Comment la solution Zeendoc a améliorée le quotidien des collaborateurs et de l’entreprise en automatisant les processus de traitement et de gestion des factures fournisseurs.

L'entreprise

Activité : Transporteur, négociant en carburant, stockage

Quelques chiffres :

  • 30 employés
  • 2 sites dans les Pyrénées
  • 12 semi-remorques, 10 citernes, 4 porteurs hayon, 3 porteurs distribution hydrocarbures

Témoignage : Madame Julie Dubertrand, responsable administratif.

Le besoin

Simplifier les processus de facturation en minimisant les interventions manuelles et réduire les temps de recherche des documents archivés.

Avant Zeendoc

  • Le logiciel utilisé pour enregistrer les consommations aux pompes des sites distributeurs génère un document récapitulatif unique, incompatible avec le logiciel de facturation. La saisie de ces données mobilise une personne pendant une journée et demie chaque mois.
  • Après avoir croisé ces informations avec les données des feuilles de route, les factures sont réalisées manuellement et expédiées par courrier en y joignant les pièces justificatives des différentes sources.
  • L’archivage des documents est réalisé par 5 personnes avec un plan de classement différent pour chacun.

Après une analyse de nos besoins, La société Copy Sud, qui nous accompagne dans la gestion globale de notre chaîne numérique (équipements, informatique, logiciels, intégration), nous a proposé une solution particulièrement adaptée à notre entreprise, Zeendoc.

L’enregistrement des données de consommations aux pompes qui occupait une personne pendant un jour et demi précédemment, s’effectue maintenant en moins de 2h.

Avec Zeendoc

Gain de temps

Pour les consommations à la pompe, Zeendoc récupère le document généré par le logiciel, classe, reconnaît et extrait automatiquement les données relatives à chaque compte client pour les transmettre, en un clic, au logiciel de facturation. Cette opération prend dorénavant moins de deux heures.

Réduction des erreurs

Numérisées par lots, les feuilles de route sont découpées et classées par Zeendoc, puis associées automatiquement aux différents comptes clients.

L’envoi des 300 factures est dématérialisé et automatisé :

  • Zeendoc récupère les factures émises par le logiciel d’entreprise
  • Lie les pièces justificatives
  • Les envoie par e-mail en un clic

Le résultat

  • Un gain de temps formidable, une amélioration considérable de la productivité, une réelle économie (papier, enveloppes, affranchissement) et un impact environnemental réduit.
  • L’archivage amélioré permet désormais un accès instantané à l’information recherchée, qu’il s’agisse de contrats, de RH, de papiers relatifs aux véhicules, …

La capacité de Zeendoc à s’intégrer avec nos différents logiciels d’entreprise, tout en simplifiant et optimisant le traitement de nos informations, a été déterminant.

Zeendoc au futur

Pour améliorer le suivi des règlements, particulièrement chronophage, Zeendoc, relié au logiciel d’encaissement, va rendre les relances systématiques et entièrement automatiques, permettant ainsi à l’entreprise de dégager une journée entière chaque mois pour un travail plus productif.