelle comptable a également été créée afin d’automatiser les saisies en comptabilité.

Les résultats

L’adhésion à la solution GED Zeendoc a été faite facilement par les 3 comptables de l’entreprise ainsi que la responsable des achats. L’outil leur fait gagner du temps au quotidien, et de l’argent à l’entreprise.

REVERDY dématérialise désormais ses 10 000 factures clients annuelles, ce qui a permis une économie de 40 % entre le papier et les coûts d’affranchissement. De plus, le suivi du recouvrement est simplifié, ce qui permet d’être payé plus rapidement.

Environ 1800 factures fournisseurs sont reçues annuellement par notre client. Désormais, elles sont reconnues et indexées automatiquement au sein de Zeendoc, ce qui leur permet de gagner du temps sur leur saisie, leur manipulation et leur recherche. L’outil permet d’instaurer un système de validation entre la responsable des achats et les comptables, et de paramétrer des alertes sur les échéances de paiement. Mme Sabrina Lecolazet quantifie le gain de temps réalisé sur la recherche des factures à 75 % : le processus est simplifié, plus besoin de chercher dans les archives pour retrouver un document, quelques clics suffisent.

La passerelle comptable a permis un important gain de temps dans la saisie de la comptabilité qui représentait une importante charge de travail. Désormais, les écritures comptables sont générées automatiquement, les salariés peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, selon Mme Sabrina Lecolazet, la communication et le partage de l’information entre les 3 comptables est plus rapide avec Zeendoc, et sans risque de pertes d’informations.

La complétude des dossiers va permettre d’alerter notre client si un document est manquant dans le dossier d’un salarié ou dans les pièces à fournir, par exemple dans le cadre d’une formation obligatoire. Grâce à la mise en place d’alertes, les RH sont également alertés pour : le rappel des visites médicales, la fin d’une période d’essai, le renouvellement des permis poids lourds, les FCO (Formation Continue Obligatoire) des conducteurs, les permis cariste.

  •  Gestion simplifiée du parc véhicules et poids lourds

Notre client a pu constituer des dossiers par véhicules afin de différencier les différentes charges d’entretien.

Le futur

L’entreprise Reverdy est satisfaite de notre solution GED Zeendoc. Elle pense mettre très prochainement en place les bulletins de salaires électroniques pour les 35 employés. Mme Sabrina Lecolazet recommande Zeendoc en mettant en avant : la simplicité, la rapidité et l’efficacité de notre solution.

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