Comme toutes les entreprises, celles du secteur de l’industrie sont également confrontées aux défis suivants : se réorganiser pour gagner en compétitivité, raccourcir les délais de mise sur le marché, adapter la production, tenir compte des règlementations …

La transformation numérique doit permettre aux industriels de répondre à ces nouvelles exigences. La quatrième révolution s'appelle Industrie 4.0, véritable défi de l'industrie : elle réside dans l'intégration des nouvelles technologies de tous les secteurs de la société.

La Ged Zeendoc vous offre une vision consolidée en une base documentaire unique des documents administratifs, commerciaux et techniques. Elle est accessible avec un simple navigateur web de manière sécurisée à vos collaborateurs ainsi qu’aux intervenants extérieurs. Zeendoc aide les industriels à relever les défis liés à l’information et sa diffusion.

Zeendoc peut vous accompagner dans plusieurs approches :

  • Dématérialisation et archivage des documents
  • Optimisation de vos achats de Matières Premières
  • Echanges inter services et partages fluidifiés
  • Simplification de votre gestion des ressources humaines

Industrie : Dématérialisation et archivage des documents

Vous pouvez déposer dans Zeendoc vos documents papiers ou numériques (emails inclus), ainsi que vos archives anciennes de tous formats en les numérisant depuis n’importe quel scanner ou copieur, par email ou imprimante virtuelle. Vous gardez un accès facile et rapide aux anciens documents. Vos documents sont sécurisés avec des données hébergées et sauvegardées dans des data centers en France.

  • Archivage dans un référentiel centralisé de tous vos documents (plan, ordre de fabrication, fiche de suivi qualité, fiche d’incident qualité, cahier des charges…) avec une reconnaissance et un classement automatique dans le dossier adéquat
  • Archivage en respectant la règlementation de conservation de 5 ans des documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle), aux transports de marchandises avec la possibilité d’inclure une alerte
  • Nombre d’utilisateurs illimité avec gestion des droits d’accès selon les utilisateurs et les documents, avec la possibilité de connexions simultanées

Optimisation de vos achats de Matières Premières grâce à la GED

Dans le secteur de l’industrie, vous avez de nombreux fournisseurs, notamment de matières premières, qui engendrent une grande quantité de factures. Zeendoc facilite la gestion chronophage de vos fournisseurs, augmente votre productivité et vous permet d’allouer votre temps à des activités à plus forte valeur ajoutée. Ici, la Gestion Électronique des Documents pour le secteur de l’industrie prend tout son sens.

  • Dépôt de vos factures papiers ou numériques directement dans Zeendoc
  • Gain de temps en évitant la saisie des informations pertinentes (fournisseur, composants, dates, montants, référence) qui sont lues automatiquement
  • Collecte automatique de factures auprès de vos fournisseurs récurrents (électricité, assurance…)
  • Imputation comptable proposée en fonction de vos habitudes
  • Mise en place de circuits de validation pour le traitement et le paiement des factures
  • Contrôle et suivi des envois (suivi des réceptions, relance) et des délais de paiements
  • Liaisons des factures avec les bons de livraison ou projetsdans un dossier unique
  • Une visibilité immédiate de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, un sous-traitant
  • Exports des écritures vers votre logiciel comptable, ce qui évite la double saisie
  • Affectation à vos factures des lignes de commandes provenant des ERP qui permet la comparaison ligne à ligne

Industrie : Echanges inter services et partages fluidifiés

Grâce à notre Ged Zeendoc vous pouvez améliorer votre productivité en gagnant un temps précieux dans la recherche et validation documentaire, et en automatisant certains processus documentaires. Notre solution vous donne une vision consolidée et sécurisée des documents techniques, commerciaux et administratifs.

  • Gain de temps dans la recherche de documents grâce au moteur de recherche multicritère mixant index de classement et plein texte (par mot, nom, date, projet, ordre de fabrication, fiche de suivi …). Facilite l’extraction du document nécessaire sur le moment
  • Traçabilité et suivi des actions sur les documents finis (ceux liés à la production, à la mise en stock, au suivi qualité …)
  • Accès à vos documents en tout lieu et en toute mobilité (ordinateur, tablette, smartphone) en toute sécurité : disponibilité (données stockées en France, ISO 27001), confidentialité (cryptage SSL, HTTPS://), contrôle intégrité, traçabilité (horodatage) : Zeendoc assure la pérennité de vos informations
  • Partage de documents avec un lien sécurisé (documents relatifs aux matières premières, bons de livraison, documents HACCP …) qui permet les prises de décision rapides et le partage des connaissances
  • Création automatique de nombreuses actions et attribution aux intervenants de différents services avec un circuit de validation des étapes des processus. Gain de temps grâce à des validations plus rapides de vos documents comptables, commerciaux, maintenance ...

La Ged Zeendoc permet de répondre facilement aux besoins de démarches qualité pour le passage des audits en retrouvant rapidement toutes les pièces justificatives (documents techniques, de maintenance, de sécurité).

Simplification de votre gestion des ressources humaines

La dématérialisation des documents RH avec Zeendoc simplifie votre quotidien et vous fait gagner du temps

  • Retrouver rapidement tous les documents d’un collaborateur dans un même dossier (bulletins de salaire, permis de conduire, formulaires de demandes de congés, d’arrêts maladie, déclarations accident du travail, entretiens annuels…)
  • Optimiser la gestion de votre CV thèque avec la mise en place d’un système d’alerte sur les échéances des documents (fin de période d’essai, CDD, titre de séjour …)
  • Retrouver pour un besoin ponctuel grâce au moteur de recherche dans votre CV thèque un candidat avec un savoir-faire précis (ouvrier de production, préparateur de commande, dessinateur technique …)
  • Distribuer des bulletins de salaire électronique grâce à la dématérialisation des documents RH
  • Faire signer électroniquement rapidement les contrats de travail
  • Automatiser les procédures de validation des formulaires de demandes de congés, de notes de frais …