Valeor - commerce de bien d'équipement pour la maison

« Nous avons gagné en efficacité et en efficience sur tout le process de gestion des factures fournisseurs », explique Monsieur Luc Vignon, Directeur Financier du Groupe Valeor.

La société Valeor simplifie sa gestion documentaire avec Zeendoc

Situation : Le Groupe Valeor est spécialisé dans le Commerce de biens d'équipement pour la maison

Nombre de salariés : 350

Nombre de sites : 40 sites en national

Témoignage : Monsieur Luc Vignon, Directeur Financier.

* La direction financière a pour responsabilité l’ensemble des opérations de comptabilité, de fiscalité et de social, les aspects juridiques ainsi que la trésorerie et la prospective.

Merci à notre partenaire BAC 56  

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Le besoin

Afin de ne plus faire transiter toutes les factures entre les magasins de la région, ce qui pouvait entraîner des pertes de documents, ou simplement une perte de temps, nous souhaitions fiabiliser le circuit des factures fournisseurs. Le groupe Valeor cherchait également une solution permettant de faciliter la conservation et la consultation des documents.

 

La mise en place de la solution Zeendoc

Pour répondre à ces besoins, nous avons décidé de faire confiance à la solution de GED Zeendoc, en mettant en place un classeur Fournisseurs.

Désormais, l’entreprise ne reçoit plus les factures par papier mais par mail à une adresse générique qui va permettre de les déposer directement dans Zeendoc.

  • Zeendoc classe automatiquement les documents et permet d’avoir un accès rapide à l’information, en quelques secondes les utilisateurs peuvent retrouver n’importe quelle facture.
  • Un circuit de validation a également été mis en place afin d’éviter au maximum les échanges de mails.

 

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Les résultats 

  • Le traitement des documents papiers a grandement été diminué. De plus, beaucoup moins de relances de factures doivent être traitées, car il n’y a plus de pertes de documents ;
  • Grâce à la dématérialisation, les documents peuvent être consultés depuis n’importe quel lieu, à n’importe quelle heure, ce qui représente une aide précieuse pour le télétravail ;
  • L’utilisation de Zeendoc a considérablement simplifié les échanges entre les collaborateurs. Ce qui représente un véritable gain de temps, car les collaborateurs savent désormais où et comment trouver l’information facilement et rapidement ;
  • Tout le processus de gestion des factures fournisseurs est aujourd’hui plus efficace et efficient, ce qui donne une image dynamique de la direction financière.

Grâce à la solution Zeendoc, nous avons gagné en efficacité et en traçabilité. C’est la solution qui nous a permis de passer en zéro papier pour nos flux fournisseurs