La transformation numérique doit permettre aux industriels de répondre à la révolution de l’industrie 4.0 : l’intégration des nouvelles technologies dans tous les secteurs de l’entreprise.

La Ged Zeendoc peut vous accompagner à différents niveaux :

  • Archivage des documents et traçabilité
  • Dématérialisation de vos achats de Matières Premières
  • Échanges inter services et transparence
  • Respect de la qualité et des normes ISO en place

Archivage des documents et traçabilité

Vous pouvez déposer dans Zeendoc vos documents papiers ou numériques (emails inclus), ainsi que vos archives anciennes de tous formats en les numérisant depuis n’importe quel scanner ou copieur, par email ou imprimante virtuelle. Vous gardez un accès facile et rapide aux anciens documents.

Vos documents sont sécurisés avec des données hébergées et sauvegardées dans des data centers en France.

  • Archivage dans un référentiel centralisé de tous vos documents (plan, ordre de fabrication, fiche de suivi qualité, fiche d’incident qualité, cahier des charges, preuves de conformité …) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adéquat
  • Archivage en respectant la durée légale de conservation des documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle), aux preuves de conformité, aux transports de marchandises avec la possibilité d’inclure une alerte
  • Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits d’accès selon les utilisateurs et les documents, avec la possibilité de connexions simultanées

Dématérialisation de vos achats de Matières Premières

Dans le secteur de l’industrie, vous avez de nombreux fournisseurs, notamment de matières premières, qui engendrent une grande quantité de devis, de commandes et de factures. Zeendoc facilite le travail des acheteurs dans la gestion chronophage des fournisseurs, dépôt de vos factures papiers ou numériques directement dans Zeendoc :

  • Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, composants, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement
  • Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents
  • Imputation comptable proposée en fonction de votre plan comptable
  • Fluidification des demandes d’achat avec la mise en place de circuits de validation de la demande, au devis et jusqu’au paiement des factures.
  • Contrôle et suivi des envois avec des alertes sur les échéances de règlement
  • Liaisons des factures avec les bons de livraison par projet industriel dans un dossier unique
  • Une visibilité immédiate de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, un sous-traitant
  • Exports des écritures vers votre ERP, ce qui évite la double saisie

Echanges inter services et partages fluidifiés

Grâce à notre Ged Zeendoc vous pouvez améliorer votre productivité en gagnant un temps précieux dans la recherche et validation de documents. Notre solution vous donne une vision consolidée et sécurisée des documents techniques, commerciaux et administratifs et permet une transparence et un suivi des demandes au sein de l’entreprise.

  • Gain de temps dans la recherche de documents grâce au moteur de recherche multicritère mixant index de classement et plein texte (par mot, nom, date, projet, ordre de fabrication, fiche de suivi …). Facilite l’extraction du document nécessaire sur le moment
  • Traçabilité et suivi des actions sur les documents finis (ceux liés à la production, à la mise en stock, au suivi qualité …)
  • Accès à vos documents en tout lieu et en toute mobilité (ordinateur, tablette, smartphone) en toute sécurité : disponibilité (données stockées en France, ISO 27001), confidentialité (cryptage SSL, HTTPS://), contrôle intégrité, traçabilité (horodatage) : Zeendoc assure la pérennité de vos informations
  • Partage de documents avec un lien sécurisé (documents relatifs aux matières premières, bons de livraison, documents HACCP …) qui permet les prises de décision rapides et le partage des connaissances
  • Création automatique de nombreuses actions et attribution aux intervenants de différents services avec un circuit de validation des étapes des processus. Gain de temps grâce à des validations plus rapides de vos documents comptables, commerciaux, maintenance ...

Respect de la qualité et des normes ISO en place

Zeendoc vous permet de suivre en temps réel les étapes des procédures du secteur et à optimiser votre production. La solution s’adapte à la manière de travailler de votre entreprise.

  • Archivage des documents avec une traçabilité en temps réel des actions (dont les demandes d’évolution techniques) et horodatage systématique  
  • Validation, diffusion, partage des documents se font en un clic. Gain de temps significatif dans l’avancée de vos projets
  • Recherche rapide des pièces justificatives (documents techniques, de maintenance, de sécurité) pour répondre facilement aux besoins de démarches qualité pour le passage des audits de certification qualité ou d’agrément et l’obtention ou le maintien des normes ISO.

La Gestion Électronique des Documents pour le secteur de l’industrie prend tout son sens.